O ano já começou, e para as suas resoluções produzirem frutos práticos, elas precisam sair um pouco do campo dos desejos e intenções, e passar a estar também no dos planos e realizações.

De modo geral, não sou fã do conceito de Resolução de Ano Novo, porque muitas vezes elas adiam (para depois da virada, para depois das férias, para depois do carnaval, etc.) o que você diz que quer fazer, e ainda servem como desculpa para excessos de final de ano, afinal você "já resolveu" que no ano que vem isso vai mudar.

Para completar, a maioria delas é definida só como resultado, sem a ação associada: temos o "vou emagrecer 6kg" mas não o "vou fazer exercícios 4x por semana e comer menos na janta", encontramos o "vou aprender um novo idioma" mas não o "vou estudá-lo 2x por semana e já me matriculei no curso".

E quando o ano começa em feriadão, geralmente na primeira semana de janeiro já dá de ver as pessoas adiando, "deixando pra semana que vem" aquilo que, na prática, desejam mas não começarão.

Mesmo assim, se você é fã das resoluções de ano novo como fator motivador mesmo sabendo que todos os seus hábitos, seus conhecimentos e suas obrigações continuaram valendo quando estourou o último dos foguetes na madrugada de primeiro de janeiro, que tal tentar fazer diferente em 2013?

Resoluções para resolver resolvem

Não é necessário ser nenhum gênio do gerenciamento de projetos para aumentar as chances de a sua resolução de ano novo dar certo.

O essencial é dar um passo além: além de resolver, é preciso agir, e os primeiros passos são essenciais.

Se você quer fazer suas resoluções funcionarem, aqui vão algumas sugestões:

1. Selecione menos objetivos: fora do plano dos desejos, não é muito razoável imaginar que você conseguirá mudar vários pontos da sua vida de uma vez só, em um único ano, e o excesso ajuda a dar uma desculpa para descumprir. Se você definiu muitos alvos, corte alguns deles agora, e leve os outros mais a sério - se possível, como já vimos nas matérias sobre o ZTD, defina um único objetivo de mudança de vida para este ano, e esforce-se para alcançá-lo a cada dia!
    

2. Junto com o seu objetivo defina suas metas: os objetivos de ano novo já compartilham entre si uma característica de meta: têm prazo definido por natureza, pois serão executados "no ano que vem" (que já começou). Então aproveite e defina o seu único objetivo já na forma de uma meta desafiadora, alcançável e mensurável. Alguns exemplos (que deixam de mencionar o horizonte temporal por razão óbvia): fazer 1h de exercício 3x por semana, estudar violão 4h por semana em casa, economizar 8% do salário todos os meses para comprar um carro, ou o que quer que seja. Mas defina com clareza!
    

3. Crie o plano de ação associado: meta e plano de ação nascem juntos, e neste caso simplificado o plano pode tomar a forma de uma lista simples de atividades que conduzirão ao objetivo desejado: se a meta é perder 6kg e não recuperá-los, as ações podem incluir itens como parar de tomar refrigerante em casa, tomar café da manhã reforçado e jantar menos, caminhar 60min 4 vezes por semana, parar de fazer "refeições" em lanchonetes, etc.
    

4. Não tenha medo de ser gradual: mudanças radicais também podem ser atingidas em passos pequenos. Se puder, defina seu plano de ação pensando grande, mas começando pequeno - nenhum sedentário começa a correr fazendo 12km por dia. Associe metas trimestrais escalonadas, ou já preveja a periodicidade em que irá revê-las.
    

5. Acompanhe a execução de olho no calendário: você pode definir em qual mês irá realizar determinadas atividades do seu plano. Por exemplo: se o objetivo é aprender inglês básico para poder viajar no final do ano que vem, e se março chegar e você ainda não tiver se matriculado em um curso, já vai dar para saber que a coisa não está indo bem. Se a intenção é perder peso, você pode quantificar metas (realistas!) para cada mês. Mas não quantifique apenas o efeito (a perda de peso), e sim os processos (número de horas de caminhada semanais, redução de refrigerantes, etc.)

A esta altura você já deveria ter começado a colocar em prática, pois a primeira semana do ano já está acabando! Após definir seu plano, registre-o detalhadamente (será um contrato de você consigo mesmo...) e comece imediatamente a segui-lo. Esperar o fim das férias ou o carnaval, dando a si mesmo algumas semanas para agir ao contrário do que você planeja para o futuro, é simplesmente uma forma de se enganar.

