A situação é comum: o seu chefe volta da reunião da diretoria, chama toda a equipe e diz para pararem o que estão fazendo, porque surgiu a solicitação urgente de levantar dados para preparar um relatório, uma apresentação, proposta ou outro artefato de apoio.

Urgências existem, e é necessário reconhecê-las e adaptar-se a elas. Mas quando se tornam frequentes ou corriqueiras, as tarefas de apoio "urgentes" acabam se transformando na síndrome do relatório urgente, com várias consequências negativas, e que – especialmente quando parte dos escalões superiores – precisa ser tratada de forma cautelosa.

Um artigo recente da revista Forbes, de autoria de Ron Ashkenas, delineou alguns dos sintomas comuns dessa síndrome:

• Os pedidos são sempre "para ontem"
• Não há solicitações de materiais de apoio à decisão para entrega futura
• Quando a entrega desses materiais é periódica, eles precisam ser ajustados frequentemente
• Após chegar ao solicitante, o uso do material produzido não é imediato
• A equipe se sente em constante estado de emergência
• O estado de alerta consome o tempo das chefias departamentais e as leva a reduzir os recursos disponíveis para as operações, buscando preservar a capacidade de reagir a "urgências"
• A qualidade das entregas tende a ficar em segundo plano, pois a métrica de sucesso é baseada no tempo de resposta

Quando é absorvida pela cultura organizacional, essa urgência constante acaba criando um clima similar ao de uma simulação de incêndio diária: todos sabem que o prédio não está mesmo pegando fogo, mas precisam evacuá-lo mesmo assim, com esforço extra (escadas, nada de elevador), aguardar no térreo e depois disputar com todo mundo os elevadores na volta – e, apesar do tempo que isso tudo consome, continuarão tendo de entregar a sua produção diária mesmo assim. Todos os dias.

Embora possa atingir igualmente todas as áreas da organização, Ashkenas destaca como principais afetadas as áreas de apoio: TI, Pessoal, Jurídico, Financeiro, Planejamento. Elas podem ficar sob o cerco constante das solicitações urgentes de seus clientes internos e relacionamentos estratégicos, a ponto de redefinir suas prioridades operacionais, com prejuízo para a missão.

Como lidar com a cultura da resposta imediata

A realidade é que quando tudo é rotulado como urgente, significa que nada é realmente urgente, pois tudo estará em um mesmo nível de prioridade.

Como em várias das outras moléstias organizacionais crônicas (como a do "manda quem pode obedece quem tem juízo" ou a do "bom cabrito não berra"), a síndrome do "pra ontem" traz um desafio às populações afetadas, que precisam encontrar uma forma de preservar o bom andamento das atividades ou de combatê-la, dependendo de seu grau de influência e de vários outros fatores.

Para este caso, o tratamento passa pela observação racional de que a responsividade, que é a competência exigida nessas situações, é positiva, mas precisa ser equilibrada com outras que preservam a qualidade do resultado e a manutenção do senso de prioridade.

A principal armadilha é que, a cada vez que um pedido urgente é atendido de forma imediata, a expectativa de urgência no próximo pedido será intensificada, e não abrandada.

Não existe solução simples ou definitiva, mas alguns tratamentos podem ajudar a aliviar os sintomas e avançar na direção da cura, desde que aplicados com cautela e acompanhados do preparo para justificar seu uso, se necessário:

Não assumir que "urgente" sempre significa "imediatamente": ao receber a solicitação urgente, explore a questão com quem a comunicou, colocando em perspectiva as outras urgências que já estiverem em andamento, e procurando definir em que ordem deverão ser entregues.

Definir de forma estrita a entrega: o relatório urgente solicitado não necessariamente precisa ter todas as informações e detalhamentos que um documento preparado de forma ordinária teria. Procure identificar qual o uso que o artefato terá, e aí negocie um escopo reduzido (mas adequado ao uso pretendido) para o que será produzido.

Saber diferenciar as crises e os pedidos urgentes: o que você deve procurar gerenciar (no limite do possível) são os pedidos urgentes nascidos de características internas do solicitante (ansiedade, pressa, etc.). Mesmo quando eles são a norma, ainda assim podem ocorrer situações reais de crise, e aí a sua resposta deve mesmo ser urgente, no interesse da missão. Vale lembrar, entretanto, que do ponto de vista de quem pede a urgência, a crise real sempre está presente, e frequentemente é a ela que compete essa avaliação.

