O Evernote é uma das ferramentas de maior destaque para a organização pessoal e armazenamento de informações, e o livro Organizando a Vida com o Evernote mostra a razão - e ensina na prática como fazer.

Vladimir Campos tem autoridade para escrever sobre o tema: além de usar o Evernote desde 2008, ele foi nomeado embaixador do Evernote no Brasil, o que demonstra a posição de destaque que ocupa no ecossistema da ferramenta.

Não é exagero dizer que os registros da vida dele estão todos na ferramenta: o controle das contas da casa, os contatos e compromissos profissionais, e até a imagem da página de jornal com a lista dos aprovados do seu vestibular, da ápoca em que isso ainda se consultava em jornais.

É isso mesmo: ele digitalizou todos os papeis da sua vida e, à exceção do que precisa ser preservado como original em papel, agora tudo reside em blocos do Evernote, organizados, referenciados e acessíveis no seu computador, tablet e smartphone.

Recentemente o Lifehacker perguntou, no título de um artigo 'por que se fala tanto sobre o Evernote? eu deveria usá-lo?', e na resposta dividiu o mundo em 2 grupos: os que amam o Evernote e os que não (ou ao menos não entendem por que tanta gente ama o Evernote).

O fato é que realmente muitos usuários têm uma relação quase afetiva com essa ferramenta na qual registram tantos detalhes da sua vida, e um exemplo pode ser encontrado nas respostas dos leitores do Efetividade quando perguntei a eles qual a sua ferramenta preferida para anotações e referências.

Mas o Vladimir vai muito além das anotações e referências: para ele o Evernote também é o suporte do gerenciamento de tarefas, de contatos, de finanças pessoais, de planejamento, de apoio a viagens, e muito mais.

No livro Organizando a vida com o Evernote ele conta em detalhes e com exemplos detalhados como faz isso, incluindo a lista de ferramentas auxiliares ao redor do Evernote: como ele digitaliza o que está em papel (ele até indicou um artigo meu sobre o Scandrop), como ele envia lembretes ao Evernote via Twitter ou e-mail, e até como ele compartilha conteúdo do Evernote com quem não é usuário da ferramenta, entre muitas outras dicas práticas nascidas da experiência.

E isso é apenas a Parte 2 do livro. Na Parte 1 ele apresenta longamente os recursos do próprio Evernote, com foco nos novos usuários mas com diversos detalhes que eu, que uso a ferramenta há alguns anos (só para anotações e referências) não conhecia.

O livro Organizando a Vida com o Evernote, de Vladimir Campos, tem 173 páginas em português, foi lançado em dezembro de 2012, e está disponível em formato digital na iBookstore (para iPad e iPhone) e na Amazon (para o Kindle). Recomendo!

Nota: este artigo foi publicado simultaneamente no BR-Mac e no Efetividade.

Será que a presença cada vez maior da tecnologia pessoal está tornando as reuniões melhores ou piores?

Smartphones, tablets e até os notebooks podem ser ferramentas muito importantes para quem está fazendo uma apresentação ou secretariando uma reunião, e muitos de nós já estão acostumados a usá-los para tomar notas, consultar dados ou mesmo permanecer acessível ao mundo exterior durante um evento.

A pergunta que me surgiu após ler um artigo a respeito no final de semana é: vale a pena? Será que os usos mencionados acima não são também uma forma de negar o elemento mais básico devido aos demais participantes, que é a nossa atenção?

A informação que consultamos durante a reunião não é aquela que já traríamos preparada quando ainda não podíamos contar com a Internet no nosso bolso?

E quando os usos ultrapassam os mencionados e viram de fato uma mera distração?

Eu sempre questionei a adequação dos tablets como instrumento de anotação pelos participantes (note que não estou falando dos organizadores, ou do apresentador, ou de alunos em uma sala de aula unidirecional) de uma reunião, justamente por acreditar que a anotação em papel cumpre melhor este objetivo.

