Muitas pessoas recebem mais e-mails do que conseguem responder com eficiência. Ao se comunicar com elas, conseguir fazer com que a sua mensagem seja uma das que chegam a ser lida, e não das que ficam "para depois", passa a ser um desafio constante.

Eu passo por isso com frequência, nas duas pontas do processo: envio mensagens para pessoas que são mais ocupadas do que eu e assim tenho que me esforçar para valorizar o tempo delas, e ao mesmo tempo recebo muitas mensagens que deixam de ser respondidas porque o autor simplesmente não conseguiu me comunicar o que deseja de mim e qual a importância.

Quando uma mensagem deixa de ser lida na íntegra ou respondida porque o autor não foi claro ou objetivo o suficiente, muitas vezes ambos os lados saem perdendo.

Mas quando o interesse é do autor, a situação pode justificar algum esforço adicional, e as 7 dicas a seguir explicam como enviar e-mail para receber resposta.

Como mandar e-mail e ser respondido, em 7 dicas

Seja curto sem ser grosseiro. Se a sua mensagem puder ser lida sem rolar a tela, já é um bom começo. Se não tiver mais que 10 linhas, melhor. E se raramente passar de 3 frases, temos um campeão.

Permita uma resposta rápida. Um e-mail que pode ser respondido com uma frase curta tem mais chances de não ser deixado para depois. Mas para conseguir isso, você precisa ser objetivo na forma como faz suas perguntas ou proposições.

Escreva sobre um único tema. Colocar em uma única mensagem tudo o que você tem a propor ou perguntar facilita as coisas para você, mas não para quem vai responder. Fale de um tema por mensagem, e considere a resposta que receber na hora que for compor a próxima.

Vá direto ao ponto. E-mail não é dissertação: você pode ir à conclusão sem passar por introdução e desenvolvimento. Colocar a parte mais instigante logo na primeira frase é um truque do jornalismo que você pode usar bem.

Adiante as informações ao seu alcance. Não espere a outra pessoa fazer perguntas que obviamente fará. Sempre que puder, não diga "Precisamos nos reunir, quando é bom pra você?", porque a pessoa vai precisar saber sobre o que é a reunião, quanto tempo vai durar, quem mais estará presente, e quando você pode. Prefira dizer algo assim: "Precisamos nos reunir por meia hora para fechar o contrato com o provedor, tenho disponibilidade todas as tardes dessa semana, menos quarta-feira, quando é melhor pra você?"

Use bem o campo Assunto. Ele serve para dar uma ideia sobre o... assunto. Incluir nele um verbo e um objeto é um bom começo, especialmente se não passar de 6 palavras. "Reagendar reunião sobre o curso de estatística" é melhor que "Curso de estatística" ou "Reunião", mas todos eles são melhores do que o clássico "Olá".

Revise antes de enviar. A responsabilidade pela qualidade da sua mensagem é sua. Atenção para ambigüidades, para subjetividades, insuficiências e excessos.

Em resumo: se você agir como se a outra pessoa fosse simultaneamente esquecida, distraída e respondesse aos e-mails dela usando um teclado de celular, em breves intervalos entre um compromisso e outro, aumenta a chance de ela respondê-lo mesmo se a rotina dela não for assim.