Mesmo quem costuma ser organizado às vezes tropeça na realidade de uma mesa cheia de pendências que a rotina normal de produtividade não consegue zerar em tempo suficiente.

Pode ser no retorno das férias, na ausência de outro integrante da equipe, ou mesmo em um súbito surto imprevisto de demanda. E zerá-la é algo que não pode esperar.

As técnicas de produtividade pessoal, como o GTD e o ZTD conseguem "dar jeito" nessas situações mas tendem a trabalhar com priorização e uso de tempo de uma maneira que pode não ser tão rápida quanto o necessário.

Decrete um Dia de Alto Desempenho, dedicado a zerar a pilha de urgências e voltar à programação normal

Para resolver a situação de maneira mais rápida, você precisa decretar um Dia de Alto Desempenho, no qual as rotinas usuais serão suspensas e tudo será orientado a zerar a pilha que já está acumulada e não pode aguardar.

O Dia de Alto Desempenho também pode servir para quem nunca conseguiu colocar em prática algum método de produtividade pessoal passar a entender como funciona. Vai ser em condições incomuns, mas dá para sentir o efeito dos conceitos, e depois se motivar a procurar mais detalhes sobre algum que possa ser aproveitado diariamente.

Para separar as atividades que precisam de atenção especial no seu Dia de Alto desempenho, deixe de lado os cuidados usuais da coleta, e procure formar rapidamente uma visão geral (mesmo que incompleta) de todas as suas pendências, movendo para o topo da pilha as que são tão críticas a ponto de precisar de ação imediata (assim que a triagem acabar), e as que são tão sérias a ponto de merecer toda a sua atenção assim que acabarem os casos críticos.

Complete a triagem antes de mais nada, porque o impulso de "já ir resolvendo" pode prejudicar outras tarefas mais urgentes que podem perecer se deixadas para depois. Abra exceção apenas para o que pode ser resolvido em 2 minutos ou menos.

Para a turma do GTD, deixo claro: assumimos que a situação extrema justifica fazer o que normalmente não se faz, como deixar itens já vistos ficarem na caixa de entrada para uma nova análise no dia seguinte, escolher a ordem em que as tarefas ordinárias de prioridade similar serão tratadas em um mesmo período, ou mesmo criar uma caixa de entrada paralela para uso temporário. É só por hoje, não se acostumem ツ

Prepare-se para o Dia de Alto Desempenho reduzindo obstáculos e interrupções

No seu Dia de Alto Desempenho, a urgência acumulada justifica algumas medidas antipáticas consigo mesmo: não é dia de fazer pausas para descompressão, nem de deixar a TV ligada, o chat aberto ou o Facebook em dia.

Se você trabalha com equipe, recebe clientes ou divide o espaço de trabalho com a família, é quase inevitável: inicie seu Dia de Alto Desempenho em um horário que aproveite melhor o período do dia em que eles estejam menos presentes ou provoquem menos interrupções.

Tome cuidado especial com a ferramentite. Um dia de execução acelerada não é o momento de testar nenhuma técnica ou ferramenta nova, e sim de trabalhar com o que você já conhece e sabe, extraindo o máximo de produtividade de cada utensílio.

Execução expressa mas sem qualidade pode ser pior do que o atraso

Não deixe nada pela metade, nem muito menos passe nada incompleto adiante querendo "ganhar tempo". Você deve evitar esforços desnecessários, mas fazendo do jeito certo: zerar o retrabalho e passar longe do desperdício de recursos e de tempo.

Isso não significa que você deve permitir o perfeccionismo: ele nunca ajuda a ser produtivo, e no Dia de Alta Produtividade atrapalha mais do que o normal. Qualidade e perfeição não são sinônimos¹, e eu prefiro adotar o conceito de qualidade proposto por Juran: adequação ao uso, conforme percebida por quem usa. Entregue o que foi combinado e for adequado a quem vai receber.

Faça uma coisa de cada vez, mas não se renda às pausas forçadas. Se tiver que aguardar a chegada de algum documento ou uma chamada em espera, dê início a alguma tarefa curta da sua lista em paralelo à que está aguardando, mesmo que depois corra o risco de ter de interromper uma das duas.

