Jon Bell descobriu uma maneira de sair da indecisão e começar logo a criar soluções. Ele é desenvolvedor e designer, duas atividades em que é muito fácil encalhar devido à dificuldade de decidir entre várias alternativas de solução para o problema em análise – mas ele encontrou uma saída.

A raiz do problema, na opinião dele (e também na minha) é que, quando uma escolha de caminho para execução oferece múltiplas opções, o segundo passo geralmente é bem mais fácil e rápido do que o primeiro.

Após identificar a situação, ele chegou a uma solução simples: a teoria do McDonald's.

Acelere a largada com a teoria do McDonald's

A teoria do McDonald's é explicada com um exemplo: Jon conta que sempre que seus amigos encalham na hora de sair para o almoço porque ninguém tem uma proposta de em que restaurante ir, ele sugere o McDonald's.

O efeito é interessante: todo mundo concorda rapidamente que o McDonald's não serve, e opções melhores de restaurante começam a surgir, como por mágica.

É como se apresentar logo de cara uma ideia sabidamente ruim quebrasse o gelo e desse início à discussão que permite que as ideias de cada um aflorem. E a suposição de Jon sobre a causa é simples: as pessoas se permitem expor suas ideias criativas para afastar ideias piores que já foram apresentadas por alguém mais.

Aplicando a teoria do McDonald's a você mesmo

A descrição original da teoria do McDonald's trata da atuação de um facilitador para dar início ao fluxo de ideias criativas de um grupo, mas ela pode ser aplicada também a encalhamentos individuais, em que você se percebe encalhado e sem conseguir dar um primeiro passo em um projeto.

A ideia do Jon é a que eu pratico: deixar de lado a intenção de fazer uma "versão 0.1" que já inclua elementos que serão aproveitados na versão definitiva do produto, e criar rapidamente a descrição de uma "versão 0.0", mesmo que com erros e sem dados suficientes.

A criação da descrição do que seria a versão "McDonald's" (a de verdade, e não a do poster da lanchonete ツ) não apenas dá o impulso para chegar mais rapidamente à primeira versão correta da ideia, como ainda pode servir para identificar as características desejáveis, a partir da análise do que faz com que a versão inicial esteja errada.

Mas atenção: a proposta é apenas descrever o que seria essa "versão 0.0", e não de fato chegar a implementá-la: não há razão para chegar a gastar recursos, e muito menos para expor usuários ou clientes à realização de uma ideia descomprometida cujo único objetivo é servir de rampa para acelerar o início das ideias certas!

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O novo pen drive da LaCie transfere dados a até 230MB/s e foi feito para resistir a um mergulho no óleo de uma panela fritando batatas ou em nitrogênio líquido, a ser atropelado por um rolo compressor no asfalto, golpeado com um facão e a cair de 10m de altura, como mostra o vídeo abaixo.

Definitivamente ele vai resistir bem a ser transportado no seu bolso junto com as chaves, ou na mochila junto com as ferramentas. E se você perdê-lo, só precisa se preocupar com o backup, porque os dados estarão protegidos por criptografia AES de 256 bits.

Ele está disponível em 2 capacidades: 32GB e 64GB, ambas tirando proveito do desempenho de portas USB 3.0, se o seu computador tiver uma (mas funcionam com as portas de gerações anteriores também). E nenhuma delas é barata, assim como não deve custar pouco a informação que você precisa proteger de condições tão extremas ツ

Eu trabalho há alguns anos com gestão estratégica e com projetos, duas áreas que exigem ir a MUITAS reuniões, e há muito aprendi que vale a pena tomar notas delas, mesmo quando não há requisito de fazer um registro oficial – e se vale a pena fazer, vale a pena fazer bem feito.

Não importa se as notas são para depois fazer uma ata, se vão para o seu arquivo pessoal, ou apenas vão servir como referência para as próximas decisões: a forma como eu registro o que é dito ao longo das reuniões não varia, e é bem simples, como veremos a seguir.

