Como evitar que seu dia a dia seja uma sucessão de emergências

Cinco atitudes práticas para formar um sistema pessoal que afasta os incêndios e permite dar atenção ao que faz diferença.

Ao longo da minha carreira, venho encontrando vários e várias profissionais que são exemplos de domínio da situação ao seu redor e, mesmo com formas às vezes profundamente diferenciadas de exercer essa postura, evitam se transformar em gargalos, se mantêm mentalmente regulados durante os momentos de pressão, e estão sempre prontos para fazer frente a cada fato novo que surge.

Não há uma receita unificada para replicar esse tipo de atitude, mas eu identifiquei cinco hábitos que esses e essas profissionais tem em comum, e que contribuem para projetar uma postura confiante que permite à equipe tratar cada situação adequadamente, sem transformar tudo em emergências.

Veremos, a seguir, cada um desses traços.

1. Profissionais que identificam e classificam os riscos.

Nem toda situação emergente merece ser priorizada, por mais que tenha sido trazida ao seu conhecimento como se fosse uma crise.

É necessário identificar: quais têm potencial de dano estratégico, ou à segurança das pessoas? Quais são reversíveis? Quais podemos aguardar para ver o desenrolar ou saber mais? Em que ordem precisamos ter as soluções?

As decisões táticas e estratégicas emergem dessa análise, continuamente atualizada conforme o desenrolar das situações.

2. Profissionais que reservam tempo para pensar e se comunicar.

Falhar nesse hábito equivale a transformar o dia inteiro em uma sequência de reações a emergências criadas pelas prioridades dos outros.

Ser acessível ao longo de todo o dia (mesmo que não continuamente), ter tempo de analisar o fluxo de informações, e responder pontualmente, são necessidades de profissionais em todos os níveis, mas conforme a carreira do profissional avança, manter os canais em funcionamento já não basta.

Ao adquirir responsabilidade por tomada de decisão, se destaca positivamente quem não apenas mantém seus canais em funcionamento, mas também faz uso do seu prazo de análise para pensar à frente, compor cenários, comparar alternativas, integrar com outras informações, adicionar novos dados à análise técnica dos demais profissionais ao redor.

A alternativa a isso equivale a recusar, sem fazer triagem, informações valiosas e que permitiriam ajustes oportunos ou mesmo novas decisões sob sua responsabilidade.

3. Profissionais que eliminam o trabalho que não é essencial.

Eliminar é uma palavra forte, mas é a que cabe: não se trata de deixar para depois, nem de reduzir a prioridade, e muito menos de tentar equilibrar. Trata-se de decidir o que não será feito, para atender a outra coisa mais valiosa ou necessária, que demanda o mesmo recurso ou a mesma atenção.

Profissionais que tentam abraçar o mundo sobrecarregam a si e a quem está ao redor, e não há outro escape que não seja exercer a responsabilidade de escolher o que não fazer.

Parece óbvio, e parece que deveria ser o primeiro item da lista, porém é algo que poucos dominam, e funciona melhor quando há uma visão sólida sobre os riscos envolvidos (item 1), e os canais de comunicação estão em dia (item 2).

O foco é se concentrar no que faz diferença, e colocar isso em prática envolve assumir a responsabilidade por escolher o que realmente tem impacto sobre o resultado, e sua consequência: o que exige (e o que merece) o envolvimento da equipe, das lideranças, e a aplicação de recursos.

4. Profissionais que são um escudo das equipes ao seu redor.

As pressões organizacionais chegam de todos os lados, e não falta quem queira apenas transferi-las para algum outro nível organizacional, evitando as responsabilidades que gerem esforço adicional ou a possibilidade de "levar a culpa".

Profissionais que me inspiram estão dispostos a absorver essa pressão, convertendo a energia caótica do ambiente de negócio em ajustes pontuais de prioridades, a serem claramente transmitidos, sem transformar cada contratempo em um incêndio de grandes proporções.

O profissional que prioriza manter-se longe da possibilidade de levar a culpa não inspira ninguém; já quem está disposto a proteger os demais do caos inspira espontaneamente.

5. Profissionais que transferem autonomia ao delegar.

Profissionais que me inspiram desejam sinceramente desenvolver um sistema que funcione bem, mesmo na sua ausência.

Por definição, quem delega sempre retém responsabilidade sobre o resultado, – mas o resultado e o esforço tendem a ser melhores para todos se a delegação indicar com clareza os requisitos e expectativas, e permita que quem recebeu o trabalho possa tomar as decisões sobre a execução – ou seja, funciona melhor quando se delega decisões, e não apenas esforço.

Transferir esforço sem apresentar os requisitos e expectativas não é delegação, é pegadinha de gincana.

Genericamente falando, delegar apenas execução se transforma em microgerenciamento, e delegar sem deixar claros os requisitos e expectativas é pegadinha de gincana. E, nesses 2 casos adversos (mas frequentes), o gestor que delegou continuará a ser um gargalo, porque as decisões operacionais continuarão a passar por ele, seja durante a execução, ou depois, ao ter que refazer porque os requisitos não-expressos não foram atendidos.

Em conclusão

Em suma, os profissionais que me inspiram mantém-se imunes ao caos do ambiente porque:

• não fogem de fazer escolhas (e aplicam bons critérios ao fazê-las)
• merecem a confiança das equipes ao seu redor
• criam um sistema eficaz de comunicações e análise

Essas características, que permitem dar atenção ao que merece (ou exige), ficam mais valiosas para a organização conforme a carreira se desenvolve, mas são bons alvos para profissionais em todos os níveis.

Profissionais sobrecarregados tentam fazer tudo. Profissionais focados sabem o que descontinuar.

Para desenvolver o seu próprio mecanismo de regulação mental sob pressão, é necessário estar disposto a abandonar o microgerenciamento (de si e dos outros!) e focar na construção de um sistema de comunicação e análise que permita priorizar os estímulos, focar na situação de cada momento, e sempre manter o alinhamento aos objetivos.

Isso é sempre mais fácil de descrever do que de realizar na prática, mas acontece na vida real – e merece ser perseguido.