Não é sem tristeza que escrevo estas linhas, mas após o e-mail recebido hoje avisando de perda de dados (e eles nem sabem quais as tarefas afetadas) nos servidores deles, chegou o dia de eu começar a procurar uma alternativa para o Wunderlist.

Faz tempo que ele é o app que uso para gerenciar minhas tarefas e pendências, mas acabei de receber um e-mail enviado aos usuários (não sei se a todos) dizendo que eles tiveram problemas de sincronização, e pedindo para que eu entre na versão web do serviço e confira o que estiver faltando, recadastrando as tarefas que eu perceber que sumiram.

Eu tolerei bastante coisa do Wunderlist em nome da expectativa que tinha de que ele ia compensar, mas perder meus dados e fazer com que o procedimento de recuperação exija conferência visual e reentrada manual é uma prova muito grande de falta de preocupação com a robustez, em uma área de aplicação em que isso não pode acontecer.

Tchau, Wunderlist. Guardarei saudades de quando você funcionava bem.

E aos leitores que, como eu, acreditaram no Wunderlist mas acharem que é hora de migrar, em breve escreverei sobre qual a ferramenta que escolherei para sucedê-lo, e como farei a migração. Aguardem!

Alternativas para o Google Reader não faltam, e continuam surgindo, mas eu já escolhi a minha, e recomendo que você faça o mesmo nos próximos dias, se for usuário do serviço que está em vias de ser descontinuado.

O Google Reader encerra suas atividades na próxima segunda-feira, e quem o usa para ler ou concentrar os feeds dos seus sites favoritos está nos últimos dias para escolher um sucessor.

Não é uma decisão que me agrada: ele me atende bem, e traz muitos leitores ao meu site todos os dias. Mas por uma série de razões o Google vai encerrá-lo, e a minha sugestão é que você não deixe de baixar seus dados via Google Takeout para o caso de ter utilidade para eles no futuro em outro serviço.

Quanto a outro serviço on-line para passar a usar no lugar do Reader, eu já escolhi o meu: é o Feedly, e a razão que sacramentou a escolha foi apenas um botão: o "importar dados do Google Reader" com um único clique na capa do site, sem nenhum preenchimento extra (a não ser que você não esteja logado na sua conta do Reader no mesmo navegador antes de realizar a operação, e aí terá que primeiro se identificar).

A interface do Feedly não é muito diferente da do Reader (a não ser que você deseje escolher as suas visualizações alternativas), mas ele tem vários serviços que o Reader não tem, ou deixou de ter ao longo dos anos, incluindo o compartilhamento fácil dos links para as notícias por uma série de serviços on-line.

Eles também tiveram o cuidado de abrir sua API para desenvolvedores externos, e assim vários apps e serviços (incluindo o IFTTT) que antes usavam o Google Reader para armazenar seus feeds estão migrando para suportar o Feedly. Além disso, no período de 3 meses desde o anúncio do fim do Reader, o Feedly passou a ter acesso diretamente pela web, e uma visão baseada apenas nos títulos, como a do serviço que está saindo do ar.

Muito bem pensado e executado, autores do Feedly!

Alternativas ao Google Reader: opções adicionais

O Feedly certamente não é a única alternativa, não faltam grandes nomes embarcando nessa transição (a AOL lançou um "Reader" anteontem, o Digg está lançando o dele, dizem que o Facebook também está fazendo o seu, o Flipboard também embarcou timidamente nessa, etc.)

Se você quiser migrar sem aguardar, aqui vai uma lista de boas opções:

• Feedly,
• Reeder,
• NewsBlur’,
• The Old Reader,
• Feedbin,
• Pulse,
• NetVibes,
• TinyTinyRSS.

Nem todos eles são similares ao Reader, e cada um deles tem seu ponto forte. Se quiser apoio na decisão, dê uma olhada neste artigo do GigaOM e no comparativo do Lifehacker, cujos leitores votaram no Feedly (com larga vantagem) como melhor opção, e no The Old Reader como 2º colocado, deixando todos os demais concorrentes bem para trás.

