Muito do que se escreve nos livros e métodos de produtividade pessoal se baseia em um mesmo pequeno conjunto de ferramentas e técnicas simples e fáceis de usar: lista de tarefas atualizada, base de informações completa, ambiente de trabalho organizado, e bom uso dos instrumentos de trabalho.

O alvo apresentado por seus autores às vezes vai além do que desejamos, sendo frequentemente comparado a um grau avançado de iluminação Zen, em que a técnica faz o dia de trabalho fluir, com tudo se encadeando ao seu redor, as demandas encontrando as ferramentas necessárias no momento certo, e cada movimento produzindo um resultado valioso.

Mas nem sempre queremos ir tão longe, e às vezes bastam poucos primeiros passos bem feitos para pegar o impulso necessário ao ganho de produtividade desejado para fazer com que as tarefas que você já desempenha hoje passem a ficar prontas mais rapidamente e com menos esforço, liberando assim mais tempo para produzir mais, para fazer outra coisa que seja do seu interesse, ou mesmo para investir no desenvolvimento e qualidade de vida da sua família.

Colocar essa ideia em prática não envolve mágica nem teorias complicadas, e as 4 ferramentas ou técnicas a seguir podem ajudar a compor o seu próprio método de produtividade pessoal descomplicada!

Lista de pendências

Uma lista com todas as suas tarefas pendentes é a ferramenta essencial de boa parte dos métodos de produtividade pessoal, e não é sem motivo: ter a visão de tudo o que está pendente (geralmente excluindo os itens que têm data e horário certo, que residem em uma Agenda de Compromissos) é o que permite priorizar e escolher tarefas, saber quando acelerar ou não, e quando é hora de começar a rejeitar e selecionar melhor novas atividades!

Pode ser um bloco de papel, um software que veio instalado no seu celular, um site ou um app como o Wunderlist: cada usuário tem sua preferência, e não há problema em testar várias, desde que algum dia se chegue a uma conclusão e se adote algo definitivamente ツ

Existem várias formas de criá-las e priorizá-las: mantendo uma lista unificada, removendo para uma lista à parte as tarefas escolhidas para aquele dia (como no ZTD), dividindo o dia em fatias e atribuindo cada uma delas a uma tarefa da lista (como no Pomodoro), e mais, e cada uma delas atende a um perfil de uso.

Eu diria que há algo em comum entre todas: a ênfase em ir marcando o completamento de cada tarefa ao longo do dia, não apenas porque oferece oportunidade de colocar o restante do dia em perspectiva, mas também porque é um grande motivador a produzir mais.

Base de conhecimento

Quem não registra o que aprendeu geralmente acaba condenado a precisar pesquisar tudo de novo, e isso inclui não apenas o que lemos ou estudamos, mas também o conhecimento adquirido ao resolver um problema ou completar uma nova tarefa.

Mesmo quem tem excelente memória está exposto a chegar ao seu limite, e tem a ganhar pela adoção de um conjunto de ferramentas que permita registrar suas informações e acessá-las quando a demanda chega.

Este é outro aspecto em que o uso do papel é possível (com vantagem para os arquivos de pastas suspensas), mas ferramentas digitais como o Evernote, o Instapaper e uma infinidade de apps de anotações e referências podem ser bem empregadas.

Em sentido mais amplo, podemos considerá-las também como Base de Informações, e incluir na mesma categoria ferramentas especializadas, como as de Contatos por exemplo.

Organização do ambiente

Definir a organização ideal do ambiente considerando o seu método de trabalho é essencial, e mantê-lo organizado ao longo de cada dia de atividade é o desafio. Se você precisa "arrumar a bagunça" regularmente, pode ser um indicativo de que a organização atual não é adequada, e induz ao acúmulo e à perda e não ao armazenamento e à disponibilidade dos seus objetos de trabalho.

A vovó já dizia: ’um lugar para cada coisa, e cada coisa em seu lugar". Mas quando o foco é a eficiência, é preciso ir além e escolher "o lugar ideal" para cada objeto, não apenas para que ele esteja à mão no momento do uso, mas também para que não atrapalhe o uso de outros objetos, que é a razão mais comum de ele acabar sendo movido ou ficando inacessível.