Ao registrar uma reunião em um editor de textos, frequentemente vamos além da mera anotação e passamos a editar/redigir em paralelo, o que naturalmente tira a atenção do que deveríamos estar fazendo em primeiro lugar, que é absorver a informação e interagir com ela.

Curiosamente, David Allen, o criador do GTD, concorda comigo – ou vice-versa ツ – quanto a isso. Para ele, o importante ao tomar notas é registrar, e não produzir um texto. O processo de produção posterior de um texto (que para ele frequentemente corta 80% do que foi anotado) é uma parte importante da reflexão e análise sobre o que foi discutido, e a mera anotação não atrapalha a participação.

O posicionamento do artigo Tech Is Making Meetings Worse, It’s Time For Digital Hat Racks, publicado neste final de semana pelo TechCrunch, também é compatível com a ideia, ao propor um cabide para gadgets que fique na porta de entrada da reunião e garanta um encontro mais curto e com mais atenção para todos os presentes.

Não sou a favor de exageros, e é preciso encontrar em cada situação o limite do bom uso da tecnologia.

Mas também já cansei de ver apresentações cujo índice de pessoas ao redor checando seus e-mails ou conversando pelo WhatsApp do celular é maior do que o de interessados, o que para mim indica baixíssima efetividade e produtividade.

Em 2013 vou me esforçar por colocar em prática, onde eu puder influenciar, uma política pelo uso consciente da tecnologia durante reuniões, e convido-os a fazer o mesmo - especialmente se forem às mesmas reuniões que eu ツ

E já que estamos no assunto, veja também nosso modelo de ata de reunião, para quando o registro precisar ser um pouco mais formal!

O Doxie Go digitaliza com qualidade, e não precisa ficar conectado ao computador nem à tomada, facilitando o uso tanto no escritório quanto na mochila.

Na busca do home office sem papel, já em 2011 eu consegui colocar em prática o plano de entrar em contato com todas as empresas e organizações que me mandavam regularmente documentos em papel (contas, extratos, etc.), e em quase todos os casos consegui substituir por recebimento digital, que passei a arquivar no computador e na nuvem (no meu caso, Dropbox + Evernote).

Mas sobraram algumas que não oferecem esta opção, e que se unem a materiais que não reconhecem o significado de paperless e na prática doméstica precisam ser arquivados em papel mesmo: documentos oficiais ou com firma reconhecida, determinados contratos e comprovantes em que há possibilidade de algum dia precisar apresentar o original autenticado para alguma autoridade (fiscal, previdenciária, etc.), entre outros.

Para estes casos, o scanner é a opção. Ele gera a cópia digital indexável, arquivável e facilmente consultável, e aí o documento original pode ir residir em alguma pasta da qual só precisará sair na remota possibilidade de ter de ser apresentado a alguém, pois a cópia digital fácil de acessar basta para os meus próprios usos.

Mas resta um problema: mesmo eu sendo disciplinado e o scanner da multifuncional estando sempre sobre a minha mesa, o ato de scanear e arquivar um documento, incluindo posicionar na bandeja, preencher as informações básicas sobre eles, colocar tags, escolher uma pasta, etc. é chato e tira o foco do que mais estivermos fazendo na hora em que o documento chega e – como aprendemos ao estudar o GTD – a inconveniência dos processos é a mãe da procrastinação. Acabo deixando o papel empilhar para scanear "outra hora", ou arquivando sem scannear mesmo "só desta vez".

Entra em cena o Doxie Go

No início de novembro tudo isso mudou. A chegada de um scanner Doxie Go fez, basicamente, que eu pudesse scannear os documentos quase sem olhar para eles, e removeu o obstáculo que existia para que eu me motive a arquivá-los (ou triturá-los, quando percebo que não preciso guardar) imediatamente.

