Procrastinação é o ato ou hábito de deixar as tarefas para depois, e com frequência abordo aqui um dos seus elementos-chave motivacionais, que é a importância (e dificuldade) de dar o primeiro passo. Depois que uma tarefa já está em andamento, fica bem mais fácil dar continuidade a ela.

Mas existe outra causa importante e comum: não deixar "cair a ficha" da relação que há entre um efeito desejado, a tarefa que conduz a ele, e o esforço necessário para que esta tarefa inicie e se complete.

Líderes não são pessoas que têm essa palavra no currículo, mas sim são pessoas determinadas a assumir a responsabilidade pelo que acreditam que precisa ser feito para chegar ao resultado que procuram. Entre suas características está a resiliência, competência de quem está mais apto a superar obstáculos e mudanças no seu caminho sem sofrer danos.

É possível colocar-se no papel de líder até mesmo no que diz respeito a objetivos eminentemente pessoais (como perder peso, entrar na faculdade ou obter uma promoção), assumindo a responsabilidade pelo esforço necessário para alcançá-los, e é sobre isso que falaremos a seguir.

Qualquer estudante de Administração passa anos vendo, em diversas cadeiras, como é difícil lidar com a resistência a mudanças, natural nos seres humanos e esperada até mesmo quando a mudança é para melhor. O rock brasileiro sintetizou isso em um verso de música da banda Blitz, já em 1984: "todo mundo quer ir pro céu, mas ninguém quer morrer".

Em um mundo cada vez mais imediatista e exposto, é cada vez mais visível que as pessoas sabem que para ter o peso que desejam precisam comer menos e fazer mais exercícios; que para se capacitar precisam estudar mais profundamente um número maior de assuntos; que para poder adquirir o produto dos seus sonhos precisam renunciar a várias outras despesas por um bom tempo – mas, mesmo querendo a melhoria e sabendo o caminho, elas não fazem o que precisa ser feito.

Todo mundo quer o resultado, mas ninguém quer fazer o esforço

Coletivamente isso funciona de modo parecido: todo mundo quer melhor tratamento de esgoto, centros de reciclagem de lixo, prisões mais humanas e reformadoras, e acolhida para os desabrigados – mas comunidade nenhuma quer ser o abrigo das usinas, aterros, presídios e abrigos que são a solução natural para essas questões.

São 2 faces de um mesmo fenômeno: querer aprender um idioma mas rejeitar estudá-lo, querer tratamento de esgoto mas fazer passeata contra a instalação da usina no seu bairro. Ambos se resumem em "quero a solução, mas vou deixar a mudança necessária para depois" – ou seja, procrastinação.

No aspecto coletivo talvez não haja solução ao seu alcance, mas pense em quantas pendências você está deixando para depois, talvez sem notar: economizar para fazer a viagem que deseja, estudar o assunto que quer aprender, buscar a certificação que lhe permitirá avançar na carreira, economizar para comprar um imóvel ou um carro, entrar em forma para ter saúde (ou para o verão), etc.

Você precisa identificá-las, priorizá-las, planejar a solução e dar o primeiro passo. Depois o segundo, o terceiro e assim por diante, até que a mudança se converta na melhoria desejada.

E aí aplique este exemplo da sua vitória pessoal também às tarefas menores e à sua equipe: deixar o esforço para depois não produz a solução desejada.

Fica, portanto, a sugestão de procedimento, curto o suficiente para caber em um twit: Para vencer a procrastinação com efetividade: 1. saiba o que quer alcançar; 2. identifique o caminho; 3. comece a trilhá-lo e não pare!

Avise pros amigos: quem estiver fora da sua cidade no dia da eleição e for justificar ("justificar o voto", como dizem, mas na verdade é justificar a ausência...) pode ganhar tempo levando o requerimento de justificativa (abaixo, vale para todo o Brasil, clique para obter o PDF) já completamente preenchido.

Leve também um documento oficial de identidade QUE TENHA FOTO (obrigatório), e o título, se tiver.