E, independentemente de como você trata seus objetivos de vida, desejo que tenha um feliz e efetivo 2013!

Saiu a aguardada versão 2.0 do Wunderlist, o app de gerenciamento de lista de tarefas e pendências que eu uso e recomendo.

Após o insucesso na experiência ao lançar o app Wunderkit, os desenvolvedores resolveram voltar à prancheta e renovar o Wunderlist, seu grande sucesso, e hoje concretizaram o plano, na forma do lançamento do Wunderlist 2.0.

As novidades enriquecem ainda mais o Wunderlist, sem abrir mão da sua facilidade de uso e leveza. Entre elas, destaco:

• Agora é possível definir tarefas repetitivas (por exemplo, atividades mensais)
• As tarefas agora podem ter subtarefas, como pequenos projetos
• Você pode solicitar que o Wunderlist notifique (push, e-mail ou no app) quando chegar o prazo definido para realizar determinadas tarefas.
• É possível compartilhar tarefas no seu grupo de trabalho, e o Wunderlist estabelece os contatos inicialmente por e-mail ou pelo Facebook.
• O app ficou mais rápido, pois foi desenvolvido nativamente para cada plataforma suportada.

A nova versão também continua valorizando a integração entre as plataformas, sincronizando os seus dados entre os vários dispositivos que você usa no dia-a-dia, seja Mac, iOS, Android, Windows ou via web.

Tem outras novidades também, e o vídeo acima as sumariza. No momento, com o frenesi do lançamento, o acesso aos serviços do app parece estar indisponível, portanto o vídeo terá que servir por algum tempo até que possamos ver mais ツ

Futuramente escreverei sobre meu uso das novidades quando atualizar meu artigo explicando como uso o Wunderlist como ferramenta central da produtividade com o método ZTD, mas primeiro preciso me acostumar às novidades. Até lá!

Homeoffice é o local e a prática de desempenhar em casa atividades profissionais típicas de escritório, assunto que já foi tema de diversas matérias aqui no Efetividade, e que agora tive oportunidade de contribuir para que chegasse à capa da Revista Brasileira de Administração.

A Revista Brasileira de Administração é a publicação impressa do Conselho Federal de Administração, abordando temas variados sob o ângulo das necessidades do administrador e do empreendedor, e como circula entre profissionais registrados nos Conselhos Regionais de Administração, estudantes de Administração e para mais de 2.000 mil bibliotecas que oferecem cursos de graduação em Administração, é um grande instrumento de divulgação das práticas e tendências na Administração brasileira.

Assim, como Administrador foi com orgulho que vi meus artigos no Efetividade servirem como ponte para um convite a contribuir na matéria de 3 páginas que a edição corrente da RBA (número 90, páginas 17 a 19) dedicou ao tema home office, destacando já na capa as vantagens que os profissionais buscam ao aderir a ele: flexibilidade de horário, escapar do trânsito, ganho de eficiência ao reduzir deslocamentos e mais.

No Brasil, de acordo com a Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividade (Sobratt), o número dos trabalhadores em home office já é de 4,5 milhões, com crescimento médio de 20% ao ano, impulsionado pela evolução da comunicação e a queda nos preços dos serviços online. E não é só aqui: segundo a pesquisa da Ipsos Global Public Affairs, um em cada cinco trabalhadores mundiais, espe- cialmente na América Latina, Oriente Médio e Ásia, trabalha em casa frequentemente. Nos Estados Unidos o número de teletrabalhadores chega a 8% da força de trabalho.

Dicas para homeoffice

Na matéria da RBA, perguntado sobre a definição das atividades em home office, respondi: "pode ser um negócio cuja sede é o próprio ambiente doméstico, mas também é frequente que seja usado para teletrabalho ou mesmo nos modernos modelos que substituem a relação trabalhista tradicional. Essencialmente é um ambiente separado dos demais cômodos da casa, equipado para permitir o desempenho de atividade profissional – e esta precisa passar a ser acompanhada
da disciplina necessária para ser autogerenciável".