Atualização: o leitor Luís Santos sugeriu entusiasticamente o InoReader (que também tem importação em um único clique), e a equipe do Rolio me escreveu para indicar o seu serviço, que importa do Reader via OPML e tem integração a redes sociais.

Jon Bell descobriu uma maneira de sair da indecisão e começar logo a criar soluções. Ele é desenvolvedor e designer, duas atividades em que é muito fácil encalhar devido à dificuldade de decidir entre várias alternativas de solução para o problema em análise – mas ele encontrou uma saída.

A raiz do problema, na opinião dele (e também na minha) é que, quando uma escolha de caminho para execução oferece múltiplas opções, o segundo passo geralmente é bem mais fácil e rápido do que o primeiro.

Após identificar a situação, ele chegou a uma solução simples: a teoria do McDonald's.

Acelere a largada com a teoria do McDonald's

A teoria do McDonald's é explicada com um exemplo: Jon conta que sempre que seus amigos encalham na hora de sair para o almoço porque ninguém tem uma proposta de em que restaurante ir, ele sugere o McDonald's.

O efeito é interessante: todo mundo concorda rapidamente que o McDonald's não serve, e opções melhores de restaurante começam a surgir, como por mágica.

É como se apresentar logo de cara uma ideia sabidamente ruim quebrasse o gelo e desse início à discussão que permite que as ideias de cada um aflorem. E a suposição de Jon sobre a causa é simples: as pessoas se permitem expor suas ideias criativas para afastar ideias piores que já foram apresentadas por alguém mais.

Aplicando a teoria do McDonald's a você mesmo

A descrição original da teoria do McDonald's trata da atuação de um facilitador para dar início ao fluxo de ideias criativas de um grupo, mas ela pode ser aplicada também a encalhamentos individuais, em que você se percebe encalhado e sem conseguir dar um primeiro passo em um projeto.

A ideia do Jon é a que eu pratico: deixar de lado a intenção de fazer uma "versão 0.1" que já inclua elementos que serão aproveitados na versão definitiva do produto, e criar rapidamente a descrição de uma "versão 0.0", mesmo que com erros e sem dados suficientes.

A criação da descrição do que seria a versão "McDonald's" (a de verdade, e não a do poster da lanchonete ツ) não apenas dá o impulso para chegar mais rapidamente à primeira versão correta da ideia, como ainda pode servir para identificar as características desejáveis, a partir da análise do que faz com que a versão inicial esteja errada.

Mas atenção: a proposta é apenas descrever o que seria essa "versão 0.0", e não de fato chegar a implementá-la: não há razão para chegar a gastar recursos, e muito menos para expor usuários ou clientes à realização de uma ideia descomprometida cujo único objetivo é servir de rampa para acelerar o início das ideias certas!

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O novo pen drive da LaCie transfere dados a até 230MB/s e foi feito para resistir a um mergulho no óleo de uma panela fritando batatas ou em nitrogênio líquido, a ser atropelado por um rolo compressor no asfalto, golpeado com um facão e a cair de 10m de altura, como mostra o vídeo abaixo.

Definitivamente ele vai resistir bem a ser transportado no seu bolso junto com as chaves, ou na mochila junto com as ferramentas. E se você perdê-lo, só precisa se preocupar com o backup, porque os dados estarão protegidos por criptografia AES de 256 bits.

Ele está disponível em 2 capacidades: 32GB e 64GB, ambas tirando proveito do desempenho de portas USB 3.0, se o seu computador tiver uma (mas funcionam com as portas de gerações anteriores também). E nenhuma delas é barata, assim como não deve custar pouco a informação que você precisa proteger de condições tão extremas ツ

Eu trabalho há alguns anos com gestão estratégica e com projetos, duas áreas que exigem ir a MUITAS reuniões, e há muito aprendi que vale a pena tomar notas delas, mesmo quando não há requisito de fazer um registro oficial – e se vale a pena fazer, vale a pena fazer bem feito.

