O organizador Grid-It tem presença garantida nas minhas mochilas há vários anos, e uma mochila com Grid-It embutido é quase uma tentação forte demais para resistir.

O Grid-It é aquele organizador baseado em tiras de elástico irregularmente distribuídas em uma superfície plana, que permite levar todo tipo de cabo, acessório e ferramenta sem que eles se espalhem pela mochila nem se percam pelos bolsos.

E a Cocoon Innovations, que faz o organizador, lançou há pouco tempo a mochila SLIM, que tem uma de suas paredes internas configuradas como um grande Grid-It.

O tamanho é planejado para levar um MacBook¹, um iPad e documentos, além da coleção de acessórios e complementos organizados no Grid-It embutido.

O material é à prova d'água, e até o zíper é feito para não deixar passar água.

A razão do nome SLIM pode ser percebida ao ver a mochila de lado: ela foi projetada para ter menos de 9cm de profundidade mesmo quando lotada.

O @andersoncosta, do blog Movebla, perguntou no Twitter se eu gostaria de uma mochila dessas, e este post é a resposta afirmativa, apesar da observação do @sricanesh sobre ela ter a "cara de notebook" que os ladrões procuram.

Ela não é das mais baratas, mas a ideia é interessante, confira: Mochila Cocoon MCP3401 SLIM.

Eu tenho um Grid-It (sem mochila), zero quilômetro, tamanho grande (ótimo para organizar badulaques em mochilas) dando sopa e à espera de uma oportunidade de ser sorteado para encontrar um bom lar que o adote.

Se até o final desta sexta-feira² houver pelo menos 15 compartilhamentos da minha chamada para este artigo no Facebook, seguindo as instruções abaixo, eu pensarei em como iniciar uma promoção legal para sorteá-lo, pode ser?

As instruções são simples: curta a página do Efetividade no Facebook e compartilhe no seu mural o meu post de lá, incluindo no seu texto do compartilhamento o seguinte trecho: "Eu quero que o Efetividade sorteie um Grid-It – e se eu ganhar, os 2 itens mais legais da minha mochila que eu vou guardar nele são [e insira aqui quais são os 2 itens]"³.

Para ficar claro: isso ainda não é a promoção, é só uma forma de eu poder avaliar o interesse na promoção, e coletar ideias que podem me ajudar a definir como ela funcionará!

A pasta suspensa que é maior por dentro do que por fora, que veio para acabar com todas as pastas suspensas. Não, não é para tanto, mas a ideia de uma pasta com 12 divisórias internas é bem prática, e eu já estou com duas em uso.

A ideia é similar a de várias pastas organizadoras independentes ("de mesa" ou "de prateleira") existentes há um bom tempo no mercado, mas se adequa bem melhor a um elemento essencial de boa parte dos lares e escritórios organizados: o arquivo de pastas suspensas. E com a vantagem adicional de multiplicar a sua capacidade de armazenamento sem ocupar muito espaço adicional.

É fácil concluir que o número de 12 divisões foi escolhido porque permite incluir elementos (por exemplo, contas a pagar, ou a receber, ou tributos, etc.) para cada mês do ano, mas você não precisa se restringir a isso: pode usar as divisões para cada uma das categorias típicas de registros pessoais, como:

• Contas a pagar
• Notas e recibos
• Registros de imóvel (comprovantes de condomínio, IPTU, pagamento do aluguel, etc.)
• Impostos e taxas
• Certificados de garantia
• Bancos e contratos
• Saúde
• Carro
• Acadêmico
• etc.

No caso específico da organização pessoal, você pode até passar a usar uma pasta dessas anualmente, movendo-a para o final do trilho do seu arquivo a cada novo ano, com a certeza de que será fácil encontrar no futuro os documentos arquivados, se necessário, ou tomar a decisão de descartá-los após um prazo razoável.

Professores podem usar uma divisória por turma, alunos podem usar uma divisória por matéria, freelancers podem usar uma por cliente, e assim por diante.

