Eu recebo muito e-mail, cerca de 400 a 600 mensagens por dia. Naturalmente não preciso ler todas elas, principalmente devido aos filtros automatizados que já descrevi em um artigo anterior explicando como organizar sua caixa de e-mail com efetividade. Mas as que sobram na caixa de entrada são suficientes para me manter ocupado, e acabei desenvolvendo um conjunto de técnicas para mantê-las em dia tanto quanto possível.

Como no artigo anterior, muito da minha técnica é derivada do método GTD, definido por David Allen. Mas não sou ortodoxo quanto a isso - pelo contrário, algumas das minhas ações básicas seriam consideradas heresias pelo autor. Após ler minhas dicas, não deixe de compartilhar também as suas - nos comentários deste artigo!

Mas a base é similar, e segue alguns princípios comuns:

• As mensagens devem ser processadas em seqüência, iniciando pela mais antiga
• Mensagens processadas devem ser adequadamente marcadas ou removidas da caixa de entrada, para não atraírem sua atenção indevidamente.
• Cada mensagem deve gerar uma decisão de forma conclusiva já na primeira análise, sem repescagem da caixa de entrada
• As decisões básicas a tomar são poucas:
  1. Executar imediatamente o que a mensagem requer (se puder ser feito em menos de 2 minutos)
  2. Delegar imediatamente para outra pessoa, com comentários, arquivando em uma pasta específica (@AGUARDANDO) para posteriormente lembrar de acompanhar se houve resposta
  3. Postergar a execução ou delegação para um momento em breve, arquivando em uma pasta de itens pendentes (@PENDENTES) ou registrando na agenda pessoal
  4. Postergar a execução ou delegação para um momento não definido, arquivando em uma pasta de itens para o futuro (@FUTURO) ou registrando na agenda pessoal
  5. Arquivar para referência, sem executar nenhuma ação adicional
  6. Descartar a mensagem

Razões e procedimentos

As razões são simples. Se você pretende esvaziar sua caixa de entrada, deverá processar todas as mensagens que estão nela, e isto raramente é compatível com qualquer critério de escolha de ordem de mensagens. Comece pela primeira e siga até o final, abrindo apenas uma de cada vez e sem deixar de tomar sua decisão imediata sobre cada uma delas.

A decisão também é simples: resolver imediatamente, delegar a alguém imediatamente (gravando cópia em uma pasta, para posteriormente verificar se houve resposta), gravar em uma pasta para resolver em breve, gravar em uma pasta para resolver sem prazo, arquivar definitivamente para referência ou jogar no lixo.

Resolva imediatamente o que puder fazer em menos de 2 minutos - fazer uma consulta, preparar uma resposta de agradecimento, fornecer um dado que foi solicitado. Se for delegar, também faça na hora, acrescentando seus comentários - se necessário, peça que o destinatário agende para falar sobre o assunto na sua próxima reunião com ele - mas não deixe de guardar uma cópia do seu envio em uma pasta específica, para permitir o acompanhamento - e revise esta pasta diariamente.

Postergar também é uma decisão válida, e se você estiver mesmo lendo todas as mensagens na ordem em que aparecem, é seu interesse postergar imediatamente tudo o que não puder resolver em menos de 2 minutos. Tenha duas pastas diferentes para os itens postergados: uma para o que pretende resolver em breve, e outra para os itens sem prazo, ou com prazos longos. Revise a primeira pasta diariamente, e a segunda semanalmente.

Se a mensagem não contiver nada que exija uma atitude sua, você tem duas opções: descarte-a ou arquive-a para referência, em uma estrutura de pastas organizadas conforme a sua conveniência, preferencialmente planejada tendo em mente a facilidade de pesquisa e recuperação das informações que você armazenar.

Simplificando e expandindo

Este modelo pode ser simplificado ou expandido de acordo com suas necessidades e conveniências. A principal vantagem é que ele de fato leva a uma caixa de entrada vazia, e a saber onde está a lista de itens que você precisa resolver mais tarde, bem como a lista do que você delegou a outros e vai precisar acompanhar.

Delegar imediatamente tem uma vantagem extra, mesmo se o ato da delegação precisar ser complementado por uma reunião posterior: quando os destinatários vierem consultá-lo sobre o assunto, eles já estarão informados sobre os assuntos que constituem a pauta da reunião, e poderão inclusive já chegar com propostas e soluções encaminhadas a partir do conteúdo da mensagem original e de seu encaminhamento.

A principal desvantagem é que é difícil seguir à risca o método de ler as mensagens na seqüência, quando há a tentação constante de ir diretamente a algumas mensagens específicas. Se você não resistir, lembre-se de não deixar acumular na caixa de entrada as mensagens menos importantes - se deixá-las para depois, certifique-se de não deixá-las para amanhã.