Fazer as reuniões demorarem menos e alcançarem decisões melhores é o resultado de uma regra simples aplicada pelos executivos do LinkedIn.

A ideia central é fácil de concordar: em reuniões de equipe gasta-se muito tempo com informações já conhecidas de todos. Isso ocorre no início, quando há a "parte expositiva" da reunião. Todo mundo que já sugeriu a alguém a regra dos 10-20-30 para boas apresentações (10 slides, 20 minutos, nenhuma fonte menor do que 30) percebe que a primeira resposta é "mas só 20 minutos? eu preciso de no mínimo 35!"

É difícil ser conciso ao expor um assunto sobre o qual fizemos esforço para dominar, e assim as reuniões acabam demorando várias dezenas de minutos para entrar na fase da discussão, porque há sempre uma exposição prévia (com ou sem o modelo tradicional de apresentação, slides, powerpoint, quadro branco, flipchart, etc., etc.) que inclui fatos que já são (ou deveriam ser) de conhecimento de todos os presentes, eventualmente são desinteressantes ou até irrelevantes para o tema em pauta.

É por isso que os criadores da rede social profissional LinkedIn aboliram as apresentações em suas reuniões. Para garantir que todos terão oportunidade de estar cientes do assunto em pauta, a pessoa que usualmente faria uma apresentação passa a ter de encaminhar um descritivo (pode até ser uma apresentação...), com 24h de antecedência, e aí a reunião pode ir diretamente para a parte que interessa.

"Mas as pessoas vão deixar pra depois e acabar não lendo", pensou o antenado leitor. É isso mesmo, a natureza humana funciona assim.

Por isso, o método deles envolve iniciar a reunião com um período, que varia de 5 a 10 minutos, para que todos possam ler o material que foi distribuído. Assim, quem pôde ler na véspera pode reler, e quem não leu irá ler. E isso dura bem menos do que a exposição inicial tradicional.

Findo o período de leitura, a reunião pula diretamente para os eventuais esclarecimentos e depois para a discussão.

Uma vantagem adicional é que o típico impulso do apresentador de deixar para revelar uma informação crucial só no momento da reunião, ou só no final da apresentação, como se ela fosse uma obra de entretenimento, pode ser eliminado, e todos os integrantes da equipe chegam ao encontro já com oportunidade de ter se informado com os dados disponíveis.

Com a apresentação eliminada, a reunião pode se concentrar exclusivamente no que traz valor à discussão: compartilhar um contexto, aprofundar a análise sobre dados ou conclusões especialmente importantes, expor e debater posições.

Ou seja: a exposição sai de cena para dar lugar à discussão no seu melhor sentido, em busca da solução que melhor atenda aos objetivos da reunião.

Uma dificuldade: claro que quem preparou o material terá sempre o impulso de querer expô-lo, mas isso precisa ser resolvido por meio de clareza sobre a regra e aplicação de princípios básicos de liderança ツ

Com essa medida simples (mas profunda), as reuniões internas no LinkedIn passaram a durar bem menos, chegar a resultados melhores e frequentemente a ser consideradas, na avaliação dos participantes, tempo bem empregado.

Experimente!

Existem várias maneiras de fazer caber um homeoffice em um apartamento pequeno, mas às vezes o melhor recurso é torná-lo portátil.

Foi o que descobriu a Angie, uma viciada em organização que descobriu que a melhor maneira de manter seus documentos, materiais e outros instrumentos de trabalho organizados e sempre disponíveis para os momentos de trabalho em uma casa com crianças e pouco espaço seria instalá-los em uma sacola.

Ela preferiu uma sacola com alça estilo revisteiro, mas anota que uma caixa ou mesmo uma maleta com bolsos também serviriam igualmente. O elemento essencial para ela é a grande abertura, que permite ver e acessar todo o conteúdo da bolsa rapidamente.

Algumas mochilas oferecem a mesma vantagem quando abertas, e facilitam manter a segurança ao trabalhar fora de casa, especialmente se o seu escritório portátil incluir aparelhos eletrônicos – e suspeito que um notebook ou um tablet fazem parte do equipamento básico de trabalho de boa parte dos leitores...