Arrumar o ambiente de trabalho como se projeta uma cabine de avião, começando pelo que tem uso mais frequente e crítico (e por isso deve ficar nos locais mais privilegiados) é uma das respostas mais comuns, mas há mais elementos a considerar além da mesa de trabalho, do arquivo de documentos, dos armários e gavetas para referências e ferramentas, e dos instrumentos de produção e comunicação: é necessário pensar na iluminação, conforto térmico, postura, local para receber clientes/parceiros e mais.

Domínio das ferramentas

Muito tempo pode ser perdido todos os dias por não saber ou não se acostumar a usar melhor as ferramentas que estão à disposição.

Isso vale para o computador nosso de cada dia, no qual podemos ganhar tempo aprendendo os atalhos de teclado, as formas de integrar dados entre aplicativos, de gerar relatórios com as informações melhor agrupadas sem esforço adicional, de organizar os arquivos no disco de forma a facilitar a localização e uso posteriores, etc.

Mas também vale para quase tudo o que fazemos no trabalho: técnicas para reuniões mais rápidas (e produtivas), ou mesmo para suprimir as reuniões; maneiras de aproveitar o tempo que seria perdido em engarrafamentos, ou mesmo de reduzir os deslocamentos; ou até a redução do arquivamento de papeis e o uso eficiente do telefone e do e-mail, entre tantas outras ferramentas com as quais passamos os nossos dias.

Em um sentido mais amplo, vale também para nossos processos mentais e fluxos de trabalho: identificar os estímulos que ajustam os processos de criação, os momentos do dia em que a comunicação flui melhor, o que motiva e o que faz empacar.

Tudo junto e misturado

A eficiência como um objetivo pode ser limitante e até escravizante, pois na experiência individual é muito difícil encontrar processos perfeitamente otimizados, que não possam ficar um pouco mais rápidos ou usar um pouco menos de algum recurso para produzir o seu resultado – e a partir de um certo limite, o custo para continuar a ganhar eficiência pode ficar acima do benefício que esta eficiência adicional trará.

Mas a eficiência como um meio de atingir um fim que lhe interesse (seja produzir mais no mesmo período e assim ganhar mais, seja terminar mais cedo o que já produz hoje e assim ter mais tempo para o lazer, e as várias outras combinações) pode ser um grande fator de incentivo ao desempenho.

É nesse sentido que as ferramentas e técnicas mencionadas acima permitem, quando combinadas e ajustadas ao seu uso e às suas condições, aproveitar melhor o tempo dedicado às atividades que interessam a você, seja para produzir mais ou para ter a liberdade de escolher fazer outra coisa.

Incorporá-las à sua rotina exige algum esforço até a criação do hábito, mas o resultado alcançado é o que continuará motivando o seu uso, desde que você dê o primeiro passo e consiga completar a fase de adaptação a uma vida em que você sabe o que precisa ser feito, onde estão as informações e outros recursos necessários a respeito, e domina o uso das ferramentas e técnicas que permitem fazer o seu trabalho mais rapidamente, melhor e com menos esforço ツ

As cestas de Natal, que por esta semana já começaram a chegar aos supermercados do Brasil, são um brinde comum de final de ano que as empresas e empregadores costumam oferecer às equipes, apropriadas à época e com uma série de adequações ao perfil de cada público: desde as que são entregues em um balde ou bacia cuja utilidade perdura muito tempo após o consumo do último pêssego em calda, até as feitas exclusivamente com produtos de luxo ou importados.

Motivações e compensações à parte, geralmente é uma medida simpática e que promove reflexões positivas tanto da parte de quem distribui como da que recebe. Pessoalmente tenho o hábito de oferecer cestas de Natal a pessoas que não são meus funcionários mas trabalham para meu benefício durante todo o ano, e simpatizo com esta tradição, especialmente quando vem acompanhada de outras atitudes positivas que a complementem e estejam adequadas ao espírito típico do período.

Mas eu já trabalhei em empresas que mantinham a tradição de distribuir este mimo, e lembro bem de um outro lado, no qual é trabalhoso obter, armazenar e distribuir as cestas, e a equipe responsável acabava ainda exposta a reclamações de gente que não aprova a distribuição de uma bebida alcoólica junto com o presente desta data, que não gosta de abacaxi em calda e quer trocar por outra que venha com figo, que reclama porque o panetone está amassado e o papai noel de chocolate veio derretido (algo lamentavelmente comum nesta época do ano), etc.

