Eu trabalho há alguns anos com gestão estratégica e com projetos, duas áreas que exigem ir a MUITAS reuniões, e há muito aprendi que vale a pena tomar notas delas, mesmo quando não há requisito de fazer um registro oficial – e se vale a pena fazer, vale a pena fazer bem feito.

Não importa se as notas são para depois fazer uma ata, se vão para o seu arquivo pessoal, ou apenas vão servir como referência para as próximas decisões: a forma como eu registro o que é dito ao longo das reuniões não varia, e é bem simples, como veremos a seguir.

Geralmente eu uso uma boa caneta esferográfica, e uma pilha de fichas 3x5, dessas que se encontra em qualquer papelaria – embora às vezes eu use umas pré-impressas por mim como a da imagem abaixo, quando a reunião é expositiva e resolvo usar o Método Cornell:

De uma forma ou de outra, eu sigo a dica de David Allen (autor do GTD): na hora da reunião escrevo tudo que me atrai a atenção, sem qualquer preocupação com formatação, e deixo para filtrar e formatar depois, o que contribui para a análise (e fixação, se for expositiva). Assim, não é nada incomum eu sair da sala de reuniões com mais de 10 fichas rabiscadas dos 2 lados, cheias de diagramas, rasuras, abreviaturas impróprias e tudo o mais que ninguém veria em uma versão final de trabalho meu.

Além de usar papel e caneta, escrever bastante e deixar para formatar depois, o que resta é saber o que não pode deixar de ser anotado, e para isso eu tenho um modelo, que hoje é puramente mental mas já foi uma etiqueta colada na minha pasta. Toda anotação de reunião feita por mim inclui:

1. Local, data e lista de presentes (mesmo que tenham chegado no meio ou saído antes)
2. Assunto ou tema geral
3. Abertura (geralmente quem abre a reunião faz um bom resumo do que se pretende alcançar, e vale a pena anotar detalhadamente mesmo que ainda não esteja clara a utilidade)
4. Principais pontos mencionados (decisões e contextos), e por quem
5. Compromissos aceitos, e por quem
6. Próximas ações de cada compromisso, quando e por quem
7. Todas as ações cuja iniciativa ou acompanhamento caberá a mim

O último item é o que mais me interessa, naturalmente, e nele eu registro não apenas as ações que caberão a mim e foram mencionadas na reunião, mas também as que me ocorrerem a partir do que for mencionado – afinal, tem coisas que não precisam ser combinadas ou mencionadas, mas mesmo assim precisam ser executadas.

Note que, embora eu tenha numerado os itens acima, não se trata de um formulário ou de uma sequência estrita: eu anoto as ideias conforme vão ocorrendo, mas uso a lista acima para saber quais são os pontos que eu não posso deixar de anotar.

Vem funcionando muito bem, e as ocasiões em que as minhas anotações acabaram sendo cruciais para uma decisão futura são inúmeras. Recomendo!

O leitor Caio Azevedo compartilha as suas dicas de automatização do pagamento de contas e suas conclusões sobre quais comprovantes já podem ser arquivados puramente na forma digital.

No artigo de sexta-feira sobre a volta do serviço Reboleto ("Reboleto: a volta da ferramenta para gerar novo código de pagamento para boletos atrasados"), o leitor Caio Azevedo fez um comentário tão pertinente sobre a forma como ele gerencia os seus boletos e pagamentos (com base em dicas aqui do Efetividade, inclusive), que eu o convidei a expandir a ideia por meio de um breve artigo.

O resultado é o que segue, nas palavras do próprio autor/leitor e comentarista. Obrigado, Caio!

Administrando as finanças pessoais com efetividade

por Caio Azevedo, autor convidado.

Escrevo em resposta ao seu comentário no artigo publicado em seu site, com o título "Reboleto: a volta da ferramenta para gerar novo código de pagamento para boletos atrasados", sugerindo que eu descrevesse com mais detalhes o que faço para gerenciar o pagamento de contas e arquivamento de comprovantes.

