Fluxo de caixa é um instrumento gerencial que controla e informa todas as movimentações financeiras (entradas e saídas de valores monetários) de um dado período - pode ser diário, semanal, mensal, etc. O fluxo de caixa é composto dos dados obtidos dos controles de contas a pagar, contas a receber, de vendas, de despesas, de saldos de aplicações, e todos os demais que representem as movimentações de recursos financeiros disponíveis da organização.
De probloggers a músicos, todo profissional que atua de forma autônoma ou independente precisa saber controlar as entradas e saídas financeiras para poder maximizar o retorno e evitar problemas por não poder prever as sobras e faltas de disponibilidades.
O demonstrativo de fluxo de caixa também pode ser um instrumento contábil legal, contexto em que toma um aspecto mais formal e rígido. Se a sua intenção é realizar o controle contábil de uma empresa, para propósitos fiscais, societários ou outros, provavelmente a melhor alternativa é procurar orientação com um contabilista de sua confiança.
Nossa missão hoje, detalhada abaixo, é conhecer melhor o Fluxo de Caixa pessoal como instrumento de acompanhamento para apoio à tomada de decisão. E o foco será a situação específica dos profissionais autônomos, sejam eles desenvolvedores web, probloggers, artistas, ou qualquer outro profissional que encare os desafios de administrar seu negócio individual, com várias fontes de renda variáveis, prestando serviços para múltiplos clientes.
Fluxo de caixa como instrumento gerencial
Antes de prosseguir, um alerta: o mecanismo do fluxo de caixa é bastante simples, mas nenhum sistema de informações pode funcionar sem que os dados relevantes sejam constantemente atualizados nele. Da mesma forma, o sistema não tem qualquer utilidade se os dados não forem analisados periodicamente, e se a organização não tiver confiança neles. Em outras palavras: se não for haver compromisso em manter o fluxo de caixa sempre atualizado, pode ser melhor nem mesmo se dar ao trabalho de tentar implementá-lo.
Outro aspecto a ser levado em conta é o das dependências: o Fluxo de Caixa precisa de dados que nascem em um bom método de controle de contas a pagar, contas a receber, acompanhamento de saldos de aplicações bancárias, faturamento, despesas, etc. Antes de se preocupar com sistemas agregadores, como o Fluxo de Caixa, você precisa dar atenção a estes outros métodos de coleta de dados específicos. E isto tem vantagens adicionais, como levar a um melhor acompanhamento das suas posições em relação a clientes, fornecedores, taxas públicas, etc. Não há como ter um relatório de fluxo de caixa atualizado se você não registra regularmente as faturas e nem acompanha se os seus clientes estão pagando-as em dia, por exemplo.
E aqui quando falo em sistemas, tomo a palavra em sentido amplo. Embora seja desejável informatizar estes processos, é perfeitamente possível realizar o acompanhamento de fluxo de caixa da maioria dos autônomos usando papel, lápis e régua. Mas acredito que a maior parte da audiência deste texto do Efetividade não tenha dificuldade em ter acesso a um computador, e vá achar vantajoso usar esta ferramenta tecnológica para o controle de suas atividades. Neste caso, além de poder escolher entre diversos sistemas contábeis voltados ao uso individual (alguns até mesmo adaptados a necessidades específicas, como as dos profissionais liberais), você pode optar por uma boa planilha eletrônica, inclusive porque as fórmulas usadas em fluxos de caixa pessoais são extremamente simples. Recomendo a planilha do BrOffice ou a do Google Docs para começar.
Para que serve o Fluxo de Caixa
O Fluxo de Caixa é um instrumento de controle que auxilia na previsão, visualização e controle das movimentações financeiras de cada período. A sua grande utilidade, no contexto que estamos apresentando hoje, é permitir a identificação (especialmente prévia, mas também posterior) das sobras e faltas no caixa, possibilitando ao profissional planejar melhor suas ações futuras ou acompanhar o seu desempenho.
