É possível integrar as técnicas da Produtividade Pessoal do GTD às melhores práticas do Gerenciamento de Projetos – veremos hoje como fazer, após refletir sobre o limite até onde isso vale a pena.

O leitor Gustavo M. S. enviou a seguinte questão:

Acompanho seu site Efetividade desde de 2010 e ele vem me ajudando bastante! Tenho que dar o braço a torcer aqui, sou muito agradecido a vc por me mostrar o mundo do GTD. Venho praticando GTD a 2 anos e confesso que ainda estou fazendo ajustes finos no meu sistema. Sou engenheiro de elétrico e atuo como engenheiro de projetos em uma industria de alimentos. Certo dia acompanhando um podcast ouvi que vc é pós-graduado em gerenciamento de projetos. Hoje tenho certa dificuldade em integrar o GTD com as fases do gerenciamento de projetos, assim gostaria da sua opinião sobre isso e como que vc faz esta integração.

Eu já respondi diretamente ao Gustavo, mas quero aproveitar para ampliar um pouco o tema por aqui, começando por esclarecer: o Gerenciamento de Projetos a que o Eng. Gustavo se refere é aquele mesmo sobre o qual o PMI (Project management Institute) lança seus guias de melhores práticas, incluindo o notório (entre os praticantes da área) PMBoK, um guia de conceituação e melhores práticas para gerenciar projetos.

Do ponto de vista do PMBoK, o gerenciamento de projetos é um conjunto de atividades bem definido, composto por 47 processos que se estendem ao longo de 5 fases (iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento) abrangendo 10 áreas de conhecimento (escopo, tempo, custo, qualidade, risco, comunicação, etc.).

Projetos no GTD

Acontece que o GTD também tem uma abordagem de projetos, que paira em grau de abstração bem menos definido do que o do PMBoK.

No livro Getting Things Done, que definiu o método, um capítulo inteiro (o 10) é dedicado a "Deixar os projetos sob controle", e ele começa estabelecendo a experiência do autor em relação a identificar que a dificuldade das pessoas com perfil de gerenciamento de projetos (como o Gustavo, que trabalha na área, e eu, que me especializei nela) em trazer sua abordagem para o contexto da produtividade pessoal não diz respeito ao ferramental, mas sim a lidar com o volume de dados produzido por ele.

Na prática, colocar em um gráfico de Gantt como o da imagem acima o plano de trocar de carro no final do ano, considerando prazos, orçamento, custos, quem fará o que, etc., no final das contas acaba sendo a parte fácil – afinal, na produtividade pessoal, geralmente trabalhamos sem equipe, e lidar com a quantidade de variáveis que surge nas fases de execução e acompanhamento é algo que precisa ser feito integralmente por você.

E é isso que faz muitos gráficos de Gantt de planejamento da formatura ou da festa de casamento irem para uma gaveta uma semana depois de serem feitos com todo o capricho, e jamais sair de lá: o que faz falta são as ferramentas para acompanhamento e tomada de decisões durante a execução, em caráter individual, e é isso (em complemento a ferramentas de projetos que você já domine, como os gráficos de Gantt e as declarações de escopo, por exemplo) que o GTD pode agregar.

No capítulo 10 do GTD, David Allen registra que há 2 categorias de projetos pessoais para os quais faz sentido uma abordagem especial (ou seja, diferente das demais ações do dia-a-dia): aqueles aos quais você continua a dar atenção mesmo após ter determinado quais são as próximas ações, e aqueles para os quais ideias potencialmente úteis e detalhes de suporte continuam a surgir.

Para isso, o GTD detalha o uso de uma série de técnicas de planejamento (brainstorming, organização, reuniões, coleta de informações, captura de ideias espontâneas, etc.

Baseado na sua premissa de que boas ferramentas podem não ser suficientes para causar boas ideias, mas frequentemente contribuem para elas, ele também lista um conjunto de instrumentos de escrita, de comunicação, de processamento e de suporte que podem contribuir para o resultado.