Não importa se as notas são para depois fazer uma ata, se vão para o seu arquivo pessoal, ou apenas vão servir como referência para as próximas decisões: a forma como eu registro o que é dito ao longo das reuniões não varia, e é bem simples, como veremos a seguir.

Geralmente eu uso uma boa caneta esferográfica, e uma pilha de fichas 3x5, dessas que se encontra em qualquer papelaria – embora às vezes eu use umas pré-impressas por mim como a da imagem abaixo, quando a reunião é expositiva e resolvo usar o Método Cornell:

De uma forma ou de outra, eu sigo a dica de David Allen (autor do GTD): na hora da reunião escrevo tudo que me atrai a atenção, sem qualquer preocupação com formatação, e deixo para filtrar e formatar depois, o que contribui para a análise (e fixação, se for expositiva). Assim, não é nada incomum eu sair da sala de reuniões com mais de 10 fichas rabiscadas dos 2 lados, cheias de diagramas, rasuras, abreviaturas impróprias e tudo o mais que ninguém veria em uma versão final de trabalho meu.

Além de usar papel e caneta, escrever bastante e deixar para formatar depois, o que resta é saber o que não pode deixar de ser anotado, e para isso eu tenho um modelo, que hoje é puramente mental mas já foi uma etiqueta colada na minha pasta. Toda anotação de reunião feita por mim inclui:

1. Local, data e lista de presentes (mesmo que tenham chegado no meio ou saído antes)
2. Assunto ou tema geral
3. Abertura (geralmente quem abre a reunião faz um bom resumo do que se pretende alcançar, e vale a pena anotar detalhadamente mesmo que ainda não esteja clara a utilidade)
4. Principais pontos mencionados (decisões e contextos), e por quem
5. Compromissos aceitos, e por quem
6. Próximas ações de cada compromisso, quando e por quem
7. Todas as ações cuja iniciativa ou acompanhamento caberá a mim

O último item é o que mais me interessa, naturalmente, e nele eu registro não apenas as ações que caberão a mim e foram mencionadas na reunião, mas também as que me ocorrerem a partir do que for mencionado – afinal, tem coisas que não precisam ser combinadas ou mencionadas, mas mesmo assim precisam ser executadas.

Note que, embora eu tenha numerado os itens acima, não se trata de um formulário ou de uma sequência estrita: eu anoto as ideias conforme vão ocorrendo, mas uso a lista acima para saber quais são os pontos que eu não posso deixar de anotar.

Vem funcionando muito bem, e as ocasiões em que as minhas anotações acabaram sendo cruciais para uma decisão futura são inúmeras. Recomendo!

O leitor Caio Azevedo compartilha as suas dicas de automatização do pagamento de contas e suas conclusões sobre quais comprovantes já podem ser arquivados puramente na forma digital.

No artigo de sexta-feira sobre a volta do serviço Reboleto ("Reboleto: a volta da ferramenta para gerar novo código de pagamento para boletos atrasados"), o leitor Caio Azevedo fez um comentário tão pertinente sobre a forma como ele gerencia os seus boletos e pagamentos (com base em dicas aqui do Efetividade, inclusive), que eu o convidei a expandir a ideia por meio de um breve artigo.

O resultado é o que segue, nas palavras do próprio autor/leitor e comentarista. Obrigado, Caio!

Administrando as finanças pessoais com efetividade

por Caio Azevedo, autor convidado.

Escrevo em resposta ao seu comentário no artigo publicado em seu site, com o título "Reboleto: a volta da ferramenta para gerar novo código de pagamento para boletos atrasados", sugerindo que eu descrevesse com mais detalhes o que faço para gerenciar o pagamento de contas e arquivamento de comprovantes.

Atualmente eu faço monitoramento do orçamento doméstico com uma planilha do Excel, que vem se mostrando uma ferramenta bastante eficiente, principalmente pela simplicidade que se pode implementar na montagem e no uso da planilha eletrônica.

