Já abordamos a efetividade nas reuniões em artigos recentes, como o que fala da importância das atas e registros, o que trata de como começar e terminar reuniões na hora marcada, e o de dicas simples para reuniões mais produtivas.

E hoje vamos ser um pouco mais específicos, com base em um artigo recente do Pimp Your Work. Nossa pauta será: como encerrar uma reunião com efetividade.

Como encerrar uma reunião com efetividade

Uma reunião de trabalho idealmente tem introdução, desenvolvimento e conclusão. Na introdução os participantes e temas em pauta são apresentados; no desenvolvimento, debate-se os temas e as soluções são propostas; e na conclusão são sintetizadas as decisões e definições.

Entretanto, quando deixada ao acaso, muitas vezes a reunião se encerra sem uma etapa de conclusão apropriada, e assim as pessoas saem com opiniões diferentes sobre o que de fato foi definido, e quais as pendências que cabem a cada um. Já falamos anteriormente sobre a importância de produzir e divulgar uma ata de todas as reuniões, mas nem a ata será efetiva se as pessoas saíram da reunião com visões diferentes sobre o que foi tratado.

Vamos a um extrato dos passos para um bom encerramento de reunião, que sumarize tudo o que foi discutido e decidido. A seqüência é baseada no artigo "How to properly wrap up a meeting":

• Tenha certeza de que todos os participantes estão presentes: se alguém saiu da reunião e não voltou, não há como o encerramento surtir efeito imediatamente para esta pessoa. Registre o fato, e certifique-se de enviar um resumo por escrito para ele o quanto antes.
• Repasse brevemente os principais pontos discutidos: baseie-se em suas anotações, e preste atenção no feedback, registrando especialmente se alguém discordar delas, retificando.
• Repasse, não tão brevemente, a lista do que precisará ser feito, por quem e até quando: possivelmente este é o ponto crucial. Explore-o até não restar qualquer dúvida, ambigüidade ou margem para confusão.
• Agende a próxima reunião: mesmo que já esteja agendada, volte a anunciá-la.
• Avise sobre a ata: informe quem vai fazer, quando estará disponível, como será enviada ou disponibilizada.
• Abra a palavra para considerações finais: verifique se alguém tem comentários adicionais sobre os temas que estiveram em pauta.
• Encerre de forma positiva: Pouca gente gosta de reuniões. Agradeça a todos por sua participação, deixe claro que valoriza o esforço e a presença de cada um, e reforce a importância do que foi discutido.

Leia também: Dicas simples para reuniões mais produtivas.

O Natal é uma excelente época para reflexão, para o convívio familiar, e para pensar naqueles aspectos da vida que não podem ser comprados no shopping center. Mas ele também é a temporada anual do consumo, e pouca gente escapa - ou mesmo deseja escapar - de dar presentes de Natal, e por isso acaba sendo importante encontrar maneiras de fazê-lo com efetividade.

Uma alternativa importante e sempre válida é oferecer presentes que não são comprados, como sua própria arte ou artesanato. Mas nosso foco hoje é outro: vamos aplicar um pouco de logística para lidar com a perspectiva de ter mesmo que ir ao comércio e comprar as famosas "lembrancinhas" para os familiares, colegas, funcionários e outras categorias de presenteados.

Para começar, vamos ver o que evitar. E é simples: se você quiser gastar mais do que precisa e terminar insatisfeito com o que comprou, simplesmente vá ao shopping (levando duas crianças junto, de preferência) sem definir quanto pode gastar, nem pensar anteriormente em quais as pessoas que deseja presentear, e o que deseja comprar para cada uma delas. Passeie a esmo olhando as lojas até encontrar presentes que lembrem as pessoas que você gostaria de presentear, e vá comprando até se sentir satisfeito.

O que está errado com a situação acima? Tudo! Você vai gastar mais do que pode, não vai comprar o melhor presente para cada pessoa, não vai distribuir equilibradamente os recursos disponíveis, e fatalmente vai esquecer de alguém.

Agora que já vimos como errar, vamos ver como acertar!