Aprender formas melhores de dizer não: Recusar uma solicitação urgente pode ser temerário, mas existem formas positivas de dizer não, ou ao menos de reduzir o impacto gerado por um sim. Estar preparado para falar sobre outras prioridades estratégicas (do ponto de vista do solicitante), sobre outras alternativas para atendê-lo melhor, sobre como encaminhar situação similar no futuro, etc. Há consequências, claro, e a habilidade essencial aqui é identificar as situações em que simplesmente se deve dar um "sim".

Toda ação gera reação, e os relacionamentos humanos (inclusive os profissionais) usualmente são vias de mão dupla. As urgências constantes erodem o senso de prioridade e acabam desviando critérios de avaliação sobre a qualidade dos serviços prestados por um profissional ou equipe.

Não seja você a dar causa à síndrome, e quando ela ocorrer por causa externa e sem solução ao seu alcance, procure sempre mitigá-la, no seu âmbito de responsabilidade, para evitar os danos que ela pode causar à sua equipe e à qualidade do seu trabalho!

Alguns scanners podem ser melhores do que outros, especialmente quando a ideia é incluí-los na estratégia de produtividade.

Mesmo nos casos em que o original em papel não pode ser descartado, ainda assim as rotinas baseadas em digitalização assim que o documento chega, e processamento da versão digitalizada a partir daí, têm uma série de vantagens.

O melhor scanner para reduzir a manipulação e arquivamento de papel nas rotinas de produtividade pessoal pode vir a ser o que estiver ao seu alcance: desde o scanner incluído na multifuncional baratinha (mas com tinta bem cara) da liquidação online, até a câmera do celular – aí com a ajuda de um app como o Scanner Pro.

No mercado nacional, os multifuncionais estão fazendo os scanners dedicados desaparecerem do varejo (como categoria, eles já não estão mais presentes em algumas das maiores lojas online!). Memsmo assim, aqui e lá fora, existe uma variedade de ofertas no mercado de scanners voltadas exatamente a isso: transformar papel em documentos digitais, facilitando seu processamento, tramitação ou mesmo arquivamento, com foco na produtividade pessoal.

Por alguma razão, eles tendem a ser bem caros, como neste exemplo de scanner HP para digitalização de documentos.

Para investir tanto dinheiro em um recurso de produtividade, é necessário pesquisar antes, e é por isso que estou dedicando este artigo inteiro a uma tarefa muito singela: indicar este artigo do Lifehacker com os 5 melhores scanners para produtividade pessoal, eleitos pelos leitores de lá.

Infelizmente trata-se de uma realidade cruel: os que constam na lista são difíceis de encontrar no Brasil, e os que estão à venda por representantes oficiais no Brasil de modo geral não constam nesta lista (o que talvez signifique algo útil para a sua decisão de investir ou não neles...).

Mas difícil não quer dizer impossível, e às vezes algum dos modelos da lista (os Scan Snap da Fujitsu, por exemplo) podem ser vistos em sites como o Buscapé, que apontam varejistas relativamente desconhecidos que os vendem, ou mesmo no Mercado Livre.

O meu scanner consta na lista: é o Doxie Go, cujo uso eu já descrevi no artigo "Escritório sem papel: Com o Doxie Go, fiz upgrade para o scanner ideal". Mas para obtê-lo tive que recorrer ao esforço extra de comprar no exterior.

Comprando no Brasil, no exterior ou aproveitando o scanner que você já tem, um homeoffice com bem menos papel pode ser um grande impulsionador da produtividade e organização.

Mas se você for comprar, compre bem, e em especial evite pagar preços extremamente altos por produtos que não oferecem soluções tão superiores assim. Eficiência também inclui o uso racional dos recursos! ツ

O Mailstrom é um serviço online que agiliza a organização da sua caixa de entrada do Gmail, Yahoo, Hotmail (ou outlook.com) e outros provedores com serviço IMAP.