Em uma empresa, o ideal é que o período de acompanhamento seja diário, mas autônomos que usem o sistema exclusivamente como instrumento gerencial podem se virar com períodos maiores - semanal ou até mensal - dependendo da sua liquidez. Períodos menores permitem maior eficiência nos investimentos e aplicação financeira dos saldos positivos, mas em compensação geram maior esforço ou custo de acompanhamento, no fenômeno conhecido como overhead. É importante que você encontre o seu ponto de equilíbrio.
De uma forma ou de outra, um controle de fluxo de caixa bem feito é uma grande ferramenta para lidar com situações de alto custo de crédito, taxas de juros elevadas, redução do faturamento e outros fantasmas que rondam os empreendimentos. Ele permite:
- Avaliar se as vendas presentes serão suficientes para cobrir os desembolsos futuros já identificados.
- Calcular os momentos ideais para reposição de estoque ou materiais de consumo, considerando os prazos de pagamento e as disponibilidades.
- Verificar a necessidade de realizar promoções e liquidações, reduzir ou aumentar preços.
- Saber se é ou não possível conceder prazos de pagamentos aos clientes.
- Saber se é ou não possível comprar à vista dos fornecedores, para aproveitar alguma promoção.
- Ter certeza da necessidade ou não de obter um empréstimo de capital de giro.
- Antecipar as decisões sobre como lidar com sobras ou faltas de caixa.
Mas não pense que um empreendimento individual em que haja grande folga entre as receitas e as despesas (ou seja: em que ocorra saldo positivo com facilidade todos os meses) não pode se beneficiar deste controle adicional: saber antecipadamente *quanto* vai sobrar, e *quando* este dinheiro estará disponível, permite escolher as melhores aplicações financeiras e selecionar o momento ideal para usar este dinheiro, oferecer condições mais vantajosas (por exemplo: prazo) para clientes selecionados, e muito mais.
Modelo de Fluxo de Caixa
Como já mencionado acima, para propósitos contábeis, fiscais e societários existem modelos e métodos bem mais formais e restritivos para a construção do fluxo de caixa. Para uso como instrumento gerencial, você pode adaptar da forma como melhor servir aos seus propósitos
A planilha abaixo é um exemplo, com valores completamente "chutados", de um fluxo de caixa com periodicidade semanal, e itens bastante simplificados.
Note que para cada um dos períodos há duas colunas: uma dos valores previstos, e outra dos realizados. A segunda coluna, naturalmente, só pode ser preenchida quando o período acabar.
As linhas são muito importantes, e estão divididas em blocos. Vamos analisar uma a uma:
- Saldo inicial: é o valor disponível no início do período, correspondendo ao dinheiro que está "na gaveta", ou no bolso, somado aos saldos das contas correntes disponíveis para saque. No fluxo de caixa, não são considerados nos saldos os valores que estejam imobilizados, ou os que estejam em aplicações consideradas indisponíveis para saque no período.
- Bloco "Entrada": nele constam as diversas categorias de entrada de dinheiro em caixa ao longo do período. Vendas à vista, cheques pré-datados que se tornem disponíveis ao longo do período, créditos de contas a receber (exemplo: depósitos de clientes referentes a transações realizadas anteriormente), ou o que for.
- Total entradas: é a soma simples do bloco Entrada, corresponde basicamente ao dinheiro novo que entrou em caixa ao longo do período.
- Bloco "Saídas": aqui vão as diversas categorias nas quais você realiza pagamentos. Energia, telefone, manutenção de veículo, equipamentos, material de escritório, aluguel, condomínio, impostos, etc. Um aspecto essencial deste bloco é a inclusão do pró-labore, que no caso de um fluxo de caixa individual, corresponde ao dinheiro do empreendimento que é retirado para uso pessoal do empreendedor, como se fosse o seu salário - idealmente em parcelas fixas e periódicas, e sempre registradas.
- Total Saídas: é a soma simples do bloco Saídas, corresponde basicamente ao dinheiro que saiu do caixa ao longo do período.
- Saldo operacional: Corresponde ao Total Entradas menos o Total Saídas. É, portanto, o saldo de caixa referente exclusivamente ao período, sem considerar o saldo anterior que estava disponível. Pode eventualmente ser negativo - por exemplo, na data do pagamento do IPTU -, mas uma seqüência de saldos operacionais negativos sucessivos é sempre um grande sinal de alerta.