Atualmente eu faço monitoramento do orçamento doméstico com uma planilha do Excel, que vem se mostrando uma ferramenta bastante eficiente, principalmente pela simplicidade que se pode implementar na montagem e no uso da planilha eletrônica.

Os registros de despesas e receitas são feitos com muita frequência, normalmente a cada 2 dias; o que me permite acompanhar a evolução de cada tipo de despesa e o saldo esperado para o fim do mês. Permite também que eu e minha esposa nos comuniquemos a fim de ajustar e reajustar as nossas decisões a respeito do destino do nosso dinheiro.

Para que todo esse sistema funcione a contento sem nos deixar tempo demais engajados na tarefa de controlar o orçamento, e permitir que vivamos calmamente, focando no que é realmente importante, o máximo de automatização é muito bem vindo.

Pagando contas

Considero que gerenciar o dinheiro está se tornando pra mim uma tarefa cada vez mais corriqueira, sem grandes preocupações, e eu acho que é isso que garante a continuidade efetiva do gerenciamento.

É nesse contexto que se insere a tarefa de pagar contas. Odeio atrasar o pagamento, porque odeio pagar multa, juros e enfrentar fila de banco. Tudo que faço é pelo internet banking.

As empresas que oferecem convênio de débito automático me dão a oportunidade de aderir prontamente ao serviço. Aquelas que não o oferecem me fazem pedir o boleto por e-mail ou acessando o site.

Se a empresa oferecer um bom desconto, como é o caso da pós-graduação lato-sensu à distância que minha esposa está cursando (oferece desconto de R$ 23,00 pelo pagamento antecipado de uma mensalidade de R$ 270,00 - o boleto vence dia 5, e o desconto é dado até o dia 4), eu agendo o pagamento para não perder o desconto. A cada agendamento eu insiro uma tarefa com data para o dia do pagamento a fim de que eu me lembre de obter o comprovante pelo internet banking.

Arquivando os recibos

E como eu arquivo os comprovantes? Em pdf, no Dropbox. Nada mais perfeito pra mim. Os arquivos são agrupados todos numa pasta só. A organização fica por conta do padrão do nome dos arquivos, assim: TIPO DE CONTA venc.aa.mm.dd.pdf. Exemplo: LUZ venc. 2013.06.05.pdf. Automaticamente as contas ficam agrupadas por tipo, em ordem crescente de data de vencimento.

Cada conta possui 2 arquivos de mesmo nome: um para o boleto e outro para o comprovante de pagamento; este fica acrescido da palavra "comprovante" antes do ".pdf".

A importância do backup

Não considero o Dropbox um backup suficiente, por isso utilizo uma ferramenta adicional: SyncBack. É um aplicativo muito eficiente para sincronizar pastas. Uso-o para manter atualizada uma cópia do Dropbox num pendrive que foi adquirido apenas para servir de backup em casa, ou seja, manter este pendrive em casa evita a descontinuidade do processo de atualização diária dos arquivos.

Por ser advogado, sei da necessidade de se manter um arquivo confiável, principalmente em relação às informações dos meus clientes. Isso me permite dizer que não é necessário manter em papel o original de quase nenhum documento. A manutenção somente da cópia dos documentos é suficiente pois no judiciário a cópia simples é o que basta.

No caso dos tributos de pessoa física também não conheço qualquer um que seja necessário guardar em papel. Caso as cobranças venham somente pelo correio, basta escaneá-las e mantê-las por 5 anos, igual a qualquer tipo de conta.

No caso do IPTU, IPVA, taxa de incêndio e taxa de lixo, a partir do momento que o imóvel ou o automóvel passar para o nome do novo proprietário, pode-se dar a ele todos os comprovantes guardados ou simplesmente jogá-los fora, inclusive os comprovantes dos pagamentos feitos dias antes da venda.

Única exceção que conheço vai para o financiamento habitacional, principalmente os de longo prazo: é bom manter o arquivo até o final do financiamento. Se o financiamento for de 25 anos, por exemplo, arquivar somente em formato digital pode ser perigoso. É muito dinheiro e muito tempo em jogo.