A organização do home office portátil da Angie é um pouco colorida demais para o meu estilo, mas fora isso me agrada bastante: tem a lista de compromissos diários, pastas com abertura superior para organização de documentos e referências, um bloco de notas grande, e as ferramentas que ela usa, incluindo grampeador, canetas e boa quantidade de post-its. É só encontrar tempo livre, uma mesa, e trabalhar.

Note que é tudo adequadamente identificado com etiquetas adesivas, o que facilita manter organizado e encontrar rapidamente o que se procura. O fato de aparentemente ela manter em papel materiais que eu prefiro manter em forma digital não prejudica a avaliação positiva da solução encontrada.

Em outras palavras: várias ideias boas a aproveitar ツ

Leia também: Leve o escritório nas costas com a mochila ideal para seu notebook.

O organizador Grid-It tem presença garantida nas minhas mochilas há vários anos, e uma mochila com Grid-It embutido é quase uma tentação forte demais para resistir.

O Grid-It é aquele organizador baseado em tiras de elástico irregularmente distribuídas em uma superfície plana, que permite levar todo tipo de cabo, acessório e ferramenta sem que eles se espalhem pela mochila nem se percam pelos bolsos.

E a Cocoon Innovations, que faz o organizador, lançou há pouco tempo a mochila SLIM, que tem uma de suas paredes internas configuradas como um grande Grid-It.

O tamanho é planejado para levar um MacBook¹, um iPad e documentos, além da coleção de acessórios e complementos organizados no Grid-It embutido.

O material é à prova d'água, e até o zíper é feito para não deixar passar água.

A razão do nome SLIM pode ser percebida ao ver a mochila de lado: ela foi projetada para ter menos de 9cm de profundidade mesmo quando lotada.

O @andersoncosta, do blog Movebla, perguntou no Twitter se eu gostaria de uma mochila dessas, e este post é a resposta afirmativa, apesar da observação do @sricanesh sobre ela ter a "cara de notebook" que os ladrões procuram.

Ela não é das mais baratas, mas a ideia é interessante, confira: Mochila Cocoon MCP3401 SLIM.

Eu tenho um Grid-It (sem mochila), zero quilômetro, tamanho grande (ótimo para organizar badulaques em mochilas) dando sopa e à espera de uma oportunidade de ser sorteado para encontrar um bom lar que o adote.

Se até o final desta sexta-feira² houver pelo menos 15 compartilhamentos da minha chamada para este artigo no Facebook, seguindo as instruções abaixo, eu pensarei em como iniciar uma promoção legal para sorteá-lo, pode ser?

As instruções são simples: curta a página do Efetividade no Facebook e compartilhe no seu mural o meu post de lá, incluindo no seu texto do compartilhamento o seguinte trecho: "Eu quero que o Efetividade sorteie um Grid-It – e se eu ganhar, os 2 itens mais legais da minha mochila que eu vou guardar nele são [e insira aqui quais são os 2 itens]"³.

Para ficar claro: isso ainda não é a promoção, é só uma forma de eu poder avaliar o interesse na promoção, e coletar ideias que podem me ajudar a definir como ela funcionará!

A pasta suspensa que é maior por dentro do que por fora, que veio para acabar com todas as pastas suspensas. Não, não é para tanto, mas a ideia de uma pasta com 12 divisórias internas é bem prática, e eu já estou com duas em uso.

A ideia é similar a de várias pastas organizadoras independentes ("de mesa" ou "de prateleira") existentes há um bom tempo no mercado, mas se adequa bem melhor a um elemento essencial de boa parte dos lares e escritórios organizados: o arquivo de pastas suspensas. E com a vantagem adicional de multiplicar a sua capacidade de armazenamento sem ocupar muito espaço adicional.