Ele destaca como importante manter uma pasta para folhas soltas (e não um caderno, bloco ou outro instrumento sequencial) para reunir as suas informações do projeto, e essa é também a minha abordagem preferida - quem me conhece profissionalmente sabe que eu passo o dia com a prancheta portátil da imagem acima, que usa fichas 3x5 (aquelas de fichamentos colegiais...), e quando chego na minha mesa, após processar, arquivo cada ficha na pasta de seu projeto.

Outra categoria de ferramenta em destaque são os editores de listas, que permitem categorizar, subdividir e refinar cada ideia até o nível que se deseja chegar – mais ou menos como se faz com um diagrama de espinha de peixe ou um mapa mental, também. Ele destaca que várias ferramentas específicas para o planejamento de projetos são rigorosas e detalhadas demais para o tipo de planejamento e execução criativos que ocorrem no nível pessoal, e eu concordo.

Fora isso, os projetos sob o enfoque do GTD são basicamente uma versão especializada das listas de próximas ações, baseando-se sempre na ideia de estar confortavel em ter, registrar e usar suas ideias e informações, habituando-se a usar construtivamente os recursos para atuar sobre resultados desejados e as pendências no caminho deles, antes de ser obrigado a fazê-lo.

Em conclusão

Dito tudo isso, vamos ao que eu respondi ao Eng. Gustavo:

Oi! Eu tomo cuidado para não misturar as coisas, senão fecha um curto e o disjuntor desarma ツ

O GTD é para a produtividade pessoal, e tem até mesmo seu enfoque próprio para projetos pessoais (com escopo bem restrito, basicamente registro e acompanhamento).

Já o Gerenciamento de Projetos como nós conhecemos (PMBoK, etc.) é para projetos que vão desde uma churrascada até a invasão de um país inimigo, e excede em muito o escopo da produtividade pessoal (ou da mera produtividade, genericamente falando).

Eu procuro não combiná-los mais do que o inevitável - se estou aplicando GP, uso as melhores práticas de GP, e se estou usando métodos de produtividade pessoal, não tento aplicar a eles os conceitos de GP. É o que te recomendo, também: alguma sobreposição é natural, mas uma teoria unificada que una produtividade pessoal e gerenciamento de projetos e chegue até ao nível operacional não me parece desejável.

E é isso: cada um na sua, aproveitando um pouco do melhor de cada um no campo do outro, mas sem exagerar na mistura, porque de modo geral eles podem funcionar melhor lado a lado do que sobrepostos.

O SweetHome é o site que eu recomendo que você visite nesta véspera de feriado: é uma bem organizada e detalhada lista dos melhores itens de cada categoria de utilidades e objetos domésticos - do saca-rolhas à mangueira de jardim, passando pelo barbeador elétrico e pela lava-louças (sempre do ponto de vista do mercado dos EUA, mas não se pode querer tudo...).

É a evolução da antiga área "Home" do The Wirecutter, também uma lista dos melhores de cada categoria, só que no mundo dos Eletrônicos. Confira! E para ler algo em português na mesma direção, visite o Casa Ztop, e deixa lá o seu recado pedindo que eles voltem a atualizá-lo ツ

Desde que aprendi (e compartilhei com vocês) a dica de uma comissária de bordo para fazer caber em uma malinha de bordo roupa suficiente para 10 dias de viagem a serviço, nunca mais tive dificuldade em arrumar as malas – mas a "nova" dica que veremos hoje torna ainda mais prático o resultado, e serve também para guardar camisetas no roupeiro ou gaveteiro.

A dica anterior, baseada no relato da comissária Heather Poole, se baseia em enrolar cada uma das peças, e de fato faz caber – sem estragar nem deixar vincado – todas as peças acima na mala que aparece na foto.

Mas a dica de hoje acrescenta um elemento estrutural importante: as camisetas passam a formar uma dobradura que as mantêm enroladas, também sem vincar, e reduz ainda mais o uso de espaço por elas.

A imagem acima mostra o resultado da minha primeira tentativa, em uma camisa tamanho GG, sem tentar apertar. O resultado lembra, dependendo do ângulo, um pastel oriental ou um estojo escolar de canetas, mas o interessante é que você pode jogá-lo para o alto, deixar cair, jogar em uma gaveta e ele não se desfaz – e mesmo assim não vinca o tecido.