Fora essa exceção, não deixe a pressão das pendências desviar você do foco, nem esgotar seus recursos físicos e mentais: escolha bem a ordem em que as coisas precisam ser feitas, e faça-as uma por uma, até completá-las ou chegar ao limite do que pode ser feito no momento.

Com as dicas acima você terá o ferramental necessário para dizimar as pilhas de pendências muito rapidamente. Mas cuidado: elas não são suficientes para manter a produtividade a longo prazo, e não garantem algo muito importante: o foco na sua estratégia, no avanço de longo prazo.

Portanto, aproveite para observar com atenção o que funcionou bem no seu dia de alta produtividade, e aproveitar essa informação na hora de retomar (ou adotar) um método de produtividade consistente como o ZTD.

Leia também: Dia de Alto Desempenho: 15 dicas de produtividade pessoal e Produtividade pessoal: 15 dicas para um Dia de Alto Desempenho (parte 2).

Tomar notas em papel é um método tradicional que continua eficaz em pleno século XXI: papel e caneta foram a forma preferida de tomar notas na pesquisa com os leitores do Efetividade, por exemplo.

Quando se fala em tomar notas durante reuniões ou apresentações, eles também são campeões: enquanto um notebook ou tablet podem competir pela sua atenção, o papel e a caneta são discretos e funcionais. Basta ver que o cultuado criador do método de produtividade GTD, David Allen, faz suas anotações de reuniões em papel e só depois as transcreve para o computador para arquivamento definitivo.

A convite da HP, como parte de sua campanha #inspiracaonopapel, que convida a compartilhar o que nos inspira, vou descrever as fichas que eu produzo e uso para tomar notas de reuniões, facilitando imediatamente a evolução das ideias e posteriormente a execução das decisões.

Material necessário

O item essencial são as fichas 3x5 ou 4x6 ("fichas de leitura" escolares) fáceis de encontrar em qualquer papelaria: são pequenas – mais ou menos do tamanho de 2 cartas de baralho – e fáceis de manipular, porque são um pouco mais rígidas.

As fichas 3x5 têm a vantagem de caber no bolso da camisa, e as 4x6 são só um pouco maiores, mas as dimensões otimizadas permitem escrever bem mais. Elas custam cerca de R$ 5 (um conjunto de 100 fichas) e geralmente são pautadas na horizontal. Mas eu escrevo nelas sempre na vertical, ignorando as pautas, porque senão as linhas ficam longas demais para anotar rapidamente.

Essas fichas também têm um formato bem adequado para ser usado em material de referência para uso próprio ou para distribuir aos demais participantes da reunião.

Além das fichas, é necessário ter uma impressora capaz de imprimir no formato delas, e com margens pequenas. Para as fichas deste artigo usei uma multifuncional¹ HP Deskjet Ink Advantage 3516, que inclui o suporte a fichas no formato 4x6 até mesmo em sua documentação oficial. Ela é de uma geração recente, que oferece suporte WiFI pelos serviços HP ePrint, Wireless direct e Apple Air Print, facilitando imprimir diretamente a partir de smartphones e tablets, o que para meu perfil de uso é bem relevante.

Mas a vantagem que me fez apreciar especialmente esse modelo é o fato de ser da linha Ink Advantage, que reduz bastante o custo por impressão. Eu imprimo bastante material em cores, assim optar por uma impressora mais eficiente no uso dos suprimentos – especialmente os cartuchos de tinta – acaba sendo essencial.

As fichas

Os principais produtos de uma reunião, para mim, são: as tarefas ou ações futuras definidas, os compromissos (com data específica) marcados, e a narrativa em si, que diz quem estava presente, onde e quando a reunião ocorreu, quem disse o que, quem foi a favor e contra cada proposição, etc.

Eu os anoto em separado, um em cada ficha, ao longo da reunião. Seguindo o exemplo de David Allen, nessa hora não faço filtro de relevância, nem me preocupo com a forma - só vou rabiscando tudo que ouço, sem deixar de continuar ouvindo.