É fácil concluir que o número de 12 divisões foi escolhido porque permite incluir elementos (por exemplo, contas a pagar, ou a receber, ou tributos, etc.) para cada mês do ano, mas você não precisa se restringir a isso: pode usar as divisões para cada uma das categorias típicas de registros pessoais, como:

• Contas a pagar
• Notas e recibos
• Registros de imóvel (comprovantes de condomínio, IPTU, pagamento do aluguel, etc.)
• Impostos e taxas
• Certificados de garantia
• Bancos e contratos
• Saúde
• Carro
• Acadêmico
• etc.

No caso específico da organização pessoal, você pode até passar a usar uma pasta dessas anualmente, movendo-a para o final do trilho do seu arquivo a cada novo ano, com a certeza de que será fácil encontrar no futuro os documentos arquivados, se necessário, ou tomar a decisão de descartá-los após um prazo razoável.

Professores podem usar uma divisória por turma, alunos podem usar uma divisória por matéria, freelancers podem usar uma por cliente, e assim por diante.

Se você for um adepto do GTD, pode também usar as categorias básicas do método, ou mesmo as 12 divisões para as categorias adotadas por David Allen¹:

• Entrada
• Para casa
• Para o escritório
• Ler/revisar
• Suporte a ações
• Aguardando
• mais 6 espaços livres para projetos ou atividades em andamento

As pastas com divisões internas que eu passei a usar em complemento às pastas tradicionais do meu arquivo de pastas suspensas são da Dello, e eu encontrei por ~R$ 20 na Kalunga, acompanhada de 12 visores e etiquetas – mas é possível que você encontre uma oferta melhor na sua papelaria preferida.

Um alerta, entretanto: confira as dimensões do produto. No meu caso, coube no gavetão de pastas do home office sem problemas, mas eu cheguei a testar em um desses mini-arquivos de mesa e ela era cerca de 0,5cm mais alta do que precisaria ser para caber nele sem encostar no fundo. Para esses casos, talvez o modelo em propileno, um pouco menor (e que eu não testei) caiba melhor.

Todos temos uma ou mais plataformas de procrastinação: a geladeira em frente à qual prometemos que na semana que vem começaremos a dieta, a escrivaninha na qual sempre adiamos aquele telefonema difícil, a bicicleta que fica pegando poeira na espera de um amanhã que nunca chega, a pia na qual se acumula a louça da semana inteira sempre com boas desculpas, e mais.

Quando eu era criança e me colocava como aprendiz nas bancadas de trabalho do meu avô, de vez em quando acontecia de ele me sugerir alguma tarefa que já estava ali, aguardando para ser concluída, e eu dizer que preferia deixar para depois.

A "resposta padrão" do meu avô continua sempre presente para mim sempre que quero adiar alguma tarefa chata mas necessária: se não for agora, vai ser quando?

Leia também: Como ser produtivo mesmo sendo um procrastinador assumido: 3 dicas simples

Para mim, a principal plataforma de procrastinação é o computador, onde deixo para depois ajustes no layout dos meus sites, artigos que gostaria de escrever, respostas a e-mails, etc.

E é nele que eu deixo sempre ativa, em formato similar à de uma legenda de filme, a minha adaptação da frase motivadora, como você pode ver na imagem acima.

Essa é a frase que impulsiona minha eficiência e, junto com outra frase que meu avô também me disse ("tudo que vale a pena fazer, vale a pena fazer bem feito") que impulsiona a qualidade das versões finais, tenho um par de mantras de motivação para o completamento das tarefas.

Mas essa é uma moeda com 2 lados: ambas as frases também servem para decidir simplesmente não fazer o que não presta ou não ficará bom. Ao concluir que algo não ficará bem feito, ou que jamais haverá hora boa para fazer, frequentemente tenho o argumento para justificar para mim mesmo a decisão de não fazer (e não de deixar para depois, note bem), quando ela depende só de mim.

Pessoalmente, acho que decidir não fazer algo que não agrega valor é uma vitória da produtividade pessoal, porque abre espaço e libera recurso para fazer algo que agrega valor.