- Saldo final: É a soma do Saldo Inicial com o Saldo Operacional, considerando os respectivos sinais, caso algum seja negativo. Basicamente, é o dinheiro que restou em caixa ao final do período, e é imediatamente transcrito como o saldo inicial do período seguinte.
Certamente você deve ter percebido que não há nada de complicado na construção desta planilha - embora a obtenção dos dados em si possa ser trabalhosa, e exija vários controles e acompanhamentos adicionais. Construir a mesma planilha de cálculo não exige nenhuma função matemática avançada - para criar a do exemplo, a única função que usei foi a SOMA(); é possível que você queira acrescentar funções estatísticas para identificar desvios em relação à média, pontos de máxima e de mínima, ou mesmo colunas adicionais para comparar o previsto com o realizado, ou até gráficos da evolução - tudo isso é simples aplicação dos recursos da planilha eletrônica, mas não amplia os conceitos de fluxo de caixa aqui demonstrados, embora enriqueça a análise.
E estas análises são exatamente o objetivo de se realizar o fluxo de caixa como descrito acima. Se você tiver um bom método de controle, é possível começar a preencher as colunas de "Previsto" com grande antecedência, e detectar a necessidade de realizar liquidações, ou a possibilidade de oferecer maiores prazos aos clientes, por exemplo, de forma antecipada.
Olhando para os números que chutei no modelo de fluxo de caixa da planilha acima, rapidamente identifico algumas situações que demandariam correção: na segunda semana aconteceu uma retirada de pró-labore completamente imprevista, por exemplo. E os saldos iniciais de caixa são verdadeiramente astronômicos em um país de taxas de juros tão elevadas como as nossas: este dinheiro deveria ser aplicado, de forma a render juros, deixando disponível em caixa apenas o suficiente para realizar o giro das atividades, com uma pequena folga. Mas isso já é assunto pro Navarro, do Dinheirama.
Claro que a diferença entre previsto e realizado vai acabar demonstrando quanto você conhece o seu negócio, e quanto o seu mercado é estável ou previsível. Ao longo do tempo, você certamente vai conseguir aproximar cada vez mais o previsto e o realizado.
Recomendações adicionais
Organizar e manter o fluxo de caixa dá trabalho, mas é recompensador. Você precisa ser sistemático, e lembrar de alimentar as planilhas no início de cada novo período. Especialmente, você precisa estar disposto a manter atualizadas, com a antecedência que for possível, as colunas de valores previstos, e analisá-las sempre que necessário, para de fato poder colher o principal fruto desta ferramenta: a possibilidade de prever com maior precisão quando haverá sobra e quando haverá falta de dinheiro em caixa.
A análise antecipada também permite tomar as providências necessárias para que haja disponibilidade de caixa nas datas de vencimento de impostos, taxas, prestações, financiamentos e outros desembolsos com data certa, que incorrem em multas e juros caso atrasem.
Se o seu mercado for sazonal, leve isto em conta nas suas previsões, pois freqüentemente os custos fixos (que ocorrem mesmo na baixa temporada) acabam sendo um grande vilão, e o faturamento da alta temporada precisa conseguir sobrepujá-los.
Quem poupa tem, e jamais se deve contar com o ovo antes de o mesmo ser adequadamente expelido pelo galináceo. Excessos de caixa devem ser aplicados, como vimos acima, mas é necessário haver uma margem de segurança que permita garantir o giro da empresa e também algum imprevisto. Não tenha excesso de caixa, mas também não imobilize demais, ficando à mercê de qualquer cliente que deixe de pagar uma fatura.
Agora é com você! Adapte o que aprendemos hoje sobre Fluxo de Caixa à sua realidade, e tenha um controle muito mais apurado sobre as suas finanças pessoais. Se desejar saber mais, consulte este excelente guia do SEBRAE SP.
E que seus saldos finais sejam sempre positivos!
Atualização: o Alex Souza avisou que recentemente o Boombust publicou um artigo sobre o mesmo tema. Confira: Orçamento de Receitas, Despesas e Fluxo de Caixa para Blogs.