Augusto, acho que consegui fazer um apanhado sem sair muito do tema principal e sem me alongar demais. É um prazer contribuir.

Para quem tem contas que vai pagar online, a melhor dica é pagar em dia, mas nos casos em que isso não for possível, voltou a ser possível contar com o Reboleto.

Esse serviço online, que agora retornou após ter sido tirado do ar no ano passado por pressão (jurídica) da federação dos bancos, faz algo que pode ser bem útil: você digita o número do seu boleto vencido (aquele número longo que muita gente chama de "o código de barras") e uma nova data para o vencimento, inclui juros e multa conforme as instruções, e ele fornece um novo número de boleto para que você pague com o atraso que registrou.

No ano passado os bancos levaram o Manoel Netto, criador da ferramenta, a tirar o serviço do ar. Curiosamente, logo em seguida vários deles passaram a oferecer versões "autorizadas" do mesmo serviço, voltadas aos boletos emitidos por eles mesmos.

E é isso que o Reboleto original agora oferece: o link direto para você encontrar o serviço necessário (no banco emissor do boleto) para gerar o número que permitirá pagar o boleto atrasado pela Internet na data de vencimento que você selecionar.

Costumo ser organizado com minhas contas a pagar, mas já usei os serviços do reboleto uma ou duas vezes no passado, sempre com sucesso. E se você for usar este tipo de serviço, fique atento: ele só deve alterar o último grupo de números e o dígito que fica isolado – ou seja, aquela parte do código que eu destaquei em vermelho na imagem acima, que é a que diz respeito a data, valor e dígito verificador. Os demais algarismos identificam banco, conta e outros detalhes sobre quem vai receber o seu dinheiro e, se forem alterados, você vai acabar depositando na conta errada.

A frase do título é atribuída a Winston Churchill, e eu a considero tão inspiradora a ponto de merecer um artigo só para ela.

Imagine a vida de alguém que alcançou o topo: um jogador de futebol com sucesso internacional, ou um músico de uma banda que mudou a cultura do país inteiro. Enquanto eles estão no topo, o público tende a imaginar que eles "chegaram lá", e "lá" permanecerão, pois foram tocados pelo sucesso e a vida deles está feita.

Só que, como acontece ao ganhador do BBB que gasta seu milhão de reais em 1 ano com uma sequência de maus investimentos cujos frutos ele não chega a colher, o sucesso dessas pessoas não é garantia de felicidade, e muito menos de continuidade.

Um exemplo: o jogador com sucesso internacional mencionado acima pode ter o fim do histórico Mané Garrincha, que em 1982 morreu na miséria aos 49 anos, sem deixar dinheiro nem para custear seu próprio enterro.

A miséria não é o único extremo dessa condição: às vezes um pico de sucesso prejudica a perspectiva do próximo passo como não deveria. O músico do meu exemplo acima pode ser o George Harrison que, quando os Beatles acabaram, em 1970, era um jovem de 27 anos cheio de talento mas que precisava se ajustar à realidade de que sua obra futura jamais voltaria a fazer sucesso com tanta intensidade quanto nos 10 anos anteriores.

A coragem de continuar

O guitarrista dos Beatles teve a coragem de continuar a dar vazão à sua arte até encontrar novas motivações e ajustar suas expectativas, e algumas das suas obras mais belas foram posteriores ao período como integrante da banda.

Winston Churchill, que teria dito a frase do título, também é um exemplo. Como questão menor, o líder da Inglaterra durante a 2ª Guerra Mundial é lembrado por discursos memoráveis, proferidos em uma era radiofônica, apesar de ter lutado durante a vida inteira contra seus problemas de dicção, por exemplo.

Quem é atento à História contemporânea associa Churchill à condução da Inglaterra na 2ª Guerra, assumindo o governo bem a tempo de comandar a retirada de Dunquerque, que salvou as forças britânicas sitiadas no continente europeu em 1940, e permanecendo como primeiro-ministro durante a preparação para o Dia D e depois até a vitória, em 1945.