Os benefícios do home office são a parte que vemos por primeiro, mas em contrapartida (quando é teletrabalho) o profissional passa a estar fisicamente separado do seu chefe e da equipe. Além disso, eventualmente pode ter a inconveniência de receber parceiros, clientes e fornecedores na sua casa. Para completar, a necessidade de gerenciar as interrupções características do escritório é substituída pelas interrupções tipicas do ambiente doméstico e familiar, do encanador ao cachorro que precisa ser levado para passear.

O home office organizado segue os mesmos princípios de um escritório tradicional: atenção à iluminação, acústica e temperatura, posicionamento de móveis e utensílios, uma linha telefônica separada para não misturar comunicações domésticas com as profissionais, e também para não acabar ficando involuntariamente em um plantão telefônico 24h.

É importante atenção também ao que NÃO ter, especialmente quando se trata de um ambiente familiar: o ambiente do home office não pode ser a central de entretenimento da casa, senão – além do prejuízo à sua própria concentração – fica bem mais difícil para os demais moradores resistir ao desejo de compartilhar o ambiente no horário do seu "expediente".

Trabalhar em casa não significa liberdade para ser menos profissional: você não deve ser um chefe tirano de si mesmo, mas também não pode relaxar demais. É importante ter metas de produção, atenção à qualidade e, no mínimo, um horário no qual seus clientes e parceiros possam ter expectativa de encontrá-lo.

Fora isso, os desafios de um home office são similares ao de qualquer negócio, com a diferença de que o seu envolvimento pessoal é muito mais amplo, direto, concreto e imediato. A matéria da RBA dá as dicas, e recomendo a leitura!

O Evernote é uma das ferramentas de maior destaque para a organização pessoal e armazenamento de informações, e o livro Organizando a Vida com o Evernote mostra a razão - e ensina na prática como fazer.

Vladimir Campos tem autoridade para escrever sobre o tema: além de usar o Evernote desde 2008, ele foi nomeado embaixador do Evernote no Brasil, o que demonstra a posição de destaque que ocupa no ecossistema da ferramenta.

Não é exagero dizer que os registros da vida dele estão todos na ferramenta: o controle das contas da casa, os contatos e compromissos profissionais, e até a imagem da página de jornal com a lista dos aprovados do seu vestibular, da ápoca em que isso ainda se consultava em jornais.

É isso mesmo: ele digitalizou todos os papeis da sua vida e, à exceção do que precisa ser preservado como original em papel, agora tudo reside em blocos do Evernote, organizados, referenciados e acessíveis no seu computador, tablet e smartphone.

Recentemente o Lifehacker perguntou, no título de um artigo 'por que se fala tanto sobre o Evernote? eu deveria usá-lo?', e na resposta dividiu o mundo em 2 grupos: os que amam o Evernote e os que não (ou ao menos não entendem por que tanta gente ama o Evernote).

O fato é que realmente muitos usuários têm uma relação quase afetiva com essa ferramenta na qual registram tantos detalhes da sua vida, e um exemplo pode ser encontrado nas respostas dos leitores do Efetividade quando perguntei a eles qual a sua ferramenta preferida para anotações e referências.

Mas o Vladimir vai muito além das anotações e referências: para ele o Evernote também é o suporte do gerenciamento de tarefas, de contatos, de finanças pessoais, de planejamento, de apoio a viagens, e muito mais.

No livro Organizando a vida com o Evernote ele conta em detalhes e com exemplos detalhados como faz isso, incluindo a lista de ferramentas auxiliares ao redor do Evernote: como ele digitaliza o que está em papel (ele até indicou um artigo meu sobre o Scandrop), como ele envia lembretes ao Evernote via Twitter ou e-mail, e até como ele compartilha conteúdo do Evernote com quem não é usuário da ferramenta, entre muitas outras dicas práticas nascidas da experiência.

E isso é apenas a Parte 2 do livro. Na Parte 1 ele apresenta longamente os recursos do próprio Evernote, com foco nos novos usuários mas com diversos detalhes que eu, que uso a ferramenta há alguns anos (só para anotações e referências) não conhecia.

O livro Organizando a Vida com o Evernote, de Vladimir Campos, tem 173 páginas em português, foi lançado em dezembro de 2012, e está disponível em formato digital na iBookstore (para iPad e iPhone) e na Amazon (para o Kindle). Recomendo!