A diferença é que o Doxie Go é feito exatamente para isso: scanear documentos curtos, em folhas soltas de qualquer tamanho (vale o cartão de visitas, a foto, o papel A4 e os intermediários) sem exigir atenção - é só ligar e ir inserindo as folhas, sem interagir com algum software ou interface elaborada.

Você insere o documento com a face voltada para cima, na entrada do Doxie Go, e ele começa a puxá-lo automaticamente, scaneando conforme ele passa, até sair pelo outro lado - e pronto, agora é só guardar o original.

Para permitir essa despreocupação, a imagem de cada página scaneada fica guardada na memória do Doxie Go (ou em um pen drive, ou cartão SD), aguardando o dia em que você estiver disposto a gastar meia horinha indexando cuidadosamente, e aí sem atrapalhar o foco de outra tarefa, os scans mais recentes.

Essa indexação é feita plugando o Doxie Go ao computador usando um cabo USB, e com ajuda do utilitário do próprio Doxie Go (para Mac e Windows), com o qual você pode fazer os ajustes básicos nas imagens (por exemplo, rotacionando), unir várias para compor um documento de múltiplas páginas (quando for o caso) e depois exportar em PDF, que pode ser preto e branco ou colorido, com ou sem OCR (também pode ser em JPG e PNG). Para completar, ele pode sincronizar diretamente com o Dropbox e o Evernote.

A bateria do Doxie Go carrega pela própria porta USB e dura perto de 100 scans até precisar recarregar, e as opções ao scanear se resumem ao tamanho do papel (que você pode ajustar com uma guia deslizante na entrada/alimentador) e a resolução, que por default é de 300DPI (típica de documentos) e pode ser colocada em 600DPI (para fotos).

Opcional: conexão Wi-Fi

Em seu modo de operação default o Doxie Go transfere as imagens scaneadas para processamento no seu computador sempre que você o conecta via porta USB, mas existe uma alternativa: por meio de um cartão SD Eye-Fi (normalmente usado em câmeras), ele pode fazer a conexão por meio da sua rede sem fio.

Eu comprei um cartão SD deste tipo no eBay, e após um procedimento de configuração ele funcionou muito bem: ao scanear, caso esteja na rede sem fio para a qual foi configurado, o Doxie Go já transfere a imagem para o computador, onde fica disponível para quando eu quiser processá-la, mesmo que neste momento o scanner já esteja desligado.

Agora a conexão USB ficou destinada apenas a recarregar a bateria do scanner, mas até o momento ainda nem precisei fazer isso ツ

Concluindo

Para mim ele merece nota 10, inclusive porque funcionou: não tenho mais na minha mesa uma pilha de papel esperando para scanear, e tudo que chegou desde que o Doxie Go apareceu por aqui está devidamente arquivado.

Mas a utilidade dele é restrita: ele não serve para scanear documentos encadernados, por exemplo, e sua definição não é a que eu escolheria para scanear fotos ou para publicação.

Além disso, há um ponto negativo forte: o preço é elevado. Para mim valeu a pena, mas na comparação com outros scanners (que funcionam plugados na tomada e ao computador e frequentemente envolvem operar um software na hora de usá-los) ele é bastante caro. O meu foi comprado na Amazon (entregue nos EUA e depois trazido para o Brasil).

Se você considerar comprar, vale atenção a um detalhe: a empresa que faz o Doxie Go recentemente lançou também o Doxie One, que custa 25% a menos mas abre mão de alguns recursos, como a bateria e a possibilidade de gravar diretamente em um pen drive.

Leia também:

• PDFScanner: um app aliado do Mac na luta pelo escritório sem papel
• Scandrop: escritório sem papel – ou quase – com ajuda do seu Mac
• App: Scanner portátil no iPhone ou iPad com o Scanner Pro
• Rumo ao home office sem papel
• Paperless: por um 2012 com menos papel no nosso home office

Nota: Este artigo foi publicado simultaneamente no BR-Mac.org e no Efetividade.net

Comprar presentes de Natal em dezembro pode ser uma aventura. A temporada das compras de Natal está a todo vapor e, se as suas ainda não estão concluídas neste momento, a situação já começou a se voltar contra você.