Uma caixa de e-mail lotada é algo a que todos estamos expostos, mesmo quem segue o mantra essencial da produtividade pessoal, que é manter vazia a caixa de entrada, processando as pendências e novidades no ritmo em que chegam.

Hoje, retorno de feriadão, é um dia em que muitos usuários terão que exercitar sua rotina de filtrar, podar e reduzir os excessos das mensagens, até chegar às que precisam mesmo ser lidas e processadas (ou seja: cada mensagem deve ser ou descartada, ou resolvidas imediatamente, delegada a alguém, incluída em uma lista de pendências ou agenda, ou arquivadas).

Apesar de eu me esforçar moderadamente (já me esforcei mais, mas felizmente o e-mail está deixando de ser meu meio de comunicação principal), às vezes minha caixa de entrada também fica repleta, tanto que um dos primeiros artigos do Efetividade foi sobre como esvaziar a caixa de e-mail. ツ

Na linha do artigo recente que explicou como usar os novos operadores do Gmail para organizar mails antigos arquivados, hoje é o dia de aprender a usar uma ferramenta nova (e ainda em beta) para organizar e esvaziar a caixa de entrada do e-mail do Google.

Trata-se do Mailstrom, um serviço on-line que analisa e categoriza as mensagens da sua caixa de entrada do Gmail (ou de outros provedores de e-mail com serviço IMAP, como o Yahoo e o Outlook.com/Hotmail), separando em grupos as que são fáceis de apagar em massa (mensagens de redes sociais, de comércio eletrônico e de listas), e classificando as demais de maneira prática de operar em grupo (por remetente, por assunto, por tamanho ou cronologicamente).

Embora seja tecnicamente um cliente de e-mail, ele não tem o objetivo de que você o use para de fato ler as suas mensagens: a ideia é que você o use no começo de cada dia, para remover em massa o "lixo", deixando na caixa de entrada só as mensagens que merecem individualmente a sua atenção.

A operação é bem simples: as mensagens são separadas em grupos (social, comércio, listas, as grandes, e a classificação por remetente, por assunto e cronológica), e ao clicar em cada grupo as mensagens são apresentadas já ordenadas e agrupadas, previamente selecionadas e prontas para você excluir, arquivar ou mover, em grupo ou individualmente (também dá para ler as mensagens, se você precisar disso para tomar sua decisão).

Algumas ações especiais também estão disponíveis dependendo do contexto: por exemplo, mensagens de listas contam com a ação de cancelar a assinatura ("unsubscribe"), e nos contextos que permitem isso, sempre que você usa o botão de "Mover" pode definir a ação como uma regra a ser aplicada a todas as mensagens futuras similares à que você moveu.

A forma como o serviço permite esvaziar rapidamente uma caixa de entrada lotada torna bem adequado o seu nome, um jogo de palavras entre mail e maelstrom, que é um grande redemoinho.

O Mailstrom opera completamente via web, ainda está em beta e sem grande divulgação, e mesmo assim já ajudou mais de 35.000 usuários a remover um total de mais de 115 milhões de mensagens no último mês. Nada mal, hein?

No momento trata-se de um serviço gratuito, mas provavelmente vai passar a ser pago no futuro. Por enquanto há uma pequena fila de espera (que para mim foi de menos de 5 horas, na semana passada) no momento da inscrição, e o serviço fica integralmente disponível ao final dela.

Para mim o Mailstrom funcionou muito bem, e estou usando todos os dias desde que meu cadastramento se completou. Se você tem mais de 50 mensagens na sua caixa de entrada neste momento, recomendo!

O Wunderlist é minha ferramenta essencial de produtividade pessoal, e com a nova extensão para navegadores ele se tornou ainda mais fácil de usar para centralizar pendências, tarefas e até mesmo anotações.

Gratuito e disponível em várias das principais plataformas (Mac, iPhone, iPad, Android, Windows, web), recentemente ele lançou sua versão 2 trazendo recursos que faltavam, como subtarefas, tarefas que se repetem regularmente, notificações e compartilhamento (e foi tão bem recebido pelos usuários que ficou vários dias difícil de usar devido ao tráfego maior do que o previsto nos servidores).