Como racionalizar as compras de Natal

Logística muitas vezes é definida como a arte de garantir que o produto ou recurso certo esteja no lugar certo, na hora certa, a um preço razoável. E as compras de Natal podem se beneficiar muito dela, garantindo que as pessoas certas recebam o melhor presente ao seu alcance, sem atrasos e com o mínimo de esforço.

Tratar o Natal como uma operação logística e contábil NÃO é efetivo, mas é menos pior do que tratá-lo como uma data comercial descontrolada. Veja uma forma de fazer, passo por passo:

1. Defina o orçamento: saiba quanto você pretende gastar, e até que ponto pode flexibilizar este valor. Use as dicas do nosso artigo anterior sobre fluxo de caixa para o final de ano para que os valores sejam realistas.
2. Liste as pessoas que você deseja presentear: Do começo ao fim, pense nas pessoas que você gostaria de presentear no Natal. Se tiver dificuldade para identificá-las, procure a partir desta lista de papéis: família, companheiros de trabalho, amigos, clientes, parceiros, pessoas que o tenham presenteado recentemente e que você gostaria de retribuir, pessoas que prestem serviço regularmente a você, pessoas para as quais um presente seu possa fazer a diferença ou ser o único presente que receberão.
3. Liste as pessoas que você se sente obrigado a presentear: dar presentes por obrigação não é a atitude ideal. Mas se você se sente obrigado, liste estas pessoas também.
4. Una as duas listas, em ordem de prioridade: Lembre-se de que estamos falando de logística. Coloque no topo da lista consolidada as pessoas para as quais a busca do presente é mais urgente, e vá descendo, até chegar naquelas para as quais você pode presentear com atraso.
5. Agrupe os integrantes da lista: dependendo de como for a sua lista, existe a possibilidade de agrupar seus integrantes, definindo padrões de presentes: pessoas que vão ganhar cestas de Natal, pessoas que vão ganhar um DVD musical, um livro, ou mesmo um cartão (com uma mensagem original, pessoal, e escrita por você mesmo, a caneta!)
6. Estime o custo dos presentes padronizados: Estime tudo, e some os valores ao final. Considere juntar-se a outras pessoas para dividir alguns destes presentes. E não entenda mal a expressão "presentes padronizados". Neste contexto, ela quer dizer apenas que, sob o ponto de vista logístico, os presentes terão características em comum. Por exemplo: os sobrinhos receberão brinquedos educativos, e os colegas da Seção de Contabilidade receberão DVDs de shows. Isso não quer dizer que você comprará o mesmo DVD para todos eles, mas sim que bastará ir em uma única loja, apenas uma vez, e comprar os presentes de todos eles - escolhendo o DVD adequado a cada colega.
7. Distribua o saldo entre os presenteados restantes: as pessoas mais especiais em sua vida provavelmente não poderão ser incluídas em nenhuma categoria padronizada. Ao subtrair do orçamento disponível o total dos presentes padronizados, você saberá quanto pode gastar nos presentes delas, e distribuir este valor entre elas. Talvez conclua que precisa reestimar ou redistribuir alguns saldos - se for o caso, repita os passos acima até acertar.
8. Defina o presente ideal para cada pessoa: mas não o faça num shopping ou loja on-line. Sente-se confortavelmente, pense e anote. A namorada gosta de ganhar biquinis, o irmão queria um tênis e o pai é apreciador de vinhos? Defina o que gostaria de presentear a cada um deles, se possível com uma alternativa extra para cada um, e anote tudo, juntamente com o valor que definiu para cada pessoa.
9. Crie o roteiro e agenda de compras: neste ponto você já sabe o que pretende presentear a cada um. Crie um roteiro e defina os dias em que pretende visitar cada loja, procurando maximizar o número de presentes que poderá adquirir a cada deslocamento, ao mesmo tempo em que deixa tempo suficiente para escolher a variedade ideal. As lojas estarão apinhadas, portanto prepare-se. Mesmo assim, não deixe de comparar preços e condições para fazer a melhor escolha.
10. Cuidado com as armadilhas: os lojistas SABEM o quanto é chata a peregrinação de loja em loja para encontrar o preço certo do presente ideal, e oferecem grande variedade de tentações para levá-lo a comprar algo mais por impulso, ou para comprar ali mesmo o que está sendo oferecido - que não necessariamente é o que você queria. Não seja inflexível, mas não aceite ser manipulado facilmente.
11. Considere comprar on-line: especialmente no caso de lojas de boa reputação, e só quando tiver razoável folga entre o prazo de entrega prometido e a data em que o presente precisa estar de fato nas suas mãos. O Efetividade, com ajuda dos leitores, listou mais de 200 sugestões de presentes de Natal que poderiam ser comprados on-line. Confira, e navegue também pelas suas lojas de comércio eletrônico preferidas.