Nota: este artigo foi publicado simultaneamente no BR-Mac e no Efetividade.

Será que a presença cada vez maior da tecnologia pessoal está tornando as reuniões melhores ou piores?

Smartphones, tablets e até os notebooks podem ser ferramentas muito importantes para quem está fazendo uma apresentação ou secretariando uma reunião, e muitos de nós já estão acostumados a usá-los para tomar notas, consultar dados ou mesmo permanecer acessível ao mundo exterior durante um evento.

A pergunta que me surgiu após ler um artigo a respeito no final de semana é: vale a pena? Será que os usos mencionados acima não são também uma forma de negar o elemento mais básico devido aos demais participantes, que é a nossa atenção?

A informação que consultamos durante a reunião não é aquela que já traríamos preparada quando ainda não podíamos contar com a Internet no nosso bolso?

E quando os usos ultrapassam os mencionados e viram de fato uma mera distração?

Eu sempre questionei a adequação dos tablets como instrumento de anotação pelos participantes (note que não estou falando dos organizadores, ou do apresentador, ou de alunos em uma sala de aula unidirecional) de uma reunião, justamente por acreditar que a anotação em papel cumpre melhor este objetivo.

Ao registrar uma reunião em um editor de textos, frequentemente vamos além da mera anotação e passamos a editar/redigir em paralelo, o que naturalmente tira a atenção do que deveríamos estar fazendo em primeiro lugar, que é absorver a informação e interagir com ela.

Curiosamente, David Allen, o criador do GTD, concorda comigo – ou vice-versa ツ – quanto a isso. Para ele, o importante ao tomar notas é registrar, e não produzir um texto. O processo de produção posterior de um texto (que para ele frequentemente corta 80% do que foi anotado) é uma parte importante da reflexão e análise sobre o que foi discutido, e a mera anotação não atrapalha a participação.

O posicionamento do artigo Tech Is Making Meetings Worse, It’s Time For Digital Hat Racks, publicado neste final de semana pelo TechCrunch, também é compatível com a ideia, ao propor um cabide para gadgets que fique na porta de entrada da reunião e garanta um encontro mais curto e com mais atenção para todos os presentes.

Não sou a favor de exageros, e é preciso encontrar em cada situação o limite do bom uso da tecnologia.

Mas também já cansei de ver apresentações cujo índice de pessoas ao redor checando seus e-mails ou conversando pelo WhatsApp do celular é maior do que o de interessados, o que para mim indica baixíssima efetividade e produtividade.

Em 2013 vou me esforçar por colocar em prática, onde eu puder influenciar, uma política pelo uso consciente da tecnologia durante reuniões, e convido-os a fazer o mesmo - especialmente se forem às mesmas reuniões que eu ツ

E já que estamos no assunto, veja também nosso modelo de ata de reunião, para quando o registro precisar ser um pouco mais formal!

O Doxie Go digitaliza com qualidade, e não precisa ficar conectado ao computador nem à tomada, facilitando o uso tanto no escritório quanto na mochila.

Na busca do home office sem papel, já em 2011 eu consegui colocar em prática o plano de entrar em contato com todas as empresas e organizações que me mandavam regularmente documentos em papel (contas, extratos, etc.), e em quase todos os casos consegui substituir por recebimento digital, que passei a arquivar no computador e na nuvem (no meu caso, Dropbox + Evernote).

Mas sobraram algumas que não oferecem esta opção, e que se unem a materiais que não reconhecem o significado de paperless e na prática doméstica precisam ser arquivados em papel mesmo: documentos oficiais ou com firma reconhecida, determinados contratos e comprovantes em que há possibilidade de algum dia precisar apresentar o original autenticado para alguma autoridade (fiscal, previdenciária, etc.), entre outros.

Para estes casos, o scanner é a opção. Ele gera a cópia digital indexável, arquivável e facilmente consultável, e aí o documento original pode ir residir em alguma pasta da qual só precisará sair na remota possibilidade de ter de ser apresentado a alguém, pois a cópia digital fácil de acessar basta para os meus próprios usos.