Atualmente eu uso com bastante sucesso listas de tarefas compartilhadas em um grupo de trabalho de 8 pessoas, e o Wunderlist vem se provando uma boa ferramenta de integração, coordenação e acompanhamento, além do simples registro das tarefas e demandas. Aliás, venho usando com tanta intensidade que não está dando tempo de vir aqui contar pra vocês os detalhes, mas em breve eles aparecem ツ

E na mesma semana em que noticiei um novo recurso para captura expressa de ideias no Evernote, tenho a satisfação de ver o Wunderlist anunciar um recurso com a mesma intenção, embora num escopo diferente: a nova extensão 'Add to Wunderlist' permite criar novas tarefas/pendências instantaneamente a partir do conteúdo do navegador web (Chrome, Firefox e Safari). É mais ou menos como se o Wunderlist tivesse aberto uma filial do Instapaper com foco em gerenciar atividades.

O funcionamento geral é simples: a extensão cria um botão no navegador e a partir daí, sempre que você o pressiona, aparece na tela um quadro para inclusão de uma tarefa tendo como título o título da página que estava sendo visualizada, e como descrição o texto que você tiver selecionado na página, seguido da sua URL. Aí é só selecionar em qual dos seus grupos de tarefas você deseja incluir, e confirmar a operação.

Mas há vários sites que a extensão reconhece de forma específica (Gmail, IMDb, Wikipedia, Twitter, ASOS e outros) e aí, além de incluir um botão adicional na interface do próprio site, ela passa a saber o que fazer se você pressionar o botão sem selecionar previamente um trecho da página, criando a descrição da tarefa com as partes relevantes do conteúdo exibido pelo navegador.

É bom ver as ferramentas top de produtividade investindo em facilitar a captura de informações. Acompanho usuários de ferramentas de produtividade desde 2005, quando criei o Efetividade.net, e o que sempre noto é que as pessoas alcançam a eficiência por meio da sua aplicação na fase de processamento das tarefas, mas muitas vezes desistem antes de colher os frutos porque não dão atenção suficiente à fase da coleta, que é o momento em que as informações dispersas por agendas, pilhas e gavetas são transferidas para a ferramenta escolhida.

Portanto, capturar com simplicidade pode ser vital para a implantação de uma ferramenta. Se você já usa o Wunderlist, instale a extensão: eu instalei ontem, já usei várias vezes desde então, e já comecei a fechar as pendências abertas dessa forma, portanto funciona! ツ

Trabalhar como consultor é uma atividade cada vez mais comum nesta era de empresas cada vez mais focadas em suas próprias áreas de especialidade acompanhadas por quantidade cada vez maior de profissionais atuando em caráter independente.

Outros cenários de atuação como consultor também estão em crescimento, incluindo o consultor interno, o professor que atua também como consultor, e vários perfis profissionais que agregam à sua atividade aquelas que tradicionalmente vemos como sendo "de consultoria".

O livro Consultoria Infalível é dirigido a todos esses profissionais.

Atualização renovada de um clássico do gênero (originalmente com o título de "Consultoria - o desafio da liberdade", que eu cheguei a ler no tempo da graduação), ele adota como norte a ideia de que as consultorias são construídas ao redor de relacionamentos, e não apenas da expertise do consultor – e assim desloca o foco completamente, olhando muito mais para o aprendizado do que para o ensino e reconhecendo a importância de compreender o significado real das perguntas mais do que da habilidade em oferecer uma resposta acadêmica que as atenda.

Os desafios do mundo real (incluindo nele o mundo virtual, é claro) estão presentes a cada capítulo, a exemplo do velho paradoxo que todo consultor já deve ter enfrentado: o cliente (interno ou externo) que quer ser líder inovador, mas mesmo assim quer ter certeza de que alguém já testou antes e teve sucesso no caminho que o consultor ajudou-o a encontrar.

As questões sociais e políticas internas da organização também são abordadas, incluindo os problemas práticos de conflitos entre departamentos, da necessidade de dar mais notícias, do isolamento causado por conexões eletrônicas e da possibilidade de chegar a conclusões negativas sobre a viabilidade do que o cliente originalmente buscava.