E agora é a sua vez. Qual a sua dica?

Leia também: Fim de ano: Estamos na metade de novembro. Você já está preparando o fluxo de caixa?

Não sou propriamente um fã de Stephen Covey, autor de "Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes" e de toda uma série de livros ordenhando a mesma idéia básica.

Mas na semana passada o Lifehacker destacou uma dica rápida de Covey, publicada em novembro no recém-inaugurado blog dele, em que ele explica como você pode liderar o seu chefe. E é sobre isso que vamos conversar hoje.

Mas não lidere apenas o chefe!

Ele começa fazendo uma distinção importante: liderança não precisa ser ligada a autoridade formal, ela nasce do poder de influenciar. Assim, liderar seu chefe não significa ser o chefe dele, nem mandar nele, mas sim ter considerável poder de influência sobre ele.

E com a dose habitual de água-com-açúcar, ele apresenta a chave desta equação: a empatia. Pode parecer óbvio, especialmente para quem já desenvolveu bem este traço, mas é surpreendente o número de pessoas que acaba chegando a posições em que deveria liderar, mas não tem - e nem reconhece a sua carência - o nível necessário deste requisito.

Por outro lado, quem conhece o valor da empatia sempre pode dar o passo a mais, especialmente no que diz respeito a liderar ou apoiar pessoas, equipes ou... o chefe! E isto acaba tendo grande valor na busca dos objetivos pessoais ou coletivos, e até mesmo no avanço na carreira, desde que você seja autêntico e não erre a mão - para não acabar sendo visto como um manipulador ou, pior, um completo puxa-saco. E desde que a equipe e a organização acabem percebendo e reconhecendo este valor, é claro.

Covey explica como fazer, neste contexto específico: a empatia precisa permitir que você perceba os desafios, problemas, planos para o futuro e preocupações do seu chefe, e antecipar as suas próprias ações baseando-se nestes dados. Ele não diz isso, mas se você tem mesmo este dom, talvez nem precise tentar ativamente liderar o seu chefe, basta não usá-lo mal, complementar com as competências específicas adequadas, e a tendência será que você se torne um líder da equipe naturalmente.

Mas Covey também não está propondo que você desenvolva a empatia com seu chefe para manipulá-lo, e sim para simplesmente ser mais eficaz - e possivelmente efetivo - na organização. Ele cita um exemplo que eu consigo visualizar: uma pessoa que conseguiu lidar com um chefe extremamente crítico e detalhista, que se comunicava mal e sempre procurava - e encontrava - defeitos e considerava incompleto qualquer trabalho apresentado por sua equipe.

A pessoa do exemplo usou a empatia e começou a tentar descobrir o que o chefe realmente queria, e por que queria, a cada relatório e providência que solicitava, e aí entregava a ele resultados que atendiam ao que ele pretendia, mesmo que ele não comunicasse bem a sua intenção. E assim progrediu na carreira e saiu desta situação lastimável e comum, enquanto os demais colegas continuavam se limitando a falar mal do chefe na hora do cafezinho.

História água-com-açúcar? Sem dúvida, mas quantos chefes assim existem, quantos membros da equipe se limitam a falar mal dele no cafezinho (ou a tentar sabotá-lo), e quão poucos usam a observação e a empatia para dar o passo além que pode tirá-los dessa situação incômoda?

Fica a dica do Stephen Covey, portanto. Leia na íntegra em Become the Leader of Your Boss..