Se você for um adepto do GTD, pode também usar as categorias básicas do método, ou mesmo as 12 divisões para as categorias adotadas por David Allen¹:

• Entrada
• Para casa
• Para o escritório
• Ler/revisar
• Suporte a ações
• Aguardando
• mais 6 espaços livres para projetos ou atividades em andamento

As pastas com divisões internas que eu passei a usar em complemento às pastas tradicionais do meu arquivo de pastas suspensas são da Dello, e eu encontrei por ~R$ 20 na Kalunga, acompanhada de 12 visores e etiquetas – mas é possível que você encontre uma oferta melhor na sua papelaria preferida.

Um alerta, entretanto: confira as dimensões do produto. No meu caso, coube no gavetão de pastas do home office sem problemas, mas eu cheguei a testar em um desses mini-arquivos de mesa e ela era cerca de 0,5cm mais alta do que precisaria ser para caber nele sem encostar no fundo. Para esses casos, talvez o modelo em propileno, um pouco menor (e que eu não testei) caiba melhor.

Todos temos uma ou mais plataformas de procrastinação: a geladeira em frente à qual prometemos que na semana que vem começaremos a dieta, a escrivaninha na qual sempre adiamos aquele telefonema difícil, a bicicleta que fica pegando poeira na espera de um amanhã que nunca chega, a pia na qual se acumula a louça da semana inteira sempre com boas desculpas, e mais.

Quando eu era criança e me colocava como aprendiz nas bancadas de trabalho do meu avô, de vez em quando acontecia de ele me sugerir alguma tarefa que já estava ali, aguardando para ser concluída, e eu dizer que preferia deixar para depois.

A "resposta padrão" do meu avô continua sempre presente para mim sempre que quero adiar alguma tarefa chata mas necessária: se não for agora, vai ser quando?

Leia também: Como ser produtivo mesmo sendo um procrastinador assumido: 3 dicas simples

Para mim, a principal plataforma de procrastinação é o computador, onde deixo para depois ajustes no layout dos meus sites, artigos que gostaria de escrever, respostas a e-mails, etc.

E é nele que eu deixo sempre ativa, em formato similar à de uma legenda de filme, a minha adaptação da frase motivadora, como você pode ver na imagem acima.

Essa é a frase que impulsiona minha eficiência e, junto com outra frase que meu avô também me disse ("tudo que vale a pena fazer, vale a pena fazer bem feito") que impulsiona a qualidade das versões finais, tenho um par de mantras de motivação para o completamento das tarefas.

Mas essa é uma moeda com 2 lados: ambas as frases também servem para decidir simplesmente não fazer o que não presta ou não ficará bom. Ao concluir que algo não ficará bem feito, ou que jamais haverá hora boa para fazer, frequentemente tenho o argumento para justificar para mim mesmo a decisão de não fazer (e não de deixar para depois, note bem), quando ela depende só de mim.

Pessoalmente, acho que decidir não fazer algo que não agrega valor é uma vitória da produtividade pessoal, porque abre espaço e libera recurso para fazer algo que agrega valor.

Mas vitória ainda maior é decidir não adiar, resolver imediatamente como e quando vai ser feito, e concluir o planejado com qualidade, no prazo, custo e especificação inicialmente planejados. Aí sim o meu avô ficaria orgulhoso ツ

Se você passa o dia ocupado, atarefado e estressado e pensa que por isso está sendo produtivo, é bem provável que você esteja errado – aprenda a avaliar e reveja seus conceitos!

A produtividade não é medida só pelo tempo ou stress que você dedica à produção – pelo contrário: reduzir o tempo e/ou o esforço necessários para gerar a mesma quantidade de produto é uma forma válida de aumentar a produtividade.

A chave para a produtividade pessoal não é manter-se atarefado, mas sim entregar mais valor com menos esforço.