O autor, Peter Block, atua no ramo há mais de 3 décadas e nas 364 páginas de Consultoria Infalível compartilha sua visão atualizada sobre como ter sucesso nessa atividade ao mesmo tempo tão singular e cada vez mais frequente.

Para arrumar um cômodo rapidamente, você pode usar seu método usual de trabalho, mas sugiro ficar sempre atento a uma regra especial: permanecer no ambiente até terminar, evitando ao máximo saídas e interrupções.

Sair para ir levar um objeto em outro lugar ou buscar alguma ferramenta é um convite à distração e a encontrar outras coisas para fazer. A própria mudança de contexto, especialmente quando repetida, tende a ser inimiga da produtividade. Tudo bem fazer pausas programadas, mas não deixe que cada objeto que surge faça você parar a organização de um cômodo para se deslocar a outro.

Para facilitar, antes de começar já leve para o ambiente (ou deixe ao lado da porta dele) tudo que vai precisar: lixeira, espanador, etiquetas, caixas, envelopes, ferramentas ou o que for, e arrume espaço para empilhar o que depois deve ser descartado ou levado para outros locais.

Enquanto organiza, os objetos que estiverem no ambiente mas vão ser levados a outro lugar devem ir sendo acumulados em caixas ou pilhas nos cantos no próprio ambiente (ou do lado de fora da porta), e o passo final da organização daquele ambiente será levar cada uma das pilhas ao seu destino, acomodando seus itens lá em definitivo ou provisoriamente, caso depois pretenda organizar estes outros ambientes também.

Assim o trabalho rende mais, fica pronto antes e com menos esforço, aplicando alguns princípios simples de produtividade. Pronto. A dica era essa. Mas vamos além com algumas sugestões extras ;-)

Aplicando o GTD e o ZTD à arrumação da sala e do escritório

Para uma organização geral, não se esqueça da dica que vem da forma como o método de produtividade GTD trata o processamento inicial: não trate separadamente os acumuladores (gavetas, prateleiras, caixas, etc.) que contêm itens que precisam ser organizados, senão você limitará o seu resultado. Trate tudo como uma pilha só, e organize os conteúdos de acordo com seu uso, importância ou o critério que fizer sentido para você.

Da sabedoria popular, refletida também no Hábito 6 ("Organizar") do método ZTD, vem a máxima: um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar. Do mesmo hábito no ZTD encontramos mais 4 sugestões fáceis de seguir para manter organizado o que você já arrumou:

1. É importante pensar no lugar certo para cada coisa. Não largue no primeiro espaço disponível: pense na importância do objeto, em quantas vezes será necessário, na importância de localizá-lo rapidamente quando for usar, e coloque-o adequadamente, se necessário deslocando outro item.
2. Para os papeis e documentos, você precisa de um sistema unificado. Seja um arquivo de pastas suspensas, um conjunto de envelopes, um método baseado em digitalização, ou o que fizer mais sentido para você - mas tem que servir para tudo que você acha importante guardar e um dia vai precisar encontrar.
3. Livre-se já! Desapegue e jogue fora (ou recicle, ou doe, ou venda, etc.) tudo que você não conseguir encontrar uma utilidade ou razão para usar. Não mantenha nem ponha de volta no lugar. Para os itens em que houver dúvida, reserve uma caixa que você irá fechar com fita adesiva e marcar a data. Se não precisar abri-la em um prazo razoável (3 meses?), livre-se de tudo!
4. Preserve as maiores superfícies planas. O tampo da mesa, dos balcões e outras áreas similares são o local a ser mantido livre para o trabalho do dia-a-dia, não são espaço de armazenamento nem para exibição de coleções de enfeites.

E se os seus cômodos já estiverem arrumados, pode ainda haver espaço para uma dica extra: reavalie periodicamente. Os objetos estão próximos de onde são usados com mais frequência? Algum objeto some de vez em quando porque é usado em mais de um lugar e seria melhor ter mais de um dele? Alguns itens somem porque estão guardados misturados entre si?

Com essas dicas, uma arrumação pode ser feita de forma mais prática e duradoura, e o hábito de praticá-las pode dar à organização do seu ambiente aquele atributo sempre desejado: ser definitiva.