Em geral pode-se justificar em qualquer local de votação, mas o site do TRE do estado em que você estiver deve ter uma lista dos locais específicos pra isso, que podem ter menos fila e andar mais rápido.

Vale a pena consultar o site do TRE do estado em que você estiver, mesmo se você souber onde justificar, porque ele pode ter instruções específicas para a sua jurisdição.

Começar pela tarefa mais difícil, pela mais urgente ou pela que produzirá maior valor?

Não existe resposta única. O método GTD enfatiza que, como todas as tarefas previstas para o período terão que ser feitas, pode-se simplesmente começar pela primeira da lista. Outros métodos enfatizam a motivação, o valor, os hábitos pessoais, etc.

Fico com o ZTD, que destaca: o importante é fazer, e para isso é preciso começar. A priorização cabe muito melhor nas revisões diárias da lista de pendências do que no momento de começar cada nova atividade.

Mas mesmo quando temos uma política de escolha que funciona para nós, às vezes o dia empaca: estamos esperando algo de alta prioridade, perdemos o foco ou mesmo o impulso. E aí surge a pergunta: o que faço agora?

Para essas situações de impasse, uma possível solução é: pegue sua lista de tarefas, identifique 2 ou 3 tarefas que possam ser completamente resolvidas em 10 minutos cada, e escolha qualquer uma delas para começar.

A técnica tem 2 vantagens principais: olhar para o conjunto de pendências selecionando as curtas ajuda a voltar a atenção às tarefas, e executar uma tarefa curta coloca você em movimento na direção certa, eliminando os efeitos negativos da inércia causada pelo impasse, e gerando o impulso para continuar completando outras tarefas.

Leia também: Vença a procrastinação hoje com UMA dica – e bem curta.

Ficar pronto para sair de casa apenas 5 minutos depois de acordar é difícil, mas você sabia que também pode ser bem engraçado? E eu definitivamente quero aprender a dar nó de gravata expresso como o deste japonês acelerado.

Tenho certeza de que você não terá outro uso mais divertido para os próximos 5 minutos do que apertar Play no vídeo abaixo e ver este trecho de game show japonês em que um participante demonstra, de algumas maneiras práticas (e outras apenas cômicas, como é o objetivo) como levar 5 minutos entre acordar e sair de casa pronto para trabalhar:

Divertido, não? Faça uma pausa pra mandar este artigo pros amigos (preferencialmente compartilhe o link que postei no Facebook), e depois volte para ver meus comentários a seguir ツ

Note que o vídeo é cômico, mas tem algumas dicas boas: definitivamente quero aprender a fazer o nó de gravata da forma demonstrada (no final, após o fim dos 5 minutos, eles mostram de forma detalhada), e achei genial a forma de abotoar o colarinho com ajuda de um alfinete de segurança para puxar o botão.

E já tenho o hábito de vestir as jaquetas como o japonês da TV faz (na verdade aprendi o truque por meio do Presidente Bartlet, do seriado The West Wing).

Quanto à técnica de vestir as calças sem usar as mãos enquanto escova os dentes, e a de preparar o pão e o café, eu passo!

Acredito que sair 5 minutos depois de acordar é uma meta exagerada, mas acordar cedo e ficar pronto mais rapidamente são possibilidades práticas, como vimos nos artigos anteriores:

• Como acordar cedo: aprenda já a obedecer seu despertador
• Facilite a rotina matinal
• Prepare-se para acordar bem, fazendo outro despertador tocar toda noite às 22h

Por mais que você prepare sua apresentação, discurso ou jantar para conhecer o sogro, existe uma parte da experiência que é difícil de antecipar: quando há a abertura ao diálogo, debate e perguntas do público.

Você já notou que muitos palestrantes bem-sucedidos convencem em suas respostas mesmo dando a impressão de que começam fugindo do tema? Frequentemente isso é fruto do bom uso dos talking points, tópicos de discussão previamente preparados (e muitas vezes ensaiados) que permitem simultaneamente fazer surgir a oportunidade de destacar um aspecto que favoreça ao seu objetivo, e ter tempo para encontrar um "gancho" que conduza mais diretamente ao que foi questionado.