Mas vitória ainda maior é decidir não adiar, resolver imediatamente como e quando vai ser feito, e concluir o planejado com qualidade, no prazo, custo e especificação inicialmente planejados. Aí sim o meu avô ficaria orgulhoso ツ

Se você passa o dia ocupado, atarefado e estressado e pensa que por isso está sendo produtivo, é bem provável que você esteja errado – aprenda a avaliar e reveja seus conceitos!

A produtividade não é medida só pelo tempo ou stress que você dedica à produção – pelo contrário: reduzir o tempo e/ou o esforço necessários para gerar a mesma quantidade de produto é uma forma válida de aumentar a produtividade.

A chave para a produtividade pessoal não é manter-se atarefado, mas sim entregar mais valor com menos esforço.

Para o dono da loja, faz sentido aumentar a meta do balconista que sempre está conseguindo cumprir sua meta antes de chegar o fim do mês, mas no caso da produtividade pessoal, você é ao mesmo tempo o dono da loja e o balconista, e precisa saber onde o ponto de equilíbrio está.

Cuidado para não cair nas duas perigosas armadilhas: buscar ganhos de produtividade pessoal apenas para poder buscar ainda mais produtividade pessoal depois, ou confundir produtividade com nível de esforço de ocupação.

E se você já se sente em uma dessas 2 armadilhas, aqui vai a dica: nos próximos dias, além de acompanhar as tarefas que você completa, anote o que cada uma delas entregou em termos de valor para alguém.

Ao final de cada dia, faça uma boa revisão das entregas anotadas, classifique-as em ordem de valor, e reflita sobre como passar mais tempo fazendo as que de fato geram valor, e em troca reduzir aquelas que o ocupam mas não geram nada valioso.

Lembre-se sempre: a chave para a produtividade pessoal não é manter-se atarefado, mas sim entregar mais valor com menos esforço.

Conceito de produtividade e você: tudo a ver

Vamos partir do conceito: produtividade é uma categoria de rendimento, caracterizada pela relação entre o que foi produzido e o valor dos insumos aplicados:

A fórmula da produtividade (simplificada), que você vê acima, é bem clara: é uma relação entre 2 valores bem específicos dos quais o segundo (o investimento) pode ser qualquer unidade relevante de valor ou esforço

Note que a fórmula não considera, por exemplo, quanto empenho a produção demandou, a intensidade das pressões contrárias, o quanto você esteve concentrado para poder acabar o produto, e quanto esforço você dedicou ou deixou de dedicar a algo que não era o produto.

Avaliar a produtividade de um profissional em termos de esforço, concentração ou tempo dedicado ao trabalho dava certo (mais ou menos) nos tempos das linhas de montagem mecanicistas.

Assim, se o investimento (esforço ou valor, dependendo do enfoque) diminui mas a produção continua a mesma, houve ganho de produtividade, da mesma forma que se o produto aumentar e o esforço se mantiver constante.

Avaliar a produtividade de um profissional em termos de esforço, concentração ou tempo dedicado ao trabalho dava certo (mais ou menos) nos tempos das linhas de montagem mecanicistas, mas já viramos várias páginas desde então, e está na hora de fazer valer a parte essencial do conceito da produtividade: o produto, ou seja, o valor do que é entregue pelo trabalho.

A grande armadilha da produtividade pessoal

Nos conceitos econômicos, todo ganho de produtividade nos processos que corresponde a redução do esforço com manutenção do valor produzido tende a levar a uma consequência imediata: elevar novamente o esforço até o nível anterior, obtendo assim (teoricamente) maior valor produzido, até chegar aos limites de escala.

Agir assim faz sentido para gestores de processos industriais cujo objetivo é remunerar o capital investido, mas no caso da produtividade pessoal não precisa ser assim: o meio de produção se confunde com o gestor (é você mesmo!), e o ganho de produtividade pela redução do esforço também deve permitir ajustar o nível de produção e ter mais disponibilidade (traduzida em esforço, tempo ou seu valor monetário) para investir em maior qualidade de vida.

Ganhar produtividade é bom, mas saiba avaliar corretamente este ganho, senão ele acabará trabalhando contra você como indivíduo.