Mas com um pouco de planejamento, mesmo nesta época é possível reduzir o esforço e ao mesmo tempo garantir o presente certo para cada pessoa, sem perder de vista o verdadeiro espírito da época, incluindo a celebração da paz, o convívio familiar e vários sentimentos que não podem ser encontrados no shopping center.

Mesmo quem gosta de ir às compras tende a não apreciar as filas, a competição pelos produtos que sobraram (e pelas vagas de estacionamento e mesas de praças de alimentação), e o acotovelamento geral que são característicos desta época do ano.

Hoje, assim como fizemos nos 3 anos recentes, vamos aplicar um pouco de logística e organização pessoal para lidar com a perspectiva de ter mesmo que ir ao comércio e comprar as famosas "lembrancinhas" para os familiares, colegas, funcionários e outras categorias de presenteados.

Como organizar as compras de Natal

Logística muitas vezes é definida como a arte e técnica de garantir que o produto ou recurso certo esteja no lugar certo, na hora certa, a um preço razoável.

As compras de Natal podem se beneficiar muito dos conceitos da logística, garantindo que as pessoas certas recebam o melhor presente ao seu alcance, sem atrasos e com o mínimo de esforço necessário.

Tratar o Natal como se fosse uma operação logística e contábil NÃO é efetivo, mas não tenho dúvida de que é menos pior do que tratá-lo puramente como uma data comercial descontrolada.

Portanto, se você tem o hábito de dar presentes, mas quer ter mais tempo e paz de espírito para comemorar a data da forma como ela realmente merece ser tratada, veja uma forma de fazer, passo por passo:

1. Defina seu orçamento
   Saiba quanto você pretende gastar, e até que ponto pode flexibilizar este valor. No mínimo verifique quanto e quando poderá gastar à vista, e quanto quer usar de crédito, ao longo de quantos meses. Use as dicas do nosso artigo sobre planejamento de despesas de final de ano para que os valores sejam realistas!
    

   Faça a lista dos presenteados

   Antes de gastar o primeiro centavo, identifique todas pessoas que você gostaria de presentear no Natal. Se tiver dificuldade, procure a partir desta lista de papéis: família, companheiros de trabalho, amigos, clientes, parceiros, pessoas que o tenham presenteado recentemente e que você gostaria de retribuir, pessoas que prestem serviço regularmente a você, e sem deixar de lado aquelas pessoas para as quais um presente seu possa fazer grande diferença ou ser o único presente que receberão.
    

   

   Coloque a lista em ordem de prioridade

   Lembre-se de que estamos falando de logística, e não do aspecto emocional. Coloque no topo da lista consolidada as pessoas para as quais a busca do presente adequado é mais urgente ou importante para o completamento da tarefa, e vá descendo, até chegar naquelas para as quais você pode até presentear com atraso.
    

   Agrupe os integrantes da lista sempre que possível

   Dependendo de como for a sua lista, existe a possibilidade de agrupar seus integrantes, definindo padrões de presentes: pessoas que vão ganhar cestas de Natal, pessoas que vão ganhar um DVD musical, um livro, ou mesmo um cartão (com uma mensagem original, pessoal, e escrita por você mesmo, à mão!)
    

   Estime o custo dos presentes "padronizados"

   Estime tudo, e some os valores ao final. Considere juntar-se a outras pessoas para dividir alguns destes presentes. E não entenda mal a expressão "presentes padronizados". Neste contexto, ela quer dizer apenas que, sob o ponto de vista logístico, os presentes terão características em comum. Por exemplo: os sobrinhos receberão brinquedos educativos, e os colegas do Departamento de Contabilidade receberão DVDs de shows. Isso não quer dizer que você comprará o mesmo DVD para todos eles, mas sim que bastará ir em uma única loja, apenas uma vez, e comprar os presentes de todos eles - escolhendo o DVD adequado a cada colega.
    