Na hora de transcrever depois para um registro definitivo, já sabendo quais foram as conclusões, filtrar com base na relevância fica bem mais preciso, e aí a ficha da narrativa serve como o fio condutor para o que realmente interessa: as ações e os compromissos. E estas 2 categorias essenciais estarão cada uma em sua própria ficha no momento em que a reunião acabar, facilitando alguma providência imediata que seja necessária.

O meu modelo básico da ficha para a narrativa se baseia no método de anotação de aulas da universidade Cornell, e as duas outras são derivadas do D*I*Y Planner, com alterações que fui fazendo ao longo dos anos.

Download dos modelos

Claro que eu não iria concluir este artigo sem compartilhar com vocês os arquivos que eu uso, em versões que vocês possam adequar para as suas próprias necessidades. Vamos a eles:

Narrativa da reunião (download) – Note que há espaço específico para identificar a reunião, numerar a página, registrar a data na margem (ajuda muito a localizar no fichário), além dos campos do formato Cornell, mencionado acima. Eu imprimo na frente e no verso, igualmente. Geralmente uso mais do que uma ficha por reunião.

Registro de agendamentos (download) – Essa eu só preparo em reuniões específicas, como as de início de projeto. Aí, além de colocar o calendário específico dos meses críticos do projeto em questão, já preencho antecipadamente datas importantes do contexto dele, como feriados, início e término de prazos legais, marcos que são definidos externamente, etc. Mas eu sempre tenho algumas fichas de calendário universal, em branco, à disposição para quando vira subitamente necessário.

Registro de ações (download) – Vale lembrar que aqui vai apenas o nome da ação (geralmente bem abreviado...) e o responsável, porque os demais detalhes já estarão no registro da narrativa. Dificilmente chego a usar mais do que uma ficha por reunião, porque é raro haver deliberação sobre mais do que 20 ações.

Variação efetiva: Narrativa + ações (download) – É a que eu mais tenho usado, na prática. Aproveita o espaço extra disponível nas fichas 4x6 para permitir registrar as ações no rodapé da narrativa, a cada página, facilitando igualmente a síntese posterior mas evitando o uso de uma ficha em paralelo. Este modelo é em forma de planilha, facilitando alinhar e posicionar as suas alterações pessoais.

Pronto: agora é só ajustar, imprimir e usar.

Tenho interesse em saber como você toma nota das reuniões em que participa, compartilhe nos comentários!

Fazer as reuniões demorarem menos e alcançarem decisões melhores é o resultado de uma regra simples aplicada pelos executivos do LinkedIn.

A ideia central é fácil de concordar: em reuniões de equipe gasta-se muito tempo com informações já conhecidas de todos. Isso ocorre no início, quando há a "parte expositiva" da reunião. Todo mundo que já sugeriu a alguém a regra dos 10-20-30 para boas apresentações (10 slides, 20 minutos, nenhuma fonte menor do que 30) percebe que a primeira resposta é "mas só 20 minutos? eu preciso de no mínimo 35!"

É difícil ser conciso ao expor um assunto sobre o qual fizemos esforço para dominar, e assim as reuniões acabam demorando várias dezenas de minutos para entrar na fase da discussão, porque há sempre uma exposição prévia (com ou sem o modelo tradicional de apresentação, slides, powerpoint, quadro branco, flipchart, etc., etc.) que inclui fatos que já são (ou deveriam ser) de conhecimento de todos os presentes, eventualmente são desinteressantes ou até irrelevantes para o tema em pauta.

É por isso que os criadores da rede social profissional LinkedIn aboliram as apresentações em suas reuniões. Para garantir que todos terão oportunidade de estar cientes do assunto em pauta, a pessoa que usualmente faria uma apresentação passa a ter de encaminhar um descritivo (pode até ser uma apresentação...), com 24h de antecedência, e aí a reunião pode ir diretamente para a parte que interessa.

"Mas as pessoas vão deixar pra depois e acabar não lendo", pensou o antenado leitor. É isso mesmo, a natureza humana funciona assim.