Para o dono da loja, faz sentido aumentar a meta do balconista que sempre está conseguindo cumprir sua meta antes de chegar o fim do mês, mas no caso da produtividade pessoal, você é ao mesmo tempo o dono da loja e o balconista, e precisa saber onde o ponto de equilíbrio está.

Cuidado para não cair nas duas perigosas armadilhas: buscar ganhos de produtividade pessoal apenas para poder buscar ainda mais produtividade pessoal depois, ou confundir produtividade com nível de esforço de ocupação.

E se você já se sente em uma dessas 2 armadilhas, aqui vai a dica: nos próximos dias, além de acompanhar as tarefas que você completa, anote o que cada uma delas entregou em termos de valor para alguém.

Ao final de cada dia, faça uma boa revisão das entregas anotadas, classifique-as em ordem de valor, e reflita sobre como passar mais tempo fazendo as que de fato geram valor, e em troca reduzir aquelas que o ocupam mas não geram nada valioso.

Lembre-se sempre: a chave para a produtividade pessoal não é manter-se atarefado, mas sim entregar mais valor com menos esforço.

Conceito de produtividade e você: tudo a ver

Vamos partir do conceito: produtividade é uma categoria de rendimento, caracterizada pela relação entre o que foi produzido e o valor dos insumos aplicados:

A fórmula da produtividade (simplificada), que você vê acima, é bem clara: é uma relação entre 2 valores bem específicos dos quais o segundo (o investimento) pode ser qualquer unidade relevante de valor ou esforço

Note que a fórmula não considera, por exemplo, quanto empenho a produção demandou, a intensidade das pressões contrárias, o quanto você esteve concentrado para poder acabar o produto, e quanto esforço você dedicou ou deixou de dedicar a algo que não era o produto.

Avaliar a produtividade de um profissional em termos de esforço, concentração ou tempo dedicado ao trabalho dava certo (mais ou menos) nos tempos das linhas de montagem mecanicistas.

Assim, se o investimento (esforço ou valor, dependendo do enfoque) diminui mas a produção continua a mesma, houve ganho de produtividade, da mesma forma que se o produto aumentar e o esforço se mantiver constante.

Avaliar a produtividade de um profissional em termos de esforço, concentração ou tempo dedicado ao trabalho dava certo (mais ou menos) nos tempos das linhas de montagem mecanicistas, mas já viramos várias páginas desde então, e está na hora de fazer valer a parte essencial do conceito da produtividade: o produto, ou seja, o valor do que é entregue pelo trabalho.

A grande armadilha da produtividade pessoal

Nos conceitos econômicos, todo ganho de produtividade nos processos que corresponde a redução do esforço com manutenção do valor produzido tende a levar a uma consequência imediata: elevar novamente o esforço até o nível anterior, obtendo assim (teoricamente) maior valor produzido, até chegar aos limites de escala.

Agir assim faz sentido para gestores de processos industriais cujo objetivo é remunerar o capital investido, mas no caso da produtividade pessoal não precisa ser assim: o meio de produção se confunde com o gestor (é você mesmo!), e o ganho de produtividade pela redução do esforço também deve permitir ajustar o nível de produção e ter mais disponibilidade (traduzida em esforço, tempo ou seu valor monetário) para investir em maior qualidade de vida.

Ganhar produtividade é bom, mas saiba avaliar corretamente este ganho, senão ele acabará trabalhando contra você como indivíduo.

Uma boa meta precisa ser desafiadora, mas também precisa ser alcançável. O segredo é escolher a meta certa: a minha não é zerar quantidades de papel, mas sim trabalhar com menos esforço e mais resultado. A redução do papel ocorre, mas na forma de um ingrediente necessário ou um subproduto positivo.

Você sabia que nos EUA o uso de papel em escritórios diminuiu 40% na década passada?

Uma vida sem papel pode estar longe, mas uma vida com bem menos papel já é uma realidade em diversos setores.

