O sucesso (em termos de número de visualizações) que o artigo de segunda-feira sobre como enriquecer apresentações e relatórios fez me leva a aproveitar o interesse de vocês evoltar ao tema, mas aproximando-se dele por outro lado: não o da execução, mas o do planejamento.

Quando você vai apresentar algo a uma plateia (seja uma sala de aula, um grupo de clientes, colegas de equipe, outras equipes da mesma empresa, etc.), uma realidade prática é que as pessoas não vão até lá para ver você, nem para apreciar o material que você trouxe: elas estão lá para ver o que você tem para ela.

Todo aluno de universidade já deve ter tido a experiência de um professor que não se dá ao trabalho de adaptar suas aulas ao público: os mesmos slides, apostilas, exemplos e exercícios sobre estoques que ele preparou para apresentar em uma cadeira de logística na 8a. fase de um curso de Engenharia de Produção em 2003 acabam sendo apresentados para uma turma de 4a. fase de Administração na cadeira de contabilidade de custos em 2009, e ele acha que a mensagem será passada igualmente para ambos.

Adaptando a mensagem ao público

Mas este professor folclórico geralmente está enganado: a mensagem não será igualmente aproveitada, a não ser que seja por ter havido um nivelamento por baixo, deixando de lado os interesses específicos que cada um dos 2 públicos aproveitariam mais.

No livro Slide:ology, publicado pela O'Reilly (e, no Brasil, pela Uiverso dos Livros), a autora destaca a importância de estudar previamente as características da plateia, para adaptar a ela não apenas a mensagem e o evento, mas também o material e a apresentação em si.

Para ela, o mais importante é conseguir transmitir para aquele público específico a sua posição, e influenciar o que ele fará após sair da sala de reuniões - ou seja, fazê-lo agir.

Para isso, ela propõe um conjunto de 7 perguntas que você mesmo deve responder previamente para definir o seu próprio curso de ação, permitindo satisfazer e superar as expectativas do público sobre a apresentação e transformá-lo em um grupo de agentes da sua causa.

As 7 perguntas para conhecer previamente a sua plateia

Para mim, as perguntas cruciais são as de 3 a 6 - se você conseguir acertar em cheio a resposta de pelo menos 2 delas, e ajustar sua apresentação de acordo (evitando os 7 pecados capitais do PowerPoint), a chance de atingir o seu público se multiplica!

1 - Como ela é? Não apenas no sentido demográfico (faixa etária, gênero, formação, ...) e psicológico, mas até no nível pessoal. Monte um cenário dos interesses, hábitos e preferências do seu público, e use esta informação para definir seus exemplos, seus adjetivos, sua linguagem, etc.
 

2 - Por que ela está aqui? Ela vai vê-lo tentando conseguir o que? Estão ali porque querem, ou é uma participação compulsória? Eles querem algo que você possa oferecer, ou estão ali para satisfazer algum outro interesse (por exemplo, um certificado de participação em evento)?
 

3 - O que lhes tira o sono? Qual o grande problema que aflige coletivamente a essa plateia? Mesmo que a sua apresentação não seja especificamente sobre ele, colocá-la no mesmo contexto vai garantir mais identificação e atenção.
 

4 - Como você pode resolver o problema dela? É bom que você possa resolver algum problema desta plateia, afinal de contas. E a forma como pretende fazê-lo deve ser exposta.
 

5 - O que você quer que ela faça? Quando você apresentar seu agradecimento final, cada pessoa da plateia vai perguntar "e daí?", ou "e agora?". Tenha certeza de que a resposta para esta pergunta está claramente apresentada na sua mensagem e será lembrada neste momento.
 

6 - Como ela deve resistir? É provável que a sua apresentação esteja propondo alguma novidade que implique em mudança. E boa parte das pessoas resistirão a mudanças - mesmo quando elas forem claramente positivas. Identifique de que maneiras esta plateia especificamente irá resistir.
 

7 - Como você pode melhor atingi-la? Cada grupo tem suas peculiaridades, e cabe a você pensar em como adequar o momento da transmissão da informação: a organização da sala, o material de apoio distribuído (antes ou depois? depende), as formas de contato adicionais, etc. - adapte-se ao público.

De posse das 7 respostas - que podem ser obtidas por levantamento de dados ou por estimativa, se o público for bem conhecido - adapte-se e tenha a certeza de que as chances de influenciar estarão a seu favor!