O verão está começando, e chegou na hora de revisar o seu guarda-roupa. Muita gente guarda por anos a fio peças de roupa que nunca mais pretende usar, quando poderia perfeitamente dar utilidade a elas, ou doá-las a quem precisa.

E o pior: estas roupas tornadas inúteis ocupam espaço e ficam no caminho sempre que você quer escolher o que usar.

Marque na sua agenda para algum dia desta semana, e dedique duas horas a rever cada uma das prateleiras, cabideiros e gavetas. Compre alguns cabides extras, vista-se confortavelmente, com uma roupa que permita provar as peças sobre as quais você tiver dúvida se ainda servem ou não, e já separe duas ou 3 caixas médias para separar as peças que não retornarão ao guarda-roupas. Veja abaixo como fazer.

Organizando o roupeiro

Para melhores resultados, você tem que tirar 100% das peças do guarda-roupa. Dê atenção especial às seguintes categorias:

• Roupas que não servem mais: Muito grandes, ou muito apertadas. Decida o que quer fazer com elas, mas não as coloque junto com as que servem. Se achar que é cedo para doá-las, coloque-as em uma caixa e guarde-as em separado, para não ficarem no caminho a cada vez que você for escolher o que quer usar.
• Peças que você precisa, mas raramente tem oportunidade de usar: coloque-as fora do caminho, em um canto. Se estiverem em cabides, tente arranjar algumas capas plásticas (aquelas que as lavanderias usam para proteger peças em cabides) para preservá-las melhor. Aproveite e avalie se não está na hora de mandar lavá-las!
• Peças puídas ou que perderam a forma: esticadas, tortas, elástico "cansado"? Separe-as e livre-se delas. Avalie se ainda estão em condições de uso para doação, ou transforme-as em estopa.
• Peças manchadas ou desbotadas: A não ser que seja uma camiseta de dormir ou aquela que você usa para lavar o carro, você precisa tomar uma decisão: ou vale a pena tentar tirar a mancha, ou a peça tem de sair definitivamente do guarda-roupa.
• Peças da estação passada: O verão está começando, e está na hora de rever com atenção as peças de inverno. Separe (e doe) as que você tem certeza de que não irá usar no inverno seguinte, e avalie quais das que sobraram (especialmente roupas de cama) estão precisando ser lavadas antes de ser guardadas.
• Cama, mesa e banho: Você não tem toalhas demais? E lençóis? Se faz muito tempo que não usa alguns deles, pode ser a hora de se livrar deles.

Quando terminar o emagrecimento do guarda-roupa,é hora de recolocar tudo, mas agora repensando o uso do espaço. Coloque primeiro as peças usadas com mais freqüência, dando a elas os melhores espaços, e depois use as sobras para armazenar as peças usadas mais raramente.

Um passo a mais: se você for usuário de cabides e quiser facilitar a nova reorganização, que você fará no final do verão, use o velho truque dos cabides invertidos: retire todas as peças do cabideiro, e recoloque-as todas com o cabide invertido, com o gancho apontando para o lado que você normalmente não usa. Quando você usar uma peça, ao recolocá-la no cabideiro, use a direção normal do cabide. Ao final do verão, as peças que ainda estiverem com o cabide invertido serão as que você não usou nenhuma vez, e bastará decidir o que fazer com elas.

Dica rápida para hoje: resoluções de ano novo raramente funcionam a contento, porque a pessoa faz uma longa lista, e não transforma em planos objetivos. Acaba virando um mecanismo de procrastinação para itens que poderiam perfeitamente começar a ser feitos desde já, como praticar 100 abdominais por dia, praticar esportes 3 vezes por semana ou começar a estudar "de verdade" para algum concurso ou certificação.

Na verdade, não faz sentido tratar o ano novo como se fosse uma folha em branco na qual você terá como escrever uma história completamente nova. Todos os seus hábitos, seus conhecimentos, suas obrigações continuarão valendo assim que estourar o último dos foguetes na madrugada de primeiro de janeiro.