Tudo começou com um mal-entendido

Quando o discurso de "escritório sem papel" começou a se popularizar, na década de 1970, era uma promessa de um futuro em que as transações seriam virtuais, o arquivamento seria digital, e as comunicações seriam on-line.

A ausência de papel, e o próprio nome "paperless" eram símbolos fortes, mas note que as 3 promessas já estão bastante cumpridas, e especialmente que todas elas são elementos de produtividade e de eficiência, e não de sustentabilidade ou de aversão ao papel em si.

É fácil entender como o papel foi virar a bandeira dessa revolução: na década de 1970 (e nas seguintes), a produção, arquivamento e distribuição de informação em papel eram processos caros – imagine quantas gavetas de arquivo de aço, quantas folhas de papel carbono e quantos envelopes seriam necessários para cuidar de toda a informação que você armazena e recebe digitalmente numa semana...

Ajuste de realidade

Só que o que era uma bandeira acabou virando para muitos a ideia central, como se o papel que circula nos nossos escritórios fosse um vilão que só cessará de causar dano quando completamente eliminado.

A realidade, entretanto, é que a eliminação do papel ainda é muito difícil para a maioria das pessoas e organizações. Você pode se recusar a armazená-lo, evitar solicitá-lo, mas é muito difícil fazer com que ele pare de chegar até você.

O fato de a matrícula na faculdade exigir cópia autenticada do diploma significa insucesso na minha redução de papel? Não, é só um indicativo de que a meta certa é outra, e pode ser melhor medida pela redução do esforço e pelo aumento da produção.

Provavelmente o dia dos escritórios sem papel chegará. Enquanto isso não acontecer, um ajuste de expectativas faz bem, e há alguns anos vem ganhando corpo um movimento de colocar o papel na proporção certa desse processo: ele é um coadjuvante, e o esforço em eliminá-lo completamente só compensa até certo ponto. (leia também: Home office sem papel pode não ser a meta certa).

Reduzindo o trânsito de papel

Digitalizar e triturar o papel que chega às suas mãos não é TÃO sustentável assim, e o esforço vale muito mais a pena quando é para reduzir a chegada de papeis: não assinando revistas e jornais em papel, optando por receber contas, boletos e contratos em forma digital até o limite legal, adotando procedimentos de assinatura digital, etc.

Mas digitalizar e triturar o papel que chega às suas mãos tem vantagens práticas quanto ao arquivamento, à facilidade de transmitir, recuperar e localizar a informação, e outras, sem contar o efeito colateral de fomentar a reciclagem do material, se você fizer o serviço completo.

E nem é tão difícil: com um bom scanner (pode ser também esta alternativa, ou mesmo a câmera do seu celular), um software de apoio (como o Evernote) e motivação suficiente, é fácil chegar lá. (leia também: Saiu o primeiro livro em português sobre o Evernote, e você deve ler)

Não deixe uma meta errada prejudicar sua motivação

Eu já estou há 3 anos na busca pelo conceito de paperless no meu home office e, embora ainda tenha pontos a avançar, já estou bem próximo ao limite de redução de papel ao meu alcance em 2013.

O boleto do condomínio continua chegando em papel, o documento do carro continua sendo uma folha, e a cada vez que preciso ir ao cartório, preciso levar um envelope de documentos variados, todos físicos. Esse número se reduz (graças a assinaturas digitais e verificabilidade on-line), mas ainda está longe de uma proximidade ao zero.

Afinal, a predominância do escritório sem papel pode estar mais longe do que a do banheiro sem papel.

Em vários casos, a conversão ao modelo dos processos de trabalho "sem papel" fez com que eu adotasse procedimentos mais trabalhosos e demorados para receber e processar as informações que chegam. Ao invés de ler, processar e colocar na pasta suspensa adequada, ao alcance das minhas mãos, eu agora leio, digitalizo e aplico OCR (quando aplicável), registro dados essenciais para permitir a fácil indexação e, caso o original tenha vindo em papel, processo e ainda trituro ou armazeno, dependendo da natureza.