Por isso, o método deles envolve iniciar a reunião com um período, que varia de 5 a 10 minutos, para que todos possam ler o material que foi distribuído. Assim, quem pôde ler na véspera pode reler, e quem não leu irá ler. E isso dura bem menos do que a exposição inicial tradicional.

Findo o período de leitura, a reunião pula diretamente para os eventuais esclarecimentos e depois para a discussão.

Uma vantagem adicional é que o típico impulso do apresentador de deixar para revelar uma informação crucial só no momento da reunião, ou só no final da apresentação, como se ela fosse uma obra de entretenimento, pode ser eliminado, e todos os integrantes da equipe chegam ao encontro já com oportunidade de ter se informado com os dados disponíveis.

Com a apresentação eliminada, a reunião pode se concentrar exclusivamente no que traz valor à discussão: compartilhar um contexto, aprofundar a análise sobre dados ou conclusões especialmente importantes, expor e debater posições.

Ou seja: a exposição sai de cena para dar lugar à discussão no seu melhor sentido, em busca da solução que melhor atenda aos objetivos da reunião.

Uma dificuldade: claro que quem preparou o material terá sempre o impulso de querer expô-lo, mas isso precisa ser resolvido por meio de clareza sobre a regra e aplicação de princípios básicos de liderança ツ

Com essa medida simples (mas profunda), as reuniões internas no LinkedIn passaram a durar bem menos, chegar a resultados melhores e frequentemente a ser consideradas, na avaliação dos participantes, tempo bem empregado.

Experimente!

Existem várias maneiras de fazer caber um homeoffice em um apartamento pequeno, mas às vezes o melhor recurso é torná-lo portátil.

Foi o que descobriu a Angie, uma viciada em organização que descobriu que a melhor maneira de manter seus documentos, materiais e outros instrumentos de trabalho organizados e sempre disponíveis para os momentos de trabalho em uma casa com crianças e pouco espaço seria instalá-los em uma sacola.

Ela preferiu uma sacola com alça estilo revisteiro, mas anota que uma caixa ou mesmo uma maleta com bolsos também serviriam igualmente. O elemento essencial para ela é a grande abertura, que permite ver e acessar todo o conteúdo da bolsa rapidamente.

Algumas mochilas oferecem a mesma vantagem quando abertas, e facilitam manter a segurança ao trabalhar fora de casa, especialmente se o seu escritório portátil incluir aparelhos eletrônicos – e suspeito que um notebook ou um tablet fazem parte do equipamento básico de trabalho de boa parte dos leitores...

A organização do home office portátil da Angie é um pouco colorida demais para o meu estilo, mas fora isso me agrada bastante: tem a lista de compromissos diários, pastas com abertura superior para organização de documentos e referências, um bloco de notas grande, e as ferramentas que ela usa, incluindo grampeador, canetas e boa quantidade de post-its. É só encontrar tempo livre, uma mesa, e trabalhar.

Note que é tudo adequadamente identificado com etiquetas adesivas, o que facilita manter organizado e encontrar rapidamente o que se procura. O fato de aparentemente ela manter em papel materiais que eu prefiro manter em forma digital não prejudica a avaliação positiva da solução encontrada.

Em outras palavras: várias ideias boas a aproveitar ツ

Leia também: Leve o escritório nas costas com a mochila ideal para seu notebook.

O organizador Grid-It tem presença garantida nas minhas mochilas há vários anos, e uma mochila com Grid-It embutido é quase uma tentação forte demais para resistir.

O Grid-It é aquele organizador baseado em tiras de elástico irregularmente distribuídas em uma superfície plana, que permite levar todo tipo de cabo, acessório e ferramenta sem que eles se espalhem pela mochila nem se percam pelos bolsos.

E a Cocoon Innovations, que faz o organizador, lançou há pouco tempo a mochila SLIM, que tem uma de suas paredes internas configuradas como um grande Grid-It.

O tamanho é planejado para levar um MacBook¹, um iPad e documentos, além da coleção de acessórios e complementos organizados no Grid-It embutido.

O material é à prova d'água, e até o zíper é feito para não deixar passar água.

A razão do nome SLIM pode ser percebida ao ver a mochila de lado: ela foi projetada para ter menos de 9cm de profundidade mesmo quando lotada.