Mas resta um problema: mesmo eu sendo disciplinado e o scanner da multifuncional estando sempre sobre a minha mesa, o ato de scanear e arquivar um documento, incluindo posicionar na bandeja, preencher as informações básicas sobre eles, colocar tags, escolher uma pasta, etc. é chato e tira o foco do que mais estivermos fazendo na hora em que o documento chega e – como aprendemos ao estudar o GTD – a inconveniência dos processos é a mãe da procrastinação. Acabo deixando o papel empilhar para scanear "outra hora", ou arquivando sem scannear mesmo "só desta vez".

Entra em cena o Doxie Go

No início de novembro tudo isso mudou. A chegada de um scanner Doxie Go fez, basicamente, que eu pudesse scannear os documentos quase sem olhar para eles, e removeu o obstáculo que existia para que eu me motive a arquivá-los (ou triturá-los, quando percebo que não preciso guardar) imediatamente.

A diferença é que o Doxie Go é feito exatamente para isso: scanear documentos curtos, em folhas soltas de qualquer tamanho (vale o cartão de visitas, a foto, o papel A4 e os intermediários) sem exigir atenção - é só ligar e ir inserindo as folhas, sem interagir com algum software ou interface elaborada.

Você insere o documento com a face voltada para cima, na entrada do Doxie Go, e ele começa a puxá-lo automaticamente, scaneando conforme ele passa, até sair pelo outro lado - e pronto, agora é só guardar o original.

Para permitir essa despreocupação, a imagem de cada página scaneada fica guardada na memória do Doxie Go (ou em um pen drive, ou cartão SD), aguardando o dia em que você estiver disposto a gastar meia horinha indexando cuidadosamente, e aí sem atrapalhar o foco de outra tarefa, os scans mais recentes.

Essa indexação é feita plugando o Doxie Go ao computador usando um cabo USB, e com ajuda do utilitário do próprio Doxie Go (para Mac e Windows), com o qual você pode fazer os ajustes básicos nas imagens (por exemplo, rotacionando), unir várias para compor um documento de múltiplas páginas (quando for o caso) e depois exportar em PDF, que pode ser preto e branco ou colorido, com ou sem OCR (também pode ser em JPG e PNG). Para completar, ele pode sincronizar diretamente com o Dropbox e o Evernote.

A bateria do Doxie Go carrega pela própria porta USB e dura perto de 100 scans até precisar recarregar, e as opções ao scanear se resumem ao tamanho do papel (que você pode ajustar com uma guia deslizante na entrada/alimentador) e a resolução, que por default é de 300DPI (típica de documentos) e pode ser colocada em 600DPI (para fotos).

Opcional: conexão Wi-Fi

Em seu modo de operação default o Doxie Go transfere as imagens scaneadas para processamento no seu computador sempre que você o conecta via porta USB, mas existe uma alternativa: por meio de um cartão SD Eye-Fi (normalmente usado em câmeras), ele pode fazer a conexão por meio da sua rede sem fio.

Eu comprei um cartão SD deste tipo no eBay, e após um procedimento de configuração ele funcionou muito bem: ao scanear, caso esteja na rede sem fio para a qual foi configurado, o Doxie Go já transfere a imagem para o computador, onde fica disponível para quando eu quiser processá-la, mesmo que neste momento o scanner já esteja desligado.

Agora a conexão USB ficou destinada apenas a recarregar a bateria do scanner, mas até o momento ainda nem precisei fazer isso ツ

Concluindo

Para mim ele merece nota 10, inclusive porque funcionou: não tenho mais na minha mesa uma pilha de papel esperando para scanear, e tudo que chegou desde que o Doxie Go apareceu por aqui está devidamente arquivado.

Mas a utilidade dele é restrita: ele não serve para scanear documentos encadernados, por exemplo, e sua definição não é a que eu escolheria para scanear fotos ou para publicação.

Além disso, há um ponto negativo forte: o preço é elevado. Para mim valeu a pena, mas na comparação com outros scanners (que funcionam plugados na tomada e ao computador e frequentemente envolvem operar um software na hora de usá-los) ele é bastante caro. O meu foi comprado na Amazon (entregue nos EUA e depois trazido para o Brasil).

Se você considerar comprar, vale atenção a um detalhe: a empresa que faz o Doxie Go recentemente lançou também o Doxie One, que custa 25% a menos mas abre mão de alguns recursos, como a bateria e a possibilidade de gravar diretamente em um pen drive.

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Nota: Este artigo foi publicado simultaneamente no BR-Mac.org e no Efetividade.net