A compensação vem na forma do ganho na hora de usar os dados recebidos: desde que a infraestrutura esteja disponível, eles estão disponíveis a qualquer momento, mesmo quando estou fora do escritório, são fáceis de localizar, de processar e de compartilhar.

O fato de grande parte deles não estar mais em papel é um ganho adicional (que, espero, se ampliará cada vez mais), mas usar ISSO como a principal métrica de sucesso do processo acima seria um erro, puro e simples.

Mudando MAIS hábitos

Minha biblioteca, que já ocupou 2 paredes, agora se resume a 3 prateleirinhas, complementadas por muito material digital – revistas, livros e jornais. O que eu tinha em papel está sendo, aos poucos, doado para bibliotecas que tenham interesse neles.

Todas as contas que eu posso receber digitalmente já vêm assim. Faz tempo que eu aviso pro garçom que ele não precisa imprimir a minha via do comprovante de pagamento com cartão. Já passei pela experiência de embarcar em um vôo comercial sem ter de imprimir nada – o "bilhete" era a tela do iPhone (mas tive que mostrar o RG, em papel...)

Até os documentos que eu não posso deixar de manter em papel já estão digitalizados e organizados. Mas na hora de entregar um cartão de visita, a maioria dos interlocutores ainda quer em papel. Para me matricular na pós-graduação, a faculdade ainda quer cópia (autenticada em cartório!) de um monte de papeis.

E assim por diante. As mudanças da sociedade demoram, mas ocorrem. O fato de a matrícula na faculdade exigir cópia autenticada do diploma significa insucesso na minha redução de papel? Não, é só um indicativo de que a meta certa é outra, e pode ser melhor medida pela redução do esforço e pelo aumento da produção.

Concentre-se no que pode ser alcançado, e você poderá avançar bastante. E a sustentabilidade também sai ganhando, ainda que neste caso específico seja um resultado adicional, e não o foco principal.

O currículo não basta, e a entrevista de emprego fica mais fácil quando você se prepara com a resposta para perguntas mais comuns – mas e as perguntas incomuns?

Cargos que exigem criatividade, solução de problemas, empenho, critérios éticos apurados, comunicação ágil e outros elementos de avaliação total ou parcialmente subjetiva muitas vezes exigem avaliação por meio de perguntas sem uma resposta correta, feitas para tentar entender o processo de raciocínio do candidato.

Já tratamos anteriormente de perguntas comuns em entrevistas, bem como de pegadinhas como a armadilha do silêncio e as velhas perguntas "qual seu maior defeito?" e "por que devemos lhe contratar?".

Hoje é dia de tratar de outra categoria: as que têm resposta aberta, propondo um cenário (às vezes sem uma solução prática ao seu alcance) para ver como funcionam as suas reações. São perguntas difíceis, reunidas pela consultoria inglesa Glassdoor considerando o seu grau de desafio, e são feitas na intenção de testar aspectos como:

• o raciocínio crítico,
• a forma de lidar com problemas,
• a tomada de decisões em prazo curto
• a tomada de decisões com dados insuficientes, e até mesmo
• como o candidato procura informações adicionais ou se intimida sob pressão.

Perguntas de entrevista de emprego: uma seleção

Segue uma lista de perguntas de entrevistas reais selecionadas pela Glassdoor, com comentários do Efetividade sobre alguns dos temas que o entrevistador pode estar procurando na sua resposta.