Eu disse que é uma "nova" dica porque eu a aprendi ontem (graças ao LifeHacker), mas consta que é usada e ensinada há bastante tempo, em círculos militares, para uso operacional.

E o uso militar faz sentido: é fácil, rápido de fazer e de desfazer, eficaz e economiza espaço.

É bem difícil detalhar o procedimento, mas o resumo é: estende a camiseta, dobra as mangas para dentro, dobra 2 vezes no sentido da altura (cada lado em direção ao centro, com sobreposição), dobra para trás a parte de baixo (uma aba de 1/4 da altura), enrola a partir da gola (até a base), e usa a aba que vai se formar para envolver o restante, como usualmente se faz com meias.

Check out How to Fold a Shirt Military Style. Save Space and Room by Jolie Lopez on Snapguide.

Compliquei? Imagino que sim, mas o snapguide tem um passo-a-passo ilustrado com 12 fotos que vai facilitar. Já adotei, e recomendo. Confira!

Os anos passam e continuamos expostos a apresentações com dezenas de slides, textos gigantes, transições demoradas e deixando a parte importante para o final – reunindo assim uma coleção de obstáculos entre o público e a conclusão desejada.

Já tratamos algumas vezes do assunto, incluindo a meta dos 10/20/30 (10 slides, 20 minutos, nenhuma fonte menor que 30) definida pelo investidor Guy Kawasaki que vimos no artigo Os sete pecados capitais do Powerpoint, mas o fato é que ainda há gente que avalia o material de apresentação pelo volume de informação que consegue fazer constar nele mesmo, como se fosse uma apostila, e não como material de apoio à exposição pelo palestrante ou apresentador.

Você, leitor do Efetividade, provavelmente já faz ou prefere apresentações melhores do que a maioria, e talvez (assim como eu) sirva como consultor informal de outros apresentadores na hora de preparar as apresentações deles, e sofra pela insuficiência de argumentos para os convencer de que slide não é apostila, nem resumo – e que os slides que eles vêem em outras apresentações sonolentas não servem como termo de comparação.

Hoje comentarei, portanto, sobre as 5 regras para escapar de slides realmente ruins, evitando assim a Morte por Powerpoint. Elas foram propostas na década passada por Seth Godin, autor de vários best-sellers sobre liderança, marketing e a maneira como ideias são disseminadas.

Apresentações efetivas: 5 regras simples

As 5 regras a seguir foram propostas por Seth Godin, e seguem com meus comentários, e a ressalva: são metas, e não mandamentos; é preciso saber onde e quando quebrá-las, mas isso não deve ocorrer em todo slide de toda apresentação.

Não mais do que 6 palavras em cada slide. Eu iria além: 6 de título, 6 de subtítulo. Mais do que isso, e o slide servirá para informar ao público o que o apresentador falará nos próximos minutos, dando a eles o ensejo de checar seu e-mail no smartphone, em vez de observar aquilo que o autor deixou para transmitir pela eloquência e emoção.

Nada de imagens cafonas. Os cliparts que acompanham o seu pacote de ferramentas de escritório são reconhecíveis a quilômetros de distância e transmitem a ideia de que o que está sendo apresentado é tão clichê que pode ser representado por eles. Imagens mal redimensionadas, mal posicionadas, etc. também geram adjetivos sobre a sua mensagem. Se necessário, peça ajuda, e sempre recorra a bancos de imagens com qualidade profissional.

Sem transições entre slides. A tela girando, dissolvendo, fazendo barulhos e apresentando os mais belos (ou mais bregas) efeitos visuais entre um slide e outro, serve para distrair, para atrair os olhos para o slide (e não para você), e para atrasar a chegada da próxima ideia, em troca de nenhum efeito positivo para a transmissão da sua ideia.