Geralmente eu uso uma boa caneta esferográfica, e uma pilha de fichas 3x5, dessas que se encontra em qualquer papelaria – embora às vezes eu use umas pré-impressas por mim como a da imagem abaixo, quando a reunião é expositiva e resolvo usar o Método Cornell:

De uma forma ou de outra, eu sigo a dica de David Allen (autor do GTD): na hora da reunião escrevo tudo que me atrai a atenção, sem qualquer preocupação com formatação, e deixo para filtrar e formatar depois, o que contribui para a análise (e fixação, se for expositiva). Assim, não é nada incomum eu sair da sala de reuniões com mais de 10 fichas rabiscadas dos 2 lados, cheias de diagramas, rasuras, abreviaturas impróprias e tudo o mais que ninguém veria em uma versão final de trabalho meu.

Além de usar papel e caneta, escrever bastante e deixar para formatar depois, o que resta é saber o que não pode deixar de ser anotado, e para isso eu tenho um modelo, que hoje é puramente mental mas já foi uma etiqueta colada na minha pasta. Toda anotação de reunião feita por mim inclui:

1. Local, data e lista de presentes (mesmo que tenham chegado no meio ou saído antes)
2. Assunto ou tema geral
3. Abertura (geralmente quem abre a reunião faz um bom resumo do que se pretende alcançar, e vale a pena anotar detalhadamente mesmo que ainda não esteja clara a utilidade)
4. Principais pontos mencionados (decisões e contextos), e por quem
5. Compromissos aceitos, e por quem
6. Próximas ações de cada compromisso, quando e por quem
7. Todas as ações cuja iniciativa ou acompanhamento caberá a mim

O último item é o que mais me interessa, naturalmente, e nele eu registro não apenas as ações que caberão a mim e foram mencionadas na reunião, mas também as que me ocorrerem a partir do que for mencionado – afinal, tem coisas que não precisam ser combinadas ou mencionadas, mas mesmo assim precisam ser executadas.

Note que, embora eu tenha numerado os itens acima, não se trata de um formulário ou de uma sequência estrita: eu anoto as ideias conforme vão ocorrendo, mas uso a lista acima para saber quais são os pontos que eu não posso deixar de anotar.

Vem funcionando muito bem, e as ocasiões em que as minhas anotações acabaram sendo cruciais para uma decisão futura são inúmeras. Recomendo!

O leitor Caio Azevedo compartilha as suas dicas de automatização do pagamento de contas e suas conclusões sobre quais comprovantes já podem ser arquivados puramente na forma digital.

No artigo de sexta-feira sobre a volta do serviço Reboleto ("Reboleto: a volta da ferramenta para gerar novo código de pagamento para boletos atrasados"), o leitor Caio Azevedo fez um comentário tão pertinente sobre a forma como ele gerencia os seus boletos e pagamentos (com base em dicas aqui do Efetividade, inclusive), que eu o convidei a expandir a ideia por meio de um breve artigo.

O resultado é o que segue, nas palavras do próprio autor/leitor e comentarista. Obrigado, Caio!

Administrando as finanças pessoais com efetividade

por Caio Azevedo, autor convidado.

Escrevo em resposta ao seu comentário no artigo publicado em seu site, com o título "Reboleto: a volta da ferramenta para gerar novo código de pagamento para boletos atrasados", sugerindo que eu descrevesse com mais detalhes o que faço para gerenciar o pagamento de contas e arquivamento de comprovantes.

Atualmente eu faço monitoramento do orçamento doméstico com uma planilha do Excel, que vem se mostrando uma ferramenta bastante eficiente, principalmente pela simplicidade que se pode implementar na montagem e no uso da planilha eletrônica.

Os registros de despesas e receitas são feitos com muita frequência, normalmente a cada 2 dias; o que me permite acompanhar a evolução de cada tipo de despesa e o saldo esperado para o fim do mês. Permite também que eu e minha esposa nos comuniquemos a fim de ajustar e reajustar as nossas decisões a respeito do destino do nosso dinheiro.

Para que todo esse sistema funcione a contento sem nos deixar tempo demais engajados na tarefa de controlar o orçamento, e permitir que vivamos calmamente, focando no que é realmente importante, o máximo de automatização é muito bem vindo.