   

   Distribua o saldo do seu orçamento entre os presenteados restantes

   As pessoas mais especiais em sua vida provavelmente não poderão ser incluídas em nenhuma categoria padronizada. Ao subtrair do orçamento disponível o total dos presentes padronizados, você saberá quanto pode gastar nos presentes delas, e distribuir este valor entre elas. Talvez conclua que precisa reestimar ou redistribuir alguns saldos - se for o caso, repita os passos acima até acertar o ponto de equilíbrio.
    

   Defina (em casa) o presente ideal para cada pessoa

   Não deixe para quando já estiver num shopping ou acessando uma loja on-line, sendo bombardeado por sugestões que não consideram o seu interesse nem o do presenteado, mas sim o do lojista. Sente-se confortavelmente em casa, pense e anote. A namorada gosta de ganhar biquinis, o irmão queria um tênis e o pai é apreciador de vinhos? Defina o que gostaria de presentear a cada um deles, se possível com uma alternativa extra para cada um, e anote tudo, juntamente com o valor que definiu para cada pessoa.
    

   Crie o roteiro e agenda de compras

   Quando chegar neste ponto você já sabe o que pretende presentear a cada um. Crie um roteiro e defina os dias em que pretende visitar cada loja, procurando maximizar o número de presentes que poderá adquirir a cada deslocamento, ao mesmo tempo em que deixa tempo suficiente para escolher a variedade ideal, e garante que vai às lojas o quanto antes for possível, e de preferência em horários favoráveis. Considere também as rotas e estacionamentos, bem como os horários. As lojas estarão mais apinhadas conforme dezembro avança, portanto antecipe (já estamos no limite do conforto!) ou prepare-se. Mesmo assim, não deixe de comparar preços e condições para fazer a melhor escolha.
    

   Antecipe o amigo secreto

   O amigo secreto decidido em cima da hora pelos colegas de trabalho, da pós, do clube ou mesmo pelos familiares tem grande potencial de ser o fator que fará até mesmo o indivíduo mais planejado ter de enfrentar o comércio bem na semana de Natal, em que parecem sumir as vagas para estacionar e as lojas sem longa fila. Minha alternativa é uma aposta baseada em cenários: eu tento adivinhar onde podem surgir iniciativas como essa na minha vida, e qual seria o presente "genérico" adequado - e compro antes. Se o amigo secreto não surgir, é um presente a mais para alguém que não seria contemplado, ou eu fico com ele para mim ツ Mas se surgir - e geralmente eu acerto - já estarei preparado.
    

   

   Cuidado com as armadilhas

   Os lojistas SABEM o quanto é chata a peregrinação de loja em loja para encontrar o preço certo do presente ideal, e oferecem grande variedade de tentações para levá-lo a comprar algo mais por impulso, ou para comprar ali mesmo o que está sendo oferecido - que não necessariamente é o que você queria. Não seja inflexível, mas não aceite ser manipulado facilmente.
    

   Considere comprar on-line: especialmente no caso de lojas de boa reputação, e só quando tiver razoável folga entre o prazo de entrega prometido e a data em que o presente precisa estar de fato nas suas mãos. Navegue pelas suas lojas de comércio eletrônico preferidas, verifique a reputação delas e notícias recentes sobre como elas tratam seus clientes, e lembre que quanto mais perto do Natal, maior o risco de problema na entrega, ou de atraso completamente fora do seu controle.

E não esqueça: o espírito natalino não se encerra nos presentes. Comprando com mais eficiência e aplicando um pouco de logística, talvez você tenha mais tempo (e alguma sobra de recursos) para refletir sobre o que a data realmente significa, e para praticar um pouco desta idéia que perdura há tantos séculos.