Use os efeitos sonoros apenas para o bem. Os efeitos que vêm como exemplo com a sua ferramenta transmitem a mesma sensação que os cliparts dela, e nem todo auditório está apto a reproduzir sons com qualidade mas, se você quiser usar sons, use poucos, em momentos estratégicos, e voltados a transmitir uma emoção, não um lembrete ou um despertador.

Não distribua versão impressa dos seus slides. Bons slides só funcionam como apoio à sua apresentação. Ao invés de imprimi-los, imprima um breve documento com o texto que você DEIXOU DE INCLUIR nos seus slides, para distribuir ao final.

Seguindo essas regras, a definição de sucesso é fácil de compreender: cada novo slide transmite uma reação emocional (surpresa, etc.) à plateia, seguida da curiosidade em saber como aquela imagem e título serão encaixadas nas palavras do apresentador. As palavras servirão para fixar a imagem, e a força com que a imagem será armazenada na memória depois servirá para ajudar a lembrar da sua mensagem. Vitória tripla!

Atualização do meu gerenciador de tarefas preferido oferece tags, novos atalhos de teclado e mais desempenho.

O Wunderlist é o app que eu uso para gerenciar minha lista de pendências e tarefas, como parte da minha estrutura de produtividade pessoal, mas há vários pontos em que ele poderia melhorar – e desde o lançamento da versão 2 ele vem caminhando passo a passo nessa direção.

A atualização da tarde de hoje está disponível inicialmente no acesso ao Wunderlist pela web, mas em breve estará disponível em todas as plataformas suportadas pelo serviço: Mac, iPhone, iPad, Android e Windows.

A principal novidade é o suporte a #tags, adotando a mesma convenção das hashtags do Twitter: um símbolo de sustenido em frente a uma palavra no título da tarefa tranforma essa palavra em uma tag, e clicando nela você verá imediatamente todas as tarefas com a mesma tag. Simples, prático e útil.

Além disso, a nova versão tem também suporte a atalhos de teclado configuráveis pelo usuário para acesso direto às Smart Lists, e considerável ganho de desempenho na exibição e processamento de tarefas.

O scanner portátil WorkForce DS-30 digitaliza seus documentos com categoria, e tem um diferencial especial: a Epson o distribui oficialmente aqui no Brasil.

No final do ano passado compartilhei com vocês como o scanner Doxie Go foi o upgrade ideal para os meus esforços de escritório sem papel – ele é leve, sem fio, tem bateria fácil de recarregar e que dura semanas, envia os documentos para o computador via Wi-Fi e grava uma cópia num cartão SD local, produz imagens de qualidade mais do que suficiente e é bem fácil de operar.

Mas no mesmo artigo eu notei um aspecto nada positivo: o Doxie Go (imagem acima) não é fácil de encontrar no Brasil (o meu foi comprado em uma viagem aos EUA), e não há muitos concorrentes disponíveis com características similares no mercado local.

Foi por isso que fiquei contente ao ser avisado pelo Henrique, do blog vizinho Ztop (recomendo!), de que o Mário Nagano havia publicado seu review, detalhado como de hábito, do scanner portátil Epson WorkForce DS-30:

pra @garotasemfio e @augustocc // Review: scanner portátil Epson WorkForce DS-30ztop.com.br/review-scanner… via @ztopztop

— Henrique Martin (@henriquemartin) May 17, 2013

Ele faz o básico, mas não tão bem quanto o Doxie Go, a julgar pelo review do Nagano (que deu nota final 7,5 para o produto).

Só que o scanner portátil Epson WorkForce DS-30 tem um diferencial que pode ser importantíssimo: a Epson o distribui oficialmente no Brasil, ao preço (recomendado) de R$ 649. Sim, curiosamente é bem mais caro do que uma multifuncional com scanner, e isso também acontece com os scanners portáteis no mercado dos EUA.

Um trecho do resumo final do artigo complementa bem a descrição: "O que é legal? Simples de usar, dispensa o uso de tomada, ótimo pacote de programas inclusos, permite enviar documentos diretamente para a nuvem. O que é imoral? Não digitaliza livros ou qualquer impresso encadernado. Não é a melhor solução para digitalizar fotos — especialmente aquelas impressas em papel glossy."