Uma solução diferente

Tudo isso é simplesmente a natureza humana em operação, e todos sabem disso (e no ano seguinte farão de novo), mas neste ano a empresa Ticket propôs algo diferente, que pode ser uma solução para quem quer dar o brinde para seus colaboradores mas não tem compromisso com a ideia de uma cesta de Natal previamente montada: o Ticket Alimentação Natal.

A ideia é simples: o brinde é substituído por um cartão especial que tem todos os requisitos de um ticket alimentação usual, mas é específico para a ocasião, emitido para cada colaborador no valor que a empresa definir, e que permite a cada um deles ir montar no supermercado uma cesta como preferir, sem as velhas pendengas do figo X pêssego ou da rejeição à inclusão da garrafa de bebida para brindar na ceia.

A natureza humana não muda, e continuará a haver os insatisfeitos, que prefeririam receber produtos pré-escolhidos a lidar com a sua própria escolha, ou os que prefeririam a sua parte em dinheiro vivo ("o salário eles não aumentam, né!"), ou ainda os que criticarão o que os colegas farão com os tickets deles.

Eu testei um

Eu recebi um ticket para testar, e aprovei: funciona como eu esperava, e a sensação de fazer compras com o ticket natalino não era a mesma de fazer compras com o ticket-alimentação nosso de cada dia, que era o que eu temi a princípio.

Gostaria de poder testar o outro lado da moeda, que seria distribuir o Ticket a algumas dezenas de trabalhadores e analisar a reação, mas isso fica para outra hora ツ

De qualquer forma, a minha visão é de que a maioria dos funcionários que receberem ficará mais satisfeita podendo fazer suas próprias escolhas sobre o conteúdo da cesta de final de ano, e que aquela equipe que no ano passado precisou se desdobrar para obter, armazenar e distribuir as cestas físicas poderá agora cumprir seu objetivo com menos esforço.

Recomendo, portanto, uma boa olhada no Ticket Alimentação de Natal – quem sabe é a solução ideal para a sua equipe?

E aproveito para parabenizar à Ticket, que por meio de uma ação de marketing bem colocada me trouxe ao conhecimento este novo serviço, que me parece uma boa ideia que assim acabou compartilhada (porque eles me encontraram e eu gostei do produto - este não é um "publieditorial"...) com aqueles entre vocês que estão em posição de considerar distribuir brindes de Natal a suas equipes!

Quando o ar condicionado e a praia não são opções, as 5 dicas a seguir podem ajudar a refrescar o quarto, o escritório e outros ambientes e reduzir o desconforto até para dormir no calor, aproveitando a estação que no calendário ainda nem chegou!

Vamos às dicas de como refrescar no calor, e mais sugestões para lidar com a chegada do calor tropical.

1. Como refrescar o quarto com um ventilador ao contrário: à noite, se a temperatura da rua estiver mais fresca que a do seu quarto, como é comum, experimente colocar um ventilador na janela - mas apontando para fora, ao contrário do que normalmente se faz. Devido aos efeitos físicos envolvidos, jogar o ar quente do quarto para fora geralmente é mais rápido e eficaz do que jogar o ar fresco da rua para dentro.
    

2. Spray refrescante caseiro: mantenha na geladeira um borrifador (deve ter na seção de jardinagem do seu hipermercado favorito) com água pura. Quando precisar se refrescar rapidamente, borrife-se (sem encharcar! senão o efeito a médio prazo será pior) com um pouco de água fria, começando pelos pés ou pelos pulsos (para aproveitar um efeito positivo da circulação sanguínea). Tanto a temperatura da água quanto o efeito da evaporação dela farão bem. Com um pouco de procura em lojas de artigos de praia, você encontrará um borrifador integrado a um mini-ventilador movido a pilhas, que por aqui faz diferença mesmo se a água estiver na temperatura ambiente.
    

3. Tome banho com alguma janela aberta: a saturação causada pelo vapor do chuveiro preso no ambiente impede todos os outros mecanismos naturais que o seu corpo poderia usar para reduzir a sensação do calor com base na evaporação.
    