O @andersoncosta, do blog Movebla, perguntou no Twitter se eu gostaria de uma mochila dessas, e este post é a resposta afirmativa, apesar da observação do @sricanesh sobre ela ter a "cara de notebook" que os ladrões procuram.

Ela não é das mais baratas, mas a ideia é interessante, confira: Mochila Cocoon MCP3401 SLIM.

Eu tenho um Grid-It (sem mochila), zero quilômetro, tamanho grande (ótimo para organizar badulaques em mochilas) dando sopa e à espera de uma oportunidade de ser sorteado para encontrar um bom lar que o adote.

Se até o final desta sexta-feira² houver pelo menos 15 compartilhamentos da minha chamada para este artigo no Facebook, seguindo as instruções abaixo, eu pensarei em como iniciar uma promoção legal para sorteá-lo, pode ser?

As instruções são simples: curta a página do Efetividade no Facebook e compartilhe no seu mural o meu post de lá, incluindo no seu texto do compartilhamento o seguinte trecho: "Eu quero que o Efetividade sorteie um Grid-It – e se eu ganhar, os 2 itens mais legais da minha mochila que eu vou guardar nele são [e insira aqui quais são os 2 itens]"³.

Para ficar claro: isso ainda não é a promoção, é só uma forma de eu poder avaliar o interesse na promoção, e coletar ideias que podem me ajudar a definir como ela funcionará!

A pasta suspensa que é maior por dentro do que por fora, que veio para acabar com todas as pastas suspensas. Não, não é para tanto, mas a ideia de uma pasta com 12 divisórias internas é bem prática, e eu já estou com duas em uso.

A ideia é similar a de várias pastas organizadoras independentes ("de mesa" ou "de prateleira") existentes há um bom tempo no mercado, mas se adequa bem melhor a um elemento essencial de boa parte dos lares e escritórios organizados: o arquivo de pastas suspensas. E com a vantagem adicional de multiplicar a sua capacidade de armazenamento sem ocupar muito espaço adicional.

É fácil concluir que o número de 12 divisões foi escolhido porque permite incluir elementos (por exemplo, contas a pagar, ou a receber, ou tributos, etc.) para cada mês do ano, mas você não precisa se restringir a isso: pode usar as divisões para cada uma das categorias típicas de registros pessoais, como:

• Contas a pagar
• Notas e recibos
• Registros de imóvel (comprovantes de condomínio, IPTU, pagamento do aluguel, etc.)
• Impostos e taxas
• Certificados de garantia
• Bancos e contratos
• Saúde
• Carro
• Acadêmico
• etc.

No caso específico da organização pessoal, você pode até passar a usar uma pasta dessas anualmente, movendo-a para o final do trilho do seu arquivo a cada novo ano, com a certeza de que será fácil encontrar no futuro os documentos arquivados, se necessário, ou tomar a decisão de descartá-los após um prazo razoável.

Professores podem usar uma divisória por turma, alunos podem usar uma divisória por matéria, freelancers podem usar uma por cliente, e assim por diante.

Se você for um adepto do GTD, pode também usar as categorias básicas do método, ou mesmo as 12 divisões para as categorias adotadas por David Allen¹:

• Entrada
• Para casa
• Para o escritório
• Ler/revisar
• Suporte a ações
• Aguardando
• mais 6 espaços livres para projetos ou atividades em andamento

As pastas com divisões internas que eu passei a usar em complemento às pastas tradicionais do meu arquivo de pastas suspensas são da Dello, e eu encontrei por ~R$ 20 na Kalunga, acompanhada de 12 visores e etiquetas – mas é possível que você encontre uma oferta melhor na sua papelaria preferida.

Um alerta, entretanto: confira as dimensões do produto. No meu caso, coube no gavetão de pastas do home office sem problemas, mas eu cheguei a testar em um desses mini-arquivos de mesa e ela era cerca de 0,5cm mais alta do que precisaria ser para caber nele sem encostar no fundo. Para esses casos, talvez o modelo em propileno, um pouco menor (e que eu não testei) caiba melhor.