Os registros de despesas e receitas são feitos com muita frequência, normalmente a cada 2 dias; o que me permite acompanhar a evolução de cada tipo de despesa e o saldo esperado para o fim do mês. Permite também que eu e minha esposa nos comuniquemos a fim de ajustar e reajustar as nossas decisões a respeito do destino do nosso dinheiro.

Para que todo esse sistema funcione a contento sem nos deixar tempo demais engajados na tarefa de controlar o orçamento, e permitir que vivamos calmamente, focando no que é realmente importante, o máximo de automatização é muito bem vindo.

Pagando contas

Considero que gerenciar o dinheiro está se tornando pra mim uma tarefa cada vez mais corriqueira, sem grandes preocupações, e eu acho que é isso que garante a continuidade efetiva do gerenciamento.

É nesse contexto que se insere a tarefa de pagar contas. Odeio atrasar o pagamento, porque odeio pagar multa, juros e enfrentar fila de banco. Tudo que faço é pelo internet banking.

As empresas que oferecem convênio de débito automático me dão a oportunidade de aderir prontamente ao serviço. Aquelas que não o oferecem me fazem pedir o boleto por e-mail ou acessando o site.

Se a empresa oferecer um bom desconto, como é o caso da pós-graduação lato-sensu à distância que minha esposa está cursando (oferece desconto de R$ 23,00 pelo pagamento antecipado de uma mensalidade de R$ 270,00 - o boleto vence dia 5, e o desconto é dado até o dia 4), eu agendo o pagamento para não perder o desconto. A cada agendamento eu insiro uma tarefa com data para o dia do pagamento a fim de que eu me lembre de obter o comprovante pelo internet banking.

Arquivando os recibos

E como eu arquivo os comprovantes? Em pdf, no Dropbox. Nada mais perfeito pra mim. Os arquivos são agrupados todos numa pasta só. A organização fica por conta do padrão do nome dos arquivos, assim: TIPO DE CONTA venc.aa.mm.dd.pdf. Exemplo: LUZ venc. 2013.06.05.pdf. Automaticamente as contas ficam agrupadas por tipo, em ordem crescente de data de vencimento.

Cada conta possui 2 arquivos de mesmo nome: um para o boleto e outro para o comprovante de pagamento; este fica acrescido da palavra "comprovante" antes do ".pdf".

A importância do backup

Não considero o Dropbox um backup suficiente, por isso utilizo uma ferramenta adicional: SyncBack. É um aplicativo muito eficiente para sincronizar pastas. Uso-o para manter atualizada uma cópia do Dropbox num pendrive que foi adquirido apenas para servir de backup em casa, ou seja, manter este pendrive em casa evita a descontinuidade do processo de atualização diária dos arquivos.

Por ser advogado, sei da necessidade de se manter um arquivo confiável, principalmente em relação às informações dos meus clientes. Isso me permite dizer que não é necessário manter em papel o original de quase nenhum documento. A manutenção somente da cópia dos documentos é suficiente pois no judiciário a cópia simples é o que basta.

No caso dos tributos de pessoa física também não conheço qualquer um que seja necessário guardar em papel. Caso as cobranças venham somente pelo correio, basta escaneá-las e mantê-las por 5 anos, igual a qualquer tipo de conta.

No caso do IPTU, IPVA, taxa de incêndio e taxa de lixo, a partir do momento que o imóvel ou o automóvel passar para o nome do novo proprietário, pode-se dar a ele todos os comprovantes guardados ou simplesmente jogá-los fora, inclusive os comprovantes dos pagamentos feitos dias antes da venda.

Única exceção que conheço vai para o financiamento habitacional, principalmente os de longo prazo: é bom manter o arquivo até o final do financiamento. Se o financiamento for de 25 anos, por exemplo, arquivar somente em formato digital pode ser perigoso. É muito dinheiro e muito tempo em jogo.

Augusto, acho que consegui fazer um apanhado sem sair muito do tema principal e sem me alongar demais. É um prazer contribuir.