   

4. Ventilador de mesa: uso há anos um ventilador USB. Quando é necessário usar o computador no calor, poder apontar um mini-ventilador para o meu rosto reduz rapidamente a sensação de desconforto. É barato, fácil de encontrar, e basta plugar e já estará funcionando. É possível encontrar também um ventilador elétrico de mesa (tenho um em casa, da marca FAME, comprado há 3 anos e funciona bem) de baixo consumo (15W), que serve para a mesma aplicação, embora gere um pouco mais de vento e dispense o computador ツ [Vale lembrar que um ventilador sozinho não reduz a temperatura ambiente, apenas tendo efeito sobre a sensação térmica.]
    

5. Como refrescar rapidamente: se o que você precisa é se refrescar rapidamente, coloque em uma bandeja um saco plástico bem fechado, contendo vários cubos de gelo, e posicione-a em frente a um ventilador ligado e apontado para você. Não conseguirá refrescar um ambiente, mas pode fazer você se sentir melhor. Tenha *cuidado* com a água que vai se formar, especialmente evitando que ela se combine à eletricidade do aparelho ou se espalhe.
    

   

6. Comida de verão: além de se hidratar bastante ingerindo líquidos (especialmente os sem álcool, sem cafeína e sem adição de açúcar), vale a pena incluir na dieta mais itens fáceis de digerir, especialmente as saladas e as frutas - com bônus extra se você escolher as que contêm bastante líquido, como a melancia, por exemplo. Para vencer o calor não é preciso dispensar completamente o churrasco e a feijoada, mas o ideal é reservá-los para momentos em que você não terá que enfrentar o calor logo depois!
    

7. Como dormir no calor: o "método egípcio" envolve duas toalhas grandes, uma seca e outra que você deve molhar e depois torcer (ou passar rapidamente pelo ciclo de centrifugação da máquina de lavar) para que não fique encharcada, senão não funciona. A toalha seca é colocada na cama como se fosse uma colcha, e com a toalha úmida você se cobre. Enquanto a umidade estiver evaporando, a sua sensação térmica será melhor do que a da temperatura do ambiente. Quando ela secar, é só remover, mas aí você já terá conseguido o mais difícil, que é fazer o sono surgir numa noite quente demais.

O artigo "23 ways to beat the heat", do Real Simple, também tem uma boa coleção de dicas para melhor enfrentar o calor.

Ir de bicicleta para o trabalho é uma prática que pode ser saudável, ecológica, socialmente responsável, sustentável, econômica e até representar menos tempo de deslocamento, dependendo das condições de trânsito de onde você mora e trabalha.

Mas há alguns custos e riscos a considerar, e dificuldades que se multiplicam quando o empregador não oferece as condições mínimas que podem estar a seu alcance, na forma de um lugar seguro para guardar as bicicletas, um vestiário com chuveiro, e armários para guardar o capacete, as roupas e outros equipamentos durante o expediente.

Pensando nisso, os pessoais do Transporte Ativo e do Mountain Bike BH prepararam um verdadeiro manual, disponível para download, para pedalar ao trabalho, cujos detalhes veremos a seguir.

O guia De bicicleta para o trabalho - o que você precisa saber, o que sua empresa pode fazer (cópia local) apresenta, em 62 páginas ilustradas, o ponto de vista do ciclista e do empregador.

Para o ciclista, são apresentadas as razões para ir pedalando, as respostas a algumas desculpas clássicas, os recursos de segurança, e até formas de promover (junto aos colegas e à empresa) o hábito de ir de bicicleta para o trabalho.

Para o empregador estão apresentados argumentos a favor de dar as condições para que os empregados venham de bicicleta, e os detalhes de um programa de 5 passos que consiste em descobrir os benefícios, melhorar as instalações físicas (ou mediar um convênio com algum vizinho que as tenha), fomentar uma cultura favorável à bicicleta, oferecer incentivos e comemorar os avanços ツ

Ao final, um capítulo mostra o que outros indivíduos e organizações mundo afora estão fazendo pela melhoria das condições do uso da bicicleta como meio de transporte em suas empresas, para inspirar.

Hoje vou a pé para o trabalho, mas durante um bom tempo eu ia de bicicleta, e chegava muito mais rapidamente do que se usasse o transporte público. Recomendo a leitura e disseminação do guia preparado pelo Transporte Ativo.

Boa leitura e boas pedaladas!