Poucos lembram, entretanto, que na Guerra Mundial anterior ele também estava em posição de comando e teve (e assumiu) grande parte da responsabilidade pelo fracasso na Batalha dos Dardanelos, tentativa fracassada de invasão da Turquia que resultou em mais de 220.000 baixas das forças britânicas e suas aliadas.

Recuperar-se de um fracasso dessas proporções a ponto de passar a ser lembrado por sucessos posteriores é o exemplo que procuro lembrar tanto quando as coisas não estão indo bem, quanto nos períodos de sucesso que despertam a preocupação sobre como fazer com que eles perdurem.

Afinal, para usar outra frase de Churchill, o sucesso também significa estar pronto a ir de falha em falha sem perder o entusiasmo.

É possível integrar as técnicas da Produtividade Pessoal do GTD às melhores práticas do Gerenciamento de Projetos – veremos hoje como fazer, após refletir sobre o limite até onde isso vale a pena.

O leitor Gustavo M. S. enviou a seguinte questão:

Acompanho seu site Efetividade desde de 2010 e ele vem me ajudando bastante! Tenho que dar o braço a torcer aqui, sou muito agradecido a vc por me mostrar o mundo do GTD. Venho praticando GTD a 2 anos e confesso que ainda estou fazendo ajustes finos no meu sistema. Sou engenheiro de elétrico e atuo como engenheiro de projetos em uma industria de alimentos. Certo dia acompanhando um podcast ouvi que vc é pós-graduado em gerenciamento de projetos. Hoje tenho certa dificuldade em integrar o GTD com as fases do gerenciamento de projetos, assim gostaria da sua opinião sobre isso e como que vc faz esta integração.

Eu já respondi diretamente ao Gustavo, mas quero aproveitar para ampliar um pouco o tema por aqui, começando por esclarecer: o Gerenciamento de Projetos a que o Eng. Gustavo se refere é aquele mesmo sobre o qual o PMI (Project management Institute) lança seus guias de melhores práticas, incluindo o notório (entre os praticantes da área) PMBoK, um guia de conceituação e melhores práticas para gerenciar projetos.

Do ponto de vista do PMBoK, o gerenciamento de projetos é um conjunto de atividades bem definido, composto por 47 processos que se estendem ao longo de 5 fases (iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento) abrangendo 10 áreas de conhecimento (escopo, tempo, custo, qualidade, risco, comunicação, etc.).

Projetos no GTD

Acontece que o GTD também tem uma abordagem de projetos, que paira em grau de abstração bem menos definido do que o do PMBoK.

No livro Getting Things Done, que definiu o método, um capítulo inteiro (o 10) é dedicado a "Deixar os projetos sob controle", e ele começa estabelecendo a experiência do autor em relação a identificar que a dificuldade das pessoas com perfil de gerenciamento de projetos (como o Gustavo, que trabalha na área, e eu, que me especializei nela) em trazer sua abordagem para o contexto da produtividade pessoal não diz respeito ao ferramental, mas sim a lidar com o volume de dados produzido por ele.

Na prática, colocar em um gráfico de Gantt como o da imagem acima o plano de trocar de carro no final do ano, considerando prazos, orçamento, custos, quem fará o que, etc., no final das contas acaba sendo a parte fácil – afinal, na produtividade pessoal, geralmente trabalhamos sem equipe, e lidar com a quantidade de variáveis que surge nas fases de execução e acompanhamento é algo que precisa ser feito integralmente por você.

E é isso que faz muitos gráficos de Gantt de planejamento da formatura ou da festa de casamento irem para uma gaveta uma semana depois de serem feitos com todo o capricho, e jamais sair de lá: o que faz falta são as ferramentas para acompanhamento e tomada de decisões durante a execução, em caráter individual, e é isso (em complemento a ferramentas de projetos que você já domine, como os gráficos de Gantt e as declarações de escopo, por exemplo) que o GTD pode agregar.