Organizando com o ZTD (ou o GTD)

Esta é uma situação em que vale a pena ter uma lista de atividades específica de um projeto: as compras de Natal. Nela você pode colocar as atividades correspondentes ao que foi tratado acima.

Um exemplo de como poderia ficar no meu caso pessoal, incluindo observações sobre algumas tarefas:

1. Definir orçamento disponível para as compras de Natal - considerando totais para compras a prazo e à vista, e em que datas as despesas devem ocorrer.
2. Fazer a lista das pessoas que vão ser presenteadas
3. Agrupar na lista as pessoas que podem receber presentes semelhantes (comprados em bloco)
4. Destacar na lista as pessoas selecionadas que têm presente à parte já definido ou que precisam de pesquisa sobre qual o presente ideal
5. Observar o custo dos presentes que serão comprados em bloco (por exemplo: DVDs, livros, cestas de Natal, chocolates) - até verificar que há o saldo orçamentário desejado para a compra dos demais.
6. Pesquisar os presentes ideais para as pessoas que demandam pesquisa
7. Prevenir a ameaça de amigos secretos imprevistos
8. Conferir os valores de tudo, considerando o orçamento previsto e ajustando se necessário
9. Encomendar o que vai ser comprado on-line - para encomendar tão cedo quanto possível, serviços de entrega pouco confiáveis durante o ano todo pioram quando dezembro começa.
10. Definir onde e quando serão comprados os demais presentes
11. Comprar os presentes do local A
12. Comprar os presentes do local B
13. Comprar os presentes do local C

O planejamento ocorre como de hábito, já exposto no post recente sobre ZTD minimalista: a cada dia você tira da lista do projeto algumas tarefas, para executá-las.

Mas este projeto tem um detalhe interessante: admite paralelismo, ou seja, você pode ir começando algumas das atividades posteriores (como fazer as encomendas on-line) sem terminar as anteriores, desde que não perca de vista o impacto sobre o orçamento ou a vantagem potencial de poder rever alguns dos presentes inicialmente definidos antes de começar a comprar todos em bloco. Possivelmente você só vai riscar as tarefas iniciais definitivamente quando concluir até as últimas.

E na execução você vai perceber claramente que as atividades iniciais (de 1 a 8 - orçar, definir lista de pessoas, de presentes, etc.) precisam de muito mais detalhamento e atenção, mas são as atividades finais (de 9 em diante - operacionalização das compras) que vão consumir mais tempo e esforço, além de eventualmente exigir retorno aos passos de planejamento.

Lembre-se de quem tem menos do que você

Natal não é comércio: esta é uma época de solidariedade, união e celebração de determinados valores que não estão à venda no shopping.

As circunstâncias acabam colocando no seu caminho muitas oportunidades para ajudar pessoas que têm muito menos do que você. Sejam quais forem as suas crenças, saiba aproveitar estas oportunidades.

Não vou fazer campanha por aqui – não é difícil encontrar este tipo de iniciativa, se você quiser procurar. O foco deste post é a questão das compras, mas achei importante incluir esta lembrança no texto, para lembrar que a essência dessa época não pode ser o consumo, e que se formos eficientes neste aspecto, sobra mais tempo e recursos para se dedicar ao que realmente importa.

Estamos entrando na temporada anual da "festa da firma": aquela reunião meio social, meio profissional, em parte confraternização e em parte obrigação, que muitos escritórios, departamentos, empresas, escolas e outras agremiações profissionais costumam promover para celebrar o final do ano ou o Natal.

Há quem goste, e também há quem se sinta obrigado a ir mesmo sem gostar. Algumas são criativas e divertidas, outras são uma coleção de clichês (amigo secreto, dinâmicas disfarçadas de entretenimento, discursos longos...), e nem sempre dá de saber de antemão qual é qual.