Pagando contas

Considero que gerenciar o dinheiro está se tornando pra mim uma tarefa cada vez mais corriqueira, sem grandes preocupações, e eu acho que é isso que garante a continuidade efetiva do gerenciamento.

É nesse contexto que se insere a tarefa de pagar contas. Odeio atrasar o pagamento, porque odeio pagar multa, juros e enfrentar fila de banco. Tudo que faço é pelo internet banking.

As empresas que oferecem convênio de débito automático me dão a oportunidade de aderir prontamente ao serviço. Aquelas que não o oferecem me fazem pedir o boleto por e-mail ou acessando o site.

Se a empresa oferecer um bom desconto, como é o caso da pós-graduação lato-sensu à distância que minha esposa está cursando (oferece desconto de R$ 23,00 pelo pagamento antecipado de uma mensalidade de R$ 270,00 - o boleto vence dia 5, e o desconto é dado até o dia 4), eu agendo o pagamento para não perder o desconto. A cada agendamento eu insiro uma tarefa com data para o dia do pagamento a fim de que eu me lembre de obter o comprovante pelo internet banking.

Arquivando os recibos

E como eu arquivo os comprovantes? Em pdf, no Dropbox. Nada mais perfeito pra mim. Os arquivos são agrupados todos numa pasta só. A organização fica por conta do padrão do nome dos arquivos, assim: TIPO DE CONTA venc.aa.mm.dd.pdf. Exemplo: LUZ venc. 2013.06.05.pdf. Automaticamente as contas ficam agrupadas por tipo, em ordem crescente de data de vencimento.

Cada conta possui 2 arquivos de mesmo nome: um para o boleto e outro para o comprovante de pagamento; este fica acrescido da palavra "comprovante" antes do ".pdf".

A importância do backup

Não considero o Dropbox um backup suficiente, por isso utilizo uma ferramenta adicional: SyncBack. É um aplicativo muito eficiente para sincronizar pastas. Uso-o para manter atualizada uma cópia do Dropbox num pendrive que foi adquirido apenas para servir de backup em casa, ou seja, manter este pendrive em casa evita a descontinuidade do processo de atualização diária dos arquivos.

Por ser advogado, sei da necessidade de se manter um arquivo confiável, principalmente em relação às informações dos meus clientes. Isso me permite dizer que não é necessário manter em papel o original de quase nenhum documento. A manutenção somente da cópia dos documentos é suficiente pois no judiciário a cópia simples é o que basta.

No caso dos tributos de pessoa física também não conheço qualquer um que seja necessário guardar em papel. Caso as cobranças venham somente pelo correio, basta escaneá-las e mantê-las por 5 anos, igual a qualquer tipo de conta.

No caso do IPTU, IPVA, taxa de incêndio e taxa de lixo, a partir do momento que o imóvel ou o automóvel passar para o nome do novo proprietário, pode-se dar a ele todos os comprovantes guardados ou simplesmente jogá-los fora, inclusive os comprovantes dos pagamentos feitos dias antes da venda.

Única exceção que conheço vai para o financiamento habitacional, principalmente os de longo prazo: é bom manter o arquivo até o final do financiamento. Se o financiamento for de 25 anos, por exemplo, arquivar somente em formato digital pode ser perigoso. É muito dinheiro e muito tempo em jogo.

Augusto, acho que consegui fazer um apanhado sem sair muito do tema principal e sem me alongar demais. É um prazer contribuir.

Para quem tem contas que vai pagar online, a melhor dica é pagar em dia, mas nos casos em que isso não for possível, voltou a ser possível contar com o Reboleto.

Esse serviço online, que agora retornou após ter sido tirado do ar no ano passado por pressão (jurídica) da federação dos bancos, faz algo que pode ser bem útil: você digita o número do seu boleto vencido (aquele número longo que muita gente chama de "o código de barras") e uma nova data para o vencimento, inclui juros e multa conforme as instruções, e ele fornece um novo número de boleto para que você pague com o atraso que registrou.