No capítulo 10 do GTD, David Allen registra que há 2 categorias de projetos pessoais para os quais faz sentido uma abordagem especial (ou seja, diferente das demais ações do dia-a-dia): aqueles aos quais você continua a dar atenção mesmo após ter determinado quais são as próximas ações, e aqueles para os quais ideias potencialmente úteis e detalhes de suporte continuam a surgir.

Para isso, o GTD detalha o uso de uma série de técnicas de planejamento (brainstorming, organização, reuniões, coleta de informações, captura de ideias espontâneas, etc.

Baseado na sua premissa de que boas ferramentas podem não ser suficientes para causar boas ideias, mas frequentemente contribuem para elas, ele também lista um conjunto de instrumentos de escrita, de comunicação, de processamento e de suporte que podem contribuir para o resultado.

Ele destaca como importante manter uma pasta para folhas soltas (e não um caderno, bloco ou outro instrumento sequencial) para reunir as suas informações do projeto, e essa é também a minha abordagem preferida - quem me conhece profissionalmente sabe que eu passo o dia com a prancheta portátil da imagem acima, que usa fichas 3x5 (aquelas de fichamentos colegiais...), e quando chego na minha mesa, após processar, arquivo cada ficha na pasta de seu projeto.

Outra categoria de ferramenta em destaque são os editores de listas, que permitem categorizar, subdividir e refinar cada ideia até o nível que se deseja chegar – mais ou menos como se faz com um diagrama de espinha de peixe ou um mapa mental, também. Ele destaca que várias ferramentas específicas para o planejamento de projetos são rigorosas e detalhadas demais para o tipo de planejamento e execução criativos que ocorrem no nível pessoal, e eu concordo.

Fora isso, os projetos sob o enfoque do GTD são basicamente uma versão especializada das listas de próximas ações, baseando-se sempre na ideia de estar confortavel em ter, registrar e usar suas ideias e informações, habituando-se a usar construtivamente os recursos para atuar sobre resultados desejados e as pendências no caminho deles, antes de ser obrigado a fazê-lo.

Em conclusão

Dito tudo isso, vamos ao que eu respondi ao Eng. Gustavo:

Oi! Eu tomo cuidado para não misturar as coisas, senão fecha um curto e o disjuntor desarma ツ

O GTD é para a produtividade pessoal, e tem até mesmo seu enfoque próprio para projetos pessoais (com escopo bem restrito, basicamente registro e acompanhamento).

Já o Gerenciamento de Projetos como nós conhecemos (PMBoK, etc.) é para projetos que vão desde uma churrascada até a invasão de um país inimigo, e excede em muito o escopo da produtividade pessoal (ou da mera produtividade, genericamente falando).

Eu procuro não combiná-los mais do que o inevitável - se estou aplicando GP, uso as melhores práticas de GP, e se estou usando métodos de produtividade pessoal, não tento aplicar a eles os conceitos de GP. É o que te recomendo, também: alguma sobreposição é natural, mas uma teoria unificada que una produtividade pessoal e gerenciamento de projetos e chegue até ao nível operacional não me parece desejável.

E é isso: cada um na sua, aproveitando um pouco do melhor de cada um no campo do outro, mas sem exagerar na mistura, porque de modo geral eles podem funcionar melhor lado a lado do que sobrepostos.

O SweetHome é o site que eu recomendo que você visite nesta véspera de feriado: é uma bem organizada e detalhada lista dos melhores itens de cada categoria de utilidades e objetos domésticos - do saca-rolhas à mangueira de jardim, passando pelo barbeador elétrico e pela lava-louças (sempre do ponto de vista do mercado dos EUA, mas não se pode querer tudo...).

É a evolução da antiga área "Home" do The Wirecutter, também uma lista dos melhores de cada categoria, só que no mundo dos Eletrônicos. Confira! E para ler algo em português na mesma direção, visite o Casa Ztop, e deixa lá o seu recado pedindo que eles voltem a atualizá-lo ツ