Não existe regra geral sobre como se comportar nesse tipo de "festinha", mas sempre encontro duas recomendações essenciais, considerando que elas são mais do que meras comemorações descompromissadas:

1. Esteja presente e chegue na hora (ainda que saia mais cedo, ou que procure um canto discreto)
2. Evite os excessos: de bebida, de sinceridade, de coreografia, de traje, ...

Em festas memoráveis, os excessos são um ingrediente comum. Só que geralmente as festividades promovidas pelo local em que as pessoas trabalham não são o melhor local para realmente extravasar, e quem pratica o excesso pode se ver transformado na vítima do evento.

Uma dose extra de moderação e bom-senso, que não precisariam estar presentes em uma festa dos amigos da faculdade ou mesmo em família, é mais do que bem-vinda, e a razão é simples: você vai precisar conviver profissionalmente com todas aquelas pessoas já no expediente seguinte.

Assim, aquele passo de dança que lhe parece tão engraçado, a piada “incomum” dita no microfone, a confissão feita à colega de trabalho (que você não faria durante o expediente) ou o copo de bebida a mais podem ter conseqüências bem mais profundas e duradouras do que se acontecessem em uma festa entre amigos que não trabalham juntos!

A consequência disso é que não necessariamente as festas com a turma do escritório, ou do laboratório, precisam ser as mais memoráveis e divertidas do ano, e certamente não são a ocasião certa para compensar nada que tenha ocorrido durante o ano ;-) e nem para ser a pessoa mais comentada no expediente seguinte…

Se no seu ambiente de trabalho todo mundo é amigo e nada disso é problema, fique à vontade para agir de acordo: pintar e bordar. Mas se você não pensava isso sobre o seu ambiente de trabalho antes de a festa começar, e chegar a essa conclusão só depois de já estar "na pilha" durante a festa, cuidado!

Ficam, portanto, algumas dicas para levar em conta antes de a festa começar, e evitar receber uma "fama" que, como um carimbo na testa, marcará você por bastante tempo no escritório depois que a ressaca passar:

• Mantenha-se consciente: atento a si mesmo e ao seu ambiente. Suficientemente sóbrio. Capaz de tomar boas decisões.
   

• Nada de surtos de sinceridade: se você se manteve discreto sobre determinado assunto durante o ano todo, não é essa a hora de querer trazê-lo à baila, confessando algo ou tirando satisfações.
   

• Divirta-se também: outras pessoas ao seu redor estarão menos conscientes das restrições ambientais da "festa da firma", ou mais profundamente afetadas por elas. Depois que você estiver consciente do seu limite, encontre uma forma de aproveitar a festa melhor do que ambos os grupos acima ;-)
   

  

• O cantinho é menos inviolável do que parece: se você pensou em fazer algo que não deseja que os outros não vejam, a "festa da firma" não é o lugar - inclusive porque a cultura corporativa frequentemente é avessa à noção de privacidade entre os colegas. Se não der para deixar para outro dia, vá ser discreto em outro lugar, e não volte para a festa depois achando que ninguém vai perceber!
   

• Consuma com moderação: vale tanto para a bebida quanto para a comida: devagar se vai ao longe. Não seja o cara para quem vão apontar por estar indo pela quinta vez ao buffet, por fazer um prato digno de um alentado bandejão voltado aos operários da construção civil, ou por ser o primeiro a não conseguir mais andar em linha reta.
   

• Não sabote a festa: não seja o responsável por iniciar o movimento "isso aqui está chato, vamos pro barzinho da esquina". Ir em um grupo seleto para uma continuação da festa em um ambiente menos hostil pode ser uma grande ideia, mas não pode ser implementada cedo demais.

E se você ultrapassar algum limite, atenção à dica extra: cuidado com os pedidos de desculpa no dia seguinte! Se você fizer algo de que se envergonhe, avalie bem se foi uma catástrofe que exige mesmo ser mencionada no expediente seguinte em um pedido de desculpas, ou se foi algo sem importância, de que ninguém mais vai lembrar, e que não precisa ser mencionado para - aí sim - ser relembrado pelos demais, ganhando uma importância que originalmente não tinha.