Procrastinação é o ato ou hábito de deixar as tarefas para depois, e com frequência abordo aqui um dos seus elementos-chave motivacionais, que é a importância (e dificuldade) de dar o primeiro passo. Depois que uma tarefa já está em andamento, fica bem mais fácil dar continuidade a ela.

Mas existe outra causa importante e comum: não deixar "cair a ficha" da relação que há entre um efeito desejado, a tarefa que conduz a ele, e o esforço necessário para que esta tarefa inicie e se complete.

Líderes não são pessoas que têm essa palavra no currículo, mas sim são pessoas determinadas a assumir a responsabilidade pelo que acreditam que precisa ser feito para chegar ao resultado que procuram. Entre suas características está a resiliência, competência de quem está mais apto a superar obstáculos e mudanças no seu caminho sem sofrer danos.

É possível colocar-se no papel de líder até mesmo no que diz respeito a objetivos eminentemente pessoais (como perder peso, entrar na faculdade ou obter uma promoção), assumindo a responsabilidade pelo esforço necessário para alcançá-los, e é sobre isso que falaremos a seguir.

Qualquer estudante de Administração passa anos vendo, em diversas cadeiras, como é difícil lidar com a resistência a mudanças, natural nos seres humanos e esperada até mesmo quando a mudança é para melhor. O rock brasileiro sintetizou isso em um verso de música da banda Blitz, já em 1984: "todo mundo quer ir pro céu, mas ninguém quer morrer".

Em um mundo cada vez mais imediatista e exposto, é cada vez mais visível que as pessoas sabem que para ter o peso que desejam precisam comer menos e fazer mais exercícios; que para se capacitar precisam estudar mais profundamente um número maior de assuntos; que para poder adquirir o produto dos seus sonhos precisam renunciar a várias outras despesas por um bom tempo – mas, mesmo querendo a melhoria e sabendo o caminho, elas não fazem o que precisa ser feito.

Todo mundo quer o resultado, mas ninguém quer fazer o esforço

Coletivamente isso funciona de modo parecido: todo mundo quer melhor tratamento de esgoto, centros de reciclagem de lixo, prisões mais humanas e reformadoras, e acolhida para os desabrigados – mas comunidade nenhuma quer ser o abrigo das usinas, aterros, presídios e abrigos que são a solução natural para essas questões.

São 2 faces de um mesmo fenômeno: querer aprender um idioma mas rejeitar estudá-lo, querer tratamento de esgoto mas fazer passeata contra a instalação da usina no seu bairro. Ambos se resumem em "quero a solução, mas vou deixar a mudança necessária para depois" – ou seja, procrastinação.

No aspecto coletivo talvez não haja solução ao seu alcance, mas pense em quantas pendências você está deixando para depois, talvez sem notar: economizar para fazer a viagem que deseja, estudar o assunto que quer aprender, buscar a certificação que lhe permitirá avançar na carreira, economizar para comprar um imóvel ou um carro, entrar em forma para ter saúde (ou para o verão), etc.

Você precisa identificá-las, priorizá-las, planejar a solução e dar o primeiro passo. Depois o segundo, o terceiro e assim por diante, até que a mudança se converta na melhoria desejada.

E aí aplique este exemplo da sua vitória pessoal também às tarefas menores e à sua equipe: deixar o esforço para depois não produz a solução desejada.

Fica, portanto, a sugestão de procedimento, curto o suficiente para caber em um twit: Para vencer a procrastinação com efetividade: 1. saiba o que quer alcançar; 2. identifique o caminho; 3. comece a trilhá-lo e não pare!

Avise pros amigos: quem estiver fora da sua cidade no dia da eleição e for justificar ("justificar o voto", como dizem, mas na verdade é justificar a ausência...) pode ganhar tempo levando o requerimento de justificativa (abaixo, vale para todo o Brasil, clique para obter o PDF) já completamente preenchido.

Leve também um documento oficial de identidade QUE TENHA FOTO (obrigatório), e o título, se tiver.

Em geral pode-se justificar em qualquer local de votação, mas o site do TRE do estado em que você estiver deve ter uma lista dos locais específicos pra isso, que podem ter menos fila e andar mais rápido.

Vale a pena consultar o site do TRE do estado em que você estiver, mesmo se você souber onde justificar, porque ele pode ter instruções específicas para a sua jurisdição.