Apesar do potencial de mau uso, a ferramenta em si é muito útil e versátil, servindo até para o dia de conhecer os sogros em um jantar, para um almoço de negócios com desconhecidos, além das apresentações, debates, entrevistas e discursos do dia-a-dia.

Os talking points podem ser empregados de maneira inofensiva, simplesmente para evitar "claros" em uma conversação. É como eu costumo usá-los, principalmente ao participar de podcasts e outras conversações transmitidas ao vivo: preparar antecipadamente um conjunto de informações relevantes ao tema da conversa, reduzi-los a frases curtas, memorizar 2 ou 3 deles, e ter à mão uma forma de consultar mais 2 ou 3.

Assim, na hora em que dá aquele "branco" na discussão, ou que um assunto morre ou precisa ser cortado, sempre tenho engatilhado um outro assunto para encaixar. Raramente acontece de precisar de mais do que 3 ou 4, mas também raramente deixo de usá-los.

Uma forma menos inocente de usar talking points (e que eu não recomendo) é usá-los para fugir de uma pergunta ao mesmo tempo em que se aproveita a atenção do público para passar a sua mensagem. Além de prejudicial ao debate, essa forma exige grande habilidade para não despertar a antipatia do público.

Preparar seus talking points pode ser tarefa para profissionais da comunicação, mas se você mesmo for praticá-los, aqui vão algumas dicas:

1. Limite a quantidade: o ideal é memorizá-los, portanto uma página pode ser demais. Pense em quantos itens pode precisar usar, e não exagere.

2. Limite o comprimento: mais do que uma linha por tópico é demais, pela mesma razão. Um bom talking point é uma frase de efeito curta a partir da qual você pode elaborar em direção ao ponto que deseja alcançar quando a necessidade surgir. Se necessário, defina (poucos) sub-pontos.

3. Coloque em ordem de relevância: memorize-os e procure usá-los nessa ordem. E não tente encaixar todos: use com moderação!

4. Antecipe possíveis perguntas: talking points bem planejados para debates podem ser usados de maneira tão eficaz que servem como respostas legítimas.

Em eventos nos quais normalmente se fala "de improviso", os talking points previamente preparados frequentemente são mais do que um elemento de apoio: por serem sucintos e terem sido lapidados bem antes da pressão do debate, muitas vezes são eles que acabam virando o destaque da cobertura do evento.

Por outro lado, os profissionais do ramo também se acostumam a reconhecê-los e desconfiar dos contextos em que são empregados. Portanto... use com cuidado!

Geralmente o que diferencia as pessoas eficazes é que elas costumam entregar o produto ou o serviço que se espera delas. Quando são especialmente competentes, elas ainda se caracterizam por entregar no custo, prazo e nível de qualidade combinados.

Procrastinar é o ato de deixar as coisas para depois, e quem tem este hábito tem maior dificuldade em ser eficaz porque adia indefinidamente as tarefas necessárias a fazer o que precisa ser feito.

Para eles, segue a dica do autor do ZTD (o método de produtividade que eu pratico), bem curta para que você não deixe para ler depois:

Segundo o autor do ZTD, a maior dificuldade do procrastinador não é completar as tarefas, mas sim dar início a elas, bem como resistir à tentação de interrompê-las imediatamente após começar.

Ele recomenda, e eu assino embaixo: se você identificar qual a entrega mais importante que tem para fazer hoje, e concentrar toda a sua força de vontade em dar início ao primeiro passo que conduz a ela, e durante os 2 minutos iniciais conseguir resistir ao impulso de parar tudo e ir ler a nova página do Efetividade no Facebook "só por um minutinho", a sua chance de vencer a tarefa inteira é grande.

Ele descreve com mais detalhes a natureza dos impulsos e tentações que surgem, mas o essencial é: COMECE. E depois que começar, PERSISTA por 2 minutos. Depois que você pegar embalo, tudo fica mais fácil.

Leia também: Como ser produtivo mesmo sendo um procrastinador assumido: 3 dicas simples.