E já que você está se preparando pra "festa da firma", leia também: Como se livrar de conversas chatas, em 10 lições ;-)

Você tem na sua lista uma pendência que é um perigo oculto e ainda não a mapeou? Não perca tempo, identifique o iceberg e pique-o em vários cubos de gelo!

Já estamos às vésperas do final do ano, e é hora de começar a temporada de renovação na gestão dos seus compromissos, zerando tarefas pendentes previamente adiadas e abrindo caminho para um novo ano mais produtivo, sem heranças indesejadas do ano que encerra.

Um dos fatores que pode atrapalhar este ciclo é a presença de icebergs na lista de tarefas.

Icebergs, você sabe, já afundaram inúmeros navios, e eles têm em comum a característica de deixar visível só uma pequena parte do seu volume, com a parte maior e mais perigosa ficando discretamente oculta, abaixo da linha d'água.

Os icebergs da lista de tarefas são aqueles que parecem pequenos e simples, mas de perto são problemas complexos. Eles costumam ir ficando para depois por razões variadas e, quando nos aproximamos deles, notamos que a parte mais complexa (e que muitas vezes nos repelia sem notarmos) estava oculta.

Eles constituem um perigo bastante concreto à nossa produtividade, porque ao não identificá-los, deixamos para lidar com eles tarde demais, pensando que são pequenos e simples, e aí acabamos perdendo o prazo ou não podendo contar com uma ferramenta que seria necessária mas não foi identificada a tempo.

Quando temos experiência com uma tarefa, é mais simples identificar a complexidade dela, e aí já naturalmente alocamos tempo, recursos e ferramentas de acordo. Assim, a formação de icebergs é mais comum quando a tarefa é nova ou – no caso que costuma ser pior – quando tem algum diferencial escondido nela por quem a solicitou ou irá receber o resultado dela.

Quando você perceber que há um iceberg na sua lista de pendências, eis o que fazer:

1. Realoque prazos imediatamente: no caso de ter notado o iceberg tarde demais, você vai precisar de mais tempo para concluir a complexidade que estava oculta. Faça isso de forma controlada: negocie o prazo de entrega dele, OU deixe mais tempo livre para a sua realização, removendo tempo que estava planejado para outras atividades.
    

2. Planeje a execução: você pode até criar uma nova tarefa, relacionada a estudar como vai resolver o seu iceberg, identificando técnicas, ferramentas e recursos que serão necessários para lidar com a parte dele que não estava visível. Esta tarefa adicional geralmente deve ter prazo curto, custo baixo e início imediato.
    

3. Divida-o em tarefas menores: a maior parte dos problemas complexos é formado por uma série de problemas menores e mais simples, às vezes entremeados por um pequeno número de atividades realmente complexas e indivisíveis, mas menores do que o todo. Após planejamento adequado, você deve separá-lo em várias tarefas menores, agrupadas de acordo com a complexidade, as ferramentas que exigem e o momento previsto para a execução, e assim você conseguirá gerenciar muito melhor a questão.
    

4. Registre e comunique: os icebergs são criados pela ausência de conhecimento sobre a tarefa no momento de defini-la, e crescem na proporção em que você deixa de tratar deles com quem poderia melhor esclarecer a situação (frequentemente os clientes, parceiros ou fornecedores, inclusive no sentido amplo: pode ser o professor ou o colega de equipe, por exemplo). Depois que você identificar um iceberg, mapeie-o adequadamente, guardando material de referência para evitar o próximo, e comunique a todos os envolvidos sobre a situação e as demandas adicionais que gerou, para evitar repetição involuntária.

Uma vez mapeado, dividido e registrado, o gigantesco iceberg pode se transformar em uma série de cubos de gelo com os quais você poderá lidar um a um, e por tê-lo identificado a tempo, no final ainda poderá refrescar a comemoração do problema evitado ツ