Se você gosta de resoluções de ano novo, que tal tentar fazer diferente desta vez? Não é necessário ser nenhum gênio do gerenciamento de projetos para aumentar as chances de a sua resolução de ano novo dar certo. Eis aqui algumas sugestões:

• Escolha um objetivo e a meta: não é razoável imaginar que você conseguirá mudar vários pontos da sua vida de uma vez só, baseado em uma lista de resoluções de ano novo. E os objetivos de ano novo já compartilham entre si uma característica de meta: têm prazo definido por natureza. Então aproveite e defina o seu único objetivo já na forma de uma meta desafiadora, alcançável e mensurável. Alguns exemplos: perder 6kg sem voltar a recuperá-los, praticar esportes 3x por semana, estudar 6h por semana, economizar 8% do salário todos os meses para comprar um carro, ou o que quer que seja. Mas defina com clareza!
• Crie o plano de ação: da meta precisa nascer o plano de ação, que neste caso pode tomar a forma de uma lista simples de atividades ou pendências: parar de tomar refrigerante em casa, tomar café da manhã reforçado e jantar menos, caminhar 60min 4 vezes por semana, parar de fazer refeições em lanchonetes, etc.
• Escolha como acompanhar o progresso: você pode definir em qual mês irá realizar determinadas atividades do seu plano. Por exemplo: se o objetivo é aprender inglês básico para poder viajar no final do ano que vem, e se março chegar e você ainda não tiver se matriculado em um curso, já vai dar para saber que a coisa não está indo bem. Se a intenção é perder peso, você pode quantificar metas (realistas!) para cada mês. Mas não quantifique apenas o efeito (a perda de peso), e sim os processos (número de horas de caminhada semanais, redução de refrigerantes, etc.)
• Comece já: Após definir seu plano, registre-o detalhadamente e comece imediatamente a segui-lo. Não esperar o ano que vem começar pode ser um grande fator de motivação. E esperar o ano que vem começar, dando a si mesmo o mês de dezembro para agir ao contrário do que você planeja para o futuro, é simplesmente uma forma de se enganar.
• Siga o plano: Projetos pessoais e definidos informalmente não têm grandes chances de sucesso se você não se esforçar para seguir o que planejou, ou para alcançar as metas que definiu. Cabe só a você!

E tenha um feliz e efetivo 2008!

O Nintendo Wii é um videogame que revolucionou o mercado, trazendo formas de controle da ação completamente diferentes dos joysticks usuais. É difícil explicar para quem nunca viu, mas espero que o vídeo abaixo (38 segundos) valha mais do que 1000 palavras para você entender estes controles.

Não é novidade, para quem acompanha a cena dos videogames, que o Wii vem sendo usado como aparelho de exercícios, e não faltam relatos de usuários que afirmam ter perdido peso com o seu uso constante. A própria Nintendo embarcou neste nicho, com seu sofisticado (e caro) sistema Wii Fit (veja um vídeo demonstrativo).

Não posso dar conselhos sobre dietas, e recomendo que você procure uma opinião profissional antes de adotar qualquer programa de exercícios - e que concorde com ela quando ela insistir com você que exercícios ao ar livre, em grupos ou na academia podem ser bem mais vantajosos. Mas se você não consegue se motivar para outras modalidades, e já tem um Wii (não recomendo comprar tendo em mente apenas esta finalidade), talvez valha a pena considerar a idéia de usá-lo regularmente desta forma - bem dentro do espírito de nosso artigo anterior, "Emagrecer: Como perder peso de verdade, parte 1 - aprenda a gostar dos exercícios".

O artigo Wii Sports Weight Loss Program traz algumas estimativas de gasto de calorias praticando as modalidades do jogo Wii Sports cerca de 30 a 45 minutos por dia, e sugere que em 2 meses e meio é possível obter grande avanço na redução do peso desta forma. Nunca pratiquei regularmente, mas posso afirmar que 45 min jogando o Tênis do Wii Sports me deixa bem cansado.

O artigo tem dicas sobre como maximizar os efeitos, e também para evitar que os jogos fiquem chatos com o passar do tempo. Mas não se esqueça: leia antes as recomendações de segurança da própria Nintendo, e busque avaliação e acompanhamento profissional sempre.