No ano passado os bancos levaram o Manoel Netto, criador da ferramenta, a tirar o serviço do ar. Curiosamente, logo em seguida vários deles passaram a oferecer versões "autorizadas" do mesmo serviço, voltadas aos boletos emitidos por eles mesmos.

E é isso que o Reboleto original agora oferece: o link direto para você encontrar o serviço necessário (no banco emissor do boleto) para gerar o número que permitirá pagar o boleto atrasado pela Internet na data de vencimento que você selecionar.

Costumo ser organizado com minhas contas a pagar, mas já usei os serviços do reboleto uma ou duas vezes no passado, sempre com sucesso. E se você for usar este tipo de serviço, fique atento: ele só deve alterar o último grupo de números e o dígito que fica isolado – ou seja, aquela parte do código que eu destaquei em vermelho na imagem acima, que é a que diz respeito a data, valor e dígito verificador. Os demais algarismos identificam banco, conta e outros detalhes sobre quem vai receber o seu dinheiro e, se forem alterados, você vai acabar depositando na conta errada.

A frase do título é atribuída a Winston Churchill, e eu a considero tão inspiradora a ponto de merecer um artigo só para ela.

Imagine a vida de alguém que alcançou o topo: um jogador de futebol com sucesso internacional, ou um músico de uma banda que mudou a cultura do país inteiro. Enquanto eles estão no topo, o público tende a imaginar que eles "chegaram lá", e "lá" permanecerão, pois foram tocados pelo sucesso e a vida deles está feita.

Só que, como acontece ao ganhador do BBB que gasta seu milhão de reais em 1 ano com uma sequência de maus investimentos cujos frutos ele não chega a colher, o sucesso dessas pessoas não é garantia de felicidade, e muito menos de continuidade.

Um exemplo: o jogador com sucesso internacional mencionado acima pode ter o fim do histórico Mané Garrincha, que em 1982 morreu na miséria aos 49 anos, sem deixar dinheiro nem para custear seu próprio enterro.

A miséria não é o único extremo dessa condição: às vezes um pico de sucesso prejudica a perspectiva do próximo passo como não deveria. O músico do meu exemplo acima pode ser o George Harrison que, quando os Beatles acabaram, em 1970, era um jovem de 27 anos cheio de talento mas que precisava se ajustar à realidade de que sua obra futura jamais voltaria a fazer sucesso com tanta intensidade quanto nos 10 anos anteriores.

A coragem de continuar

O guitarrista dos Beatles teve a coragem de continuar a dar vazão à sua arte até encontrar novas motivações e ajustar suas expectativas, e algumas das suas obras mais belas foram posteriores ao período como integrante da banda.

Winston Churchill, que teria dito a frase do título, também é um exemplo. Como questão menor, o líder da Inglaterra durante a 2ª Guerra Mundial é lembrado por discursos memoráveis, proferidos em uma era radiofônica, apesar de ter lutado durante a vida inteira contra seus problemas de dicção, por exemplo.

Quem é atento à História contemporânea associa Churchill à condução da Inglaterra na 2ª Guerra, assumindo o governo bem a tempo de comandar a retirada de Dunquerque, que salvou as forças britânicas sitiadas no continente europeu em 1940, e permanecendo como primeiro-ministro durante a preparação para o Dia D e depois até a vitória, em 1945.

Poucos lembram, entretanto, que na Guerra Mundial anterior ele também estava em posição de comando e teve (e assumiu) grande parte da responsabilidade pelo fracasso na Batalha dos Dardanelos, tentativa fracassada de invasão da Turquia que resultou em mais de 220.000 baixas das forças britânicas e suas aliadas.

Recuperar-se de um fracasso dessas proporções a ponto de passar a ser lembrado por sucessos posteriores é o exemplo que procuro lembrar tanto quando as coisas não estão indo bem, quanto nos períodos de sucesso que despertam a preocupação sobre como fazer com que eles perdurem.

Afinal, para usar outra frase de Churchill, o sucesso também significa estar pronto a ir de falha em falha sem perder o entusiasmo.