Eu trabalho há alguns anos com gestão estratégica e com projetos, duas áreas que exigem ir a MUITAS reuniões, e há muito aprendi que vale a pena tomar notas delas, mesmo quando não há requisito de fazer um registro oficial – e se vale a pena fazer, vale a pena fazer bem feito.

Não importa se as notas são para depois fazer uma ata, se vão para o seu arquivo pessoal, ou apenas vão servir como referência para as próximas decisões: a forma como eu registro o que é dito ao longo das reuniões não varia, e é bem simples, como veremos a seguir.

Geralmente eu uso uma boa caneta esferográfica, e uma pilha de fichas 3x5, dessas que se encontra em qualquer papelaria – embora às vezes eu use umas pré-impressas por mim como a da imagem abaixo, quando a reunião é expositiva e resolvo usar o Método Cornell:

De uma forma ou de outra, eu sigo a dica de David Allen (autor do GTD): na hora da reunião escrevo tudo que me atrai a atenção, sem qualquer preocupação com formatação, e deixo para filtrar e formatar depois, o que contribui para a análise (e fixação, se for expositiva). Assim, não é nada incomum eu sair da sala de reuniões com mais de 10 fichas rabiscadas dos 2 lados, cheias de diagramas, rasuras, abreviaturas impróprias e tudo o mais que ninguém veria em uma versão final de trabalho meu.

Além de usar papel e caneta, escrever bastante e deixar para formatar depois, o que resta é saber o que não pode deixar de ser anotado, e para isso eu tenho um modelo, que hoje é puramente mental mas já foi uma etiqueta colada na minha pasta. Toda anotação de reunião feita por mim inclui:

1. Local, data e lista de presentes (mesmo que tenham chegado no meio ou saído antes)
2. Assunto ou tema geral
3. Abertura (geralmente quem abre a reunião faz um bom resumo do que se pretende alcançar, e vale a pena anotar detalhadamente mesmo que ainda não esteja clara a utilidade)
4. Principais pontos mencionados (decisões e contextos), e por quem
5. Compromissos aceitos, e por quem
6. Próximas ações de cada compromisso, quando e por quem
7. Todas as ações cuja iniciativa ou acompanhamento caberá a mim

O último item é o que mais me interessa, naturalmente, e nele eu registro não apenas as ações que caberão a mim e foram mencionadas na reunião, mas também as que me ocorrerem a partir do que for mencionado – afinal, tem coisas que não precisam ser combinadas ou mencionadas, mas mesmo assim precisam ser executadas.

Note que, embora eu tenha numerado os itens acima, não se trata de um formulário ou de uma sequência estrita: eu anoto as ideias conforme vão ocorrendo, mas uso a lista acima para saber quais são os pontos que eu não posso deixar de anotar.

Vem funcionando muito bem, e as ocasiões em que as minhas anotações acabaram sendo cruciais para uma decisão futura são inúmeras. Recomendo!