1. O que significa liderança para você? Liderança é uma palavra que expressa vários conceitos distintos, e a sua resposta permitirá identificar quais deles você prioriza, bem como a amplitude e a concisão da sua resposta, entre outras características. O mesmo poderia ser feito usando a palavra qualidade, por exemplo. (para um cargo de analista de marketing)
2. Conte-nos sobre uma ocasião em que você tenha fracassado Você vai colocar a culpa em alguém ou assumi-la? Vai falar antes da causa, da consequência ou da solução? Que emoções deixará transparecer? (para um cargo de analista financeiro)
3. O que alegra você no trabalho em uma tarde de sexta? Você usará chavões ou será original? Fugirá ao tema? Que elementos do seu mecanismo de motivação serão expostos? (para um cargo de gestão internacional em uma cadeia de supermercados)
4. O que você faria sobre a situação atual do câmbio, se fosse o ministro da Fazenda? Você sabe qual a situação atual do câmbio? E quais as medidas a respeito que competem ao ministro? Sua resposta incluirá outros elementos macroeconômicos, como a poupança e o investimento? Se você não souber, tentará enrolar? (para um cargo de anallista de riscos, em um banco)
5. O que menos lhe agrada na vaga para a qual está concorrendo? É quase um "por que devemos lhe contratar?" ao contrário. Você irá se expor e se comprometer, ou tentará ser evasivo? Você tem clareza sobre quais são as atividades do cargo, a ponto de dar uma resposta específica? (para uma vaga de gestão em empresa petrolífera).
6. Se você entrasse em uma sala cheia de pessoas com interesses diferentes, o que você faria? Você é intrépido e extrovertido, ou reservado e tímido? Falador ou calado? A resposta pode revelar muito mais do que o mero comportamento social: essa pergunta é feita a candidatos a uma vaga de analista contábil em uma empresa de auditoria, função que por natureza tem acesso a muitas informações reservadas.

   

7. Qual o critério pelo qual você avalia o seu desempenho? É similar à pergunta da definição de liderança: existem várias respostas possíveis e corretas, muitas delas são boas respostas, mas a ordem em que você as mencionar, a coerência da resposta e outros detalhes interessantes são revelados na forma como você se expressa. (para cargo de gerente de projetos em um aeroporto)
8. Descreva a decisão mais difícil pela qual você passou nos últimos 12 meses. É como a pergunta do fracasso, mas inclui o elemento da solução encontrada. Além disso, e repetindo: você vai colocar a culpa em alguém ou assumi-la? Vai falar antes da causa, da consequência ou da solução? Que emoções deixará transparecer? (para um cargo de desenvolvedor de software)
9. Como os seus subordinados descreveriam você? É uma variação do "qual seu maior defeito?". Você vai ficar só em elogios, vai tentar disfarçar algum elogio como se fosse crítica ("perfeccionista demais, muito focado em resultados, workaholic")? (para uma vaga de gestão de desenvolvimento de pessoal)
10. Você acha que a qualidade dos nossos produtos de vestuário masculino é tão boa quanto à dos produtos de utilidades domésticas? Você conhece os produtos da empresa? Sabe como encontrar critérios de comparação entre elementos de categorias tão distintas? Sua resposta será coerente? (para uma vaga de TI em uma cadeia de varejo)

As perguntas acima são "respondíveis", mas abaixo encontramos uma pequena seleção de questões em que o que está em jogo pode ser muito mais a sua atitude e a sua coerência do que a solução objetiva que for apresentada:

• Você preferiria lutar com um pato do tamanho de um cavalo, ou com 100 cavalos do tamanho de patos? (para uma vaga de vendas por atacado)
• De quantas maneiras você consegue tirar uma agulha de um palheiro? (para uma vaga de desenvolvedor Java)
• Qual é a função mais útil do Excel? (para uma vaga de analista de mercado).
• Como fazer uma girafa caber numa geladeira? (para uma vaga de vendas)
• Numa luta entre um tigre e um leão, quem venceria e por que? (para uma vaga de consultor)

Eu não gosto de perguntas assim, nem quando estou no papel de entrevistador, nem como entrevistado. Mas elas são um fato da vida de quem passa por processos seletivos, e estar preparado para elas é um diferencial.

Para ver a lista original com um total de 25 perguntas, veja o artigo 25 tough interview questions, no Telegraph. Agradecemos à leitora Maria